淺談計算機信息技術在事業單位檔案管理中的應用

樸香丹

摘要：研究分析了計算機信息技術對于事業單位檔案管理的意義和功能，提供了推行事業單位檔案管理數字化建設的路徑和策略，提高事業單位檔案管理工作的規范性和效率性，提升事業單位檔案資料和信息的系統安全性，提高事業單位檔案管理人員數字化素質水平等對策，為事業單位檔案管理工作更好、更系統、更全面地應用計算機信息技術展開了深層次思考。

關鍵詞：規范性；計算機；效率性；信息技術；檔案管理；數字化；素質

1前言

當前計算機信息技術已經進入到網絡化、數字化的發展階段，社會各項工作充分利用計算機信息技術進行組織變革、系統重建和職能創新已經成為必然的趨勢和方向。在事業單位檔案管理的體系、環節、工作和操作中越來越多的計算機設備和信息技術正在逐步得到應用，采用以計算機信息技術為平臺的事業單位檔案管理新模式和新樣式正在逐步建立。事業單位檔案管理工作要從提升有效性、功能性、科學性的角度出發，將計算機信息技術系統而全面地應用在事業單位檔案管理工作和體系之中，形成事業單位檔案管理的新平臺、新載體和新方式，在方便公眾更好地使用事業單位檔案信息的前提下，建立起以計算機信息技術為基礎的事業單位檔案管理新樣板和新路徑。

2計算機信息技術對于事業單位檔案管理的意義和功能

事業單位檔案管理面臨著穩定與創新雙項發展要求，計算機信息技術的系統引入和廣泛應用對事業單位檔案管理工作來講無疑具有著重大的支撐作用和創新功能。通過計算機信息技術體系的重新組合和構建事業單位檔案管理系統可以實現結構的優化，達到事業單位順應市場化、檔案管理工作適應數字化的基本目標。通過計算機信息技術平臺的建設與完善事業單位檔案管理工作可以達成組織建設與功能創新的任務，為事業單位變革和檔案管理強化提供基礎。通過計算機信息技術的加速功能和開發功能可以建立起事業單位檔案管理的新模式和新機制，在提升事業單位檔案管理效能、優化事業單位檔案管理層次、創新事業單位檔案管理方式上確保事業單位各項工作的開展和進行。

3事業單位應用計算機信息技術加強檔案管理的應用要點

3.1推行事業單位檔案管理數字化建設的路徑和策略

事業單位檔案管理必須建立起數字化發展和信息化建設的根本方向和基本目標，事業單位檔案管理工作中要發揮計算機信息技術在存儲數量、加工方式、共享平臺上的優勢和價值，將數字化作為建設新時期事業單位檔案管理體系的新路徑，也將其作為事業單位檔案管理工作進行新變革的基本策略。事業單位檔案管理要借用計算機信息技術實現數字式的發展，基于計算機信息技術的應用預測事業單位檔案管理工作發展的方向，制定事業單位檔案管理工作中長期發展戰略規劃，形成事業單位檔案管理工作的無紙化、規范化和便捷性各類目標的有效支持，在提升事業單位檔案管理效益、擴大事業單位檔案資源影響、豐富事業單位檔案管理新途徑的前提下建立起事業單位檔案管理達成信息化發展目標的路徑和方法。

3.2提高事業單位檔案管理工作的規范性和效率性

計算機信息技術對于傳統技術來講既有時間上的效率優勢同時也存在操作上的規范優勢，因此在事業單位檔案管理中要以工作要求和工作目標作為出發點，以計算機信息技術的實際應用為前提建立起提升事業單位檔案管理規范性、提高事業單位檔案管理效率性的保障平臺，理順計算機信息技術應用在事業單位檔案信息收集、加工、管理、存儲、利用上的聯系和關系，進一步提升事業單位檔案管理的邏輯性和層次性，避免事業單位檔案資料和數據出現丟失、疏漏、錯誤等問題出現，以計算機信息技術實現事業單位檔案管理和操作一體化的目標，在提升事業單位檔案管理規范性的前提下達到管理工作的全面性，在提升事業單位檔案管理效率性的前提下體現管理工作的準確性。

3.3提升事業單位檔案資料和信息的系統安全性

以計算機信息技術為平臺建立起的網絡和體系存在比較大的安全風險和隱患，事業單位檔案管理中要明確計算機信息技術應用帶來的相關難題和困境，要看到事業單位檔案資料和信息安全性的重要性，將安全作為計算機信息技術應用的第一要務和要求。在事業單位檔案管理中相關人員要從計算機信息技術的結構、體系和檔案管理的過程、方式的全面分析入手，標定和明確事業單位檔案管理過程的安全風險，重視和防范計算機信息技術帶來的安全隱患，對事業單位檔案管理進行工作方式、組織系統、應用策略方面的再重構和再優化，使計算機信息技術更為廣泛應用在事業單位檔案管理之中的前提下提升檔案資料、計算機系統、網絡平臺的全面安全和穩定。

3.4提高事業單位檔案管理人員數字化素質水平

事業單位檔案管理中計算機信息技術的全面應用必須立足于足夠數量的專業型人才和足夠素質的數字化人才這一根本基礎。從事業單位檔案管理數字化的角度看事業單位必須有序提升和不斷加強檔案管理人員計算機信息技術的技能和素養，作為事業單位可以在檔案管理工作中發現計算機信息技術專業的人才，將他們引入計算機信息技術教育和培訓的機制之中，通過系統學習和不斷強化形成事業單位檔案數字化管理的人才基礎。此外事業單位檔案管理體系中要設置引入高水平計算機信息技術人才的條款，通過招聘和外包等方式形成事業單位檔案管理應用新型計算機信息技術的新模式，一方面可以提升事業單位檔案管理效率和質量，另一方面也可以為事業單位檔案管理建立起數字化的新平臺，達到對事業單位檔案管理人員信息化、數字化素質發展的有效保障。

4結語

隨著信息網絡技術的發展新生的事務和形態必然越來越多，事業單位檔案管理也必須正面社會經濟發展和信息網絡技術進步的實際，要從事業單位檔案管理的結構、體系和環節方面入手將計算機信息技術和網絡平臺引入到管理工作之中，以新科技、新平臺的革命力促事業單位檔案管理的信息化、科學化和制度化的目標實現，真正體現出事業單位檔案管理在新時期嶄新的價值與功能。

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