酒店采購成本控制研究

王茂盛 張 煒

隨著我國社會經(jīng)濟體制的快速轉(zhuǎn)型與發(fā)展，酒店行業(yè)迎來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。酒店經(jīng)營的最終目的就是盈利，而價格競爭是酒店之間市場競爭的主要手段之一。目前一些酒店成本管理狀況并不樂觀，主要問題是成本管理難以達到預期目標，或者成本控制目標與產(chǎn)品服務質(zhì)量難以協(xié)調(diào)，需加以改進。采購作為酒店成本控制的重要環(huán)節(jié)之一，對酒店整體成本控制目標的達成有較大影響，更需要嚴格控制采購成本。因此，采取科學合理的采購成本控制措施對提升酒店業(yè)的持續(xù)競爭力是必不可少的，從而確保酒店能在激烈的市場競爭取得成本優(yōu)勢。

一、本課題研究的價值

（一）本課題研究的背景和意義

1.本課題研究的背景

隨著我國綜合經(jīng)濟實力的不斷增強，酒店服務業(yè)也保持著高速發(fā)展的步伐。作為社會服務行業(yè)中不可或缺的重要組成部分，酒店業(yè)的發(fā)展與我們的生活息息相關(guān)。與此同時，隨著社會服務經(jīng)濟的快速發(fā)展及旅游新業(yè)態(tài)的持續(xù)變革，酒店業(yè)的發(fā)展模式和管理理念也在發(fā)生著根本變化。對于旅游新業(yè)態(tài)及酒店業(yè)的發(fā)展趨勢，學術(shù)研究領(lǐng)域早已風生水起，百家爭鳴，而在酒店經(jīng)營管理實際應用層面卻存在著一定滯后性，由此產(chǎn)生了一些酒店經(jīng)營管理的現(xiàn)實問題。酒店成本管理歷來是一個繁雜而重要的管理課題，為了確保酒店在市場競爭中的主動性，應當增強酒店成本管理的水平。在社會發(fā)展如此快速的背景下，酒店行業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展也要緊跟時代步伐，尤其在酒店經(jīng)營管理方法創(chuàng)新方面更要深入研究。采購成本作為酒店成本管理的重要內(nèi)容之一，對酒店整體成本控制影響較大，一直以來均是學術(shù)領(lǐng)域研究的熱點課題，對酒店總體成本控制目標的實現(xiàn)具有較強推動作用。

2.本課題研究的意義

酒店行業(yè)是第三產(chǎn)業(yè)中服務行業(yè)的領(lǐng)軍者，酒店行業(yè)也被認為是社會發(fā)展的“晴雨表”，是衡量一個地區(qū)或者城市經(jīng)濟發(fā)展水平的標準，也體現(xiàn)出一個區(qū)域或是一個城市的服務行業(yè)水平的標志。隨著全球經(jīng)濟逐漸放緩的趨勢，以及部分區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的衰退情況，酒店行業(yè)的發(fā)展也受到了一定程度的影響。在這個復雜的市場競爭環(huán)境下，酒店行業(yè)除了要注意自身的轉(zhuǎn)型發(fā)展外，更要創(chuàng)新發(fā)展模式，迎合新經(jīng)濟、新業(yè)態(tài)對酒店服務的需求。要在確保產(chǎn)品服務質(zhì)量的前提下，改變酒店的服務水平及其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，更要在服務質(zhì)量與成本控制之間尋求最優(yōu)平衡點。實施采購成本控制新理念和措施，可以有效地提升酒店的整體競爭力和生存能力，確保酒店能在激烈的市場競爭中保持可持續(xù)發(fā)展。

（二）本文的理論思路

我國目前及今后較長一段時間的經(jīng)濟發(fā)展形勢逐漸向好，意味著社會經(jīng)濟發(fā)展質(zhì)量也愈來愈好。在這種發(fā)展趨勢背景下，酒店行業(yè)在迎來發(fā)展機遇的同時，更要注重自身產(chǎn)品服務質(zhì)量的創(chuàng)新提升，要以盡可能低的總成本提供最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品服務。如何有效地控制酒店采購成本，是酒店經(jīng)營管理過程中尤為重要的一部分。在全球經(jīng)濟增長趨勢漸緩的情況下，我們國家的經(jīng)濟發(fā)展形勢頗受影響，這也在一定程度上刺激到了整個酒店行業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展決心。本文的研究內(nèi)容主要著眼于酒店對采購成本的控制管理，在對酒店采購成本控制的分析和研究基礎(chǔ)上，針對存在的問題進行討論，幫助酒店采取各種有效措施來控制酒店的采購成本，促使酒店提升自身的市場競爭力，進而實現(xiàn)酒店利潤最大化。

二、酒店采購成本控制概述

（一）酒店采購成本控制的涵義

酒店采購成本，顧名思義，就是酒店在采購方面需要花費的費用。采購成本控制是指在現(xiàn)有的成本管理體系的基礎(chǔ)上建立的，由成本控制主體在生產(chǎn)過程中，對控制前發(fā)生的各種影響成本的因素和條件進行整理和分析，進而采取一系列調(diào)節(jié)和防范措施，以此保證酒店采購成本管理目標得以實現(xiàn)的管理行為。

酒店采購成本控制的概念：酒店采購成本控制是生產(chǎn)過程中的酒店業(yè)務活動，向客人提供服務和需要以及各種具體項目的原材料成本，對所發(fā)生的成本費用進行有效管理工作，實現(xiàn)酒店采購成本的最少耗費，并且最大限度地提高酒店利潤。

（二）酒店采購成本控制的重要性

為了獲取更大的經(jīng)濟效益，酒店必須嚴格控制采購成本，在酒店整體成本中最關(guān)鍵的部分就是采購成本，采購成本控制已經(jīng)成為酒店行業(yè)經(jīng)營管理的重要組成內(nèi)容。采購成本控制作為酒店財務管理工作中的中心環(huán)節(jié)，是酒店財務管理工作必不可少的。因此，加強酒店采購成本控制管理必然會對酒店的經(jīng)濟效益起到促進作用。一般來說，只要做好酒店成本控制就能夠?qū)崿F(xiàn)盈利目的，而成本控制的重點就應該從采購成本控制入手，這是因為材料物資的采購成本在酒店總成本中所占的比例最高。作為第一個成本控制環(huán)節(jié)，酒店的采購工作也是酒店成本管理方面的重要內(nèi)容之一。在這種情況下，最具成本控制難度的是采購環(huán)節(jié)，同時采購也是最容易出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)。如果酒店能夠加強對采購成本的控制管理，有效解決了這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，就能節(jié)省大量的人力財力，從而使酒店經(jīng)濟效益提高好幾個層次，更為酒店創(chuàng)造出最大化利潤奠定基礎(chǔ)。所以，對酒店采購成本的有效控制也是能讓酒店獲得經(jīng)營利潤的關(guān)鍵。

（三）酒店采購成本控制的內(nèi)容

對于酒店行業(yè)來說，廣義的采購成本即整體采購成本，又稱為戰(zhàn)略采購成本，是指在酒店產(chǎn)品和服務的整個生產(chǎn)周期中所發(fā)生的的與采購物品相關(guān)的全部成本。而狹義的采購成本是指原材料購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于采購成本的費用。酒店的采購環(huán)節(jié)是本課題研究的中心環(huán)節(jié)，也是酒店成本管理中最重要的一個環(huán)節(jié)。降低采購成本就是要建立供應商詢價比價制度，從而形成供應商之間有效的競爭機制，推動原料采購成本和倉儲成本的降低。采購成本控制的內(nèi)容包括原材料的選擇、原材料的采購、與供應商的洽談合作、采購時間和采購數(shù)量的確定等。所以，要嚴加控制采購各環(huán)節(jié)的成本規(guī)模，從而達到控制酒店采購成本的目的。只要能夠合理控制采購成本，就能加強對酒店整體成本的控制管理，盡快實現(xiàn)酒店成本控制管理的目標。

三、酒店采購成本控制的現(xiàn)狀及分析

（一）酒店采購成本控制的現(xiàn)狀

1.酒店采購管理體系不完善

在酒店行業(yè)目前的發(fā)展背景下，一些酒店并沒有很好地結(jié)合酒店的自身業(yè)務發(fā)展特點，并以酒店內(nèi)部管理架構(gòu)為參考依據(jù)，建立一套完整的采購控制體系。采購環(huán)節(jié)涉及的內(nèi)容較多，并且采購的流動性和靈活性都比較強，采購體系的不完善會讓酒店的采購工作面臨一些棘手的問題。當前一些酒店在采購控制方面還沒有發(fā)展成熟，缺乏一套完整的采購流程體系與相關(guān)的采購制度，這在很大程度上難以約束相關(guān)業(yè)務人員的采購行為,致使他們的采購行為不規(guī)范,采購過程性資料不充分，或因采購缺乏計劃性而導致的采購效率低下，間接造成了一些不必要的人力成本浪費。

2.酒店對財務部門的重視不夠

目前，部分酒店對財務部門在成本控制中所占據(jù)的地位認識還不夠,更沒有設(shè)置相應的管理機構(gòu)來相互制衡。顯而易見，財務部門在酒店成本控制管理過程中扮演很重要的角色。然而當前一些酒店根本就沒有考慮要設(shè)置財務總監(jiān)這個職務,就算有些酒店設(shè)置了財務總監(jiān)崗位,但是沒有領(lǐng)導實權(quán),僅僅只是徒有虛職,財務總監(jiān)對費用支出方面根本起不到監(jiān)督協(xié)調(diào)作用，因此無法有效控制各部門費用支出的規(guī)模。另外,大部分酒店也沒有設(shè)置專門的采購部門以及聘請專業(yè)的采購管理人員，財務總監(jiān)無法及時、準確地了解和掌握市場行情，不能預先準備相應的應急措施,更不能對酒店的采購成本進行更深層次地監(jiān)督和管控。

3.酒店疏于對供應商的管理

酒店對供應商管理這方面重視不夠，除與其合作的供應商簽訂供貨合同以及留存?zhèn)浒傅幕拘畔⑼?并沒有其他有效的監(jiān)督與考察機制,從而導致供貨商在交付貨物過程中,出現(xiàn)以次充好,甚至拖延交貨等現(xiàn)象。酒店也沒有一套科學的價格策略體系來約束和篩選采購物資和設(shè)施的質(zhì)量和價格，只能盲目地在市場中選擇所需要采購的物資,以“就近原則”來完成采購任務,從而使質(zhì)量難以達到酒店的高要求，這也是在采購成本控制中經(jīng)常發(fā)生的情況。酒店如果對酒店供應商不進行有效的控制管理和監(jiān)督，很容易導致供應商組織機構(gòu)混亂，從而使商品采購的質(zhì)量也會有所下降，很多問題也不能及時的溝通解決，給酒店留下很多隱患。

（二）酒店采購成本過高的原因分析

1.沒有制定合理的采購預算

我國大部分的酒店在制定采購成本預算時，并沒有根據(jù)酒店實際所需要的物資進行嚴格控制計量。比如采購方式不當，沒有采取公開競價的方式，導致人力物力財力資源浪費嚴重；也沒有進行貨比三家，未能謹慎地選擇合作的供應商，滋長了采購人員違法違紀的行為。在這種情況下，酒店完全只是在做好基本的管理工作，并沒有將采購成本控制落到具體工作中，從而導致實際采購成本與采購預算相背離，采購預算并沒有發(fā)揮應有的成本控制作用，致使采購成本基本脫離了控制范圍。

2.財務監(jiān)督工作力度不夠

作為酒店成本控制管理的關(guān)鍵崗位之一，財務管理人員在酒店成本經(jīng)營管理控制方面的決策非常重要。但許多酒店往往對財務管理工資不重視，財務人員地位較低，無法積極參與酒店的經(jīng)營管理決策，有些財務管理意見不能被認可，而僅僅作為酒店后勤保障人員存在。不僅如此，酒店財務部門對采購人員工作細節(jié)審查力度不夠，審核環(huán)節(jié)把控不嚴格，更有甚者會從中收取采購人員的好處，對采購成本的高低和采購的異常情況不會細細盤查。在這些情況下，財務工作人員受利益的誘惑，只要手續(xù)在符合規(guī)范的前提下，直接跳過了領(lǐng)導的審核，并沒有對采購成本控制行使較為嚴格的監(jiān)督措施。

3.采購人員素質(zhì)不高

目前許多酒店對招聘采購人員的素質(zhì)要求比較低，文化水平總體不高，缺乏職業(yè)素養(yǎng)，不能忠于職守，忽視酒店的采購制度，更有甚者以權(quán)謀私。這種現(xiàn)象在各行各業(yè)的采購方面都是普遍的，尤其是采購的部門經(jīng)理，在采購過程中由于有較大的自主權(quán)，很難評判采購合理性，加上財務人員的監(jiān)督控制不到位，很難避免部門經(jīng)理在上報時惡意提高報價成本，從中間商和成本之間抽取提成。采購人員一旦得到好處就很難保證采購成本控制的合理性，直接損害了酒店利益，影響酒店的健康發(fā)展。如果采購人員的這些劣跡行為在很長一段時間內(nèi)得不到有效解決，將會給采購部門以后的工作開展帶來難度，影響工作效率，同時導致采購成本控制成為空談。

四、酒店采購成本控制途徑

(一）優(yōu)化酒店的采購體系

采購成本控制的前提就是優(yōu)化酒店采購體系，并采取有效措施合理控制酒店采購成本。首先要建立健全完善的采購制度，其次要對采購流程進行標準化的確認，明確各相關(guān)部門的職責與權(quán)利。采購需求要根據(jù)實際情況進行及時調(diào)整，在滿足酒店經(jīng)營需要的前提下控制采購成本。完善合理的酒店采購體系不僅能夠規(guī)范酒店日常采購計劃和工作流程，更能提高酒店的采購效率和采購進度。從根本上杜絕酒店各部門間互相推諉的現(xiàn)象，還能抓住關(guān)鍵控制點來預防采購人員中飽私囊等不良行為的發(fā)生。

（二）重視酒店財務部門的管理

財務部門在酒店成本控制中的地位不容小覷，應當重視財務部門在采購成本控制中應發(fā)揮的作用。有條件的酒店應當設(shè)置財務總監(jiān)崗位，著力解決酒店采購成本控制相關(guān)工作。進一步加強財務部門的監(jiān)管力度，充分發(fā)揮其對各個部門的成本監(jiān)督協(xié)調(diào)作用。要讓采購部門受制于財務部門，直接賦予財務部門監(jiān)管和決策的權(quán)力。財務部門對采購部門的采購任務以及整個采購過程進行監(jiān)督和控制，及時了解市場行情，適時調(diào)整采購需求，節(jié)約酒店經(jīng)營成本，防止資金濫用和資源浪費，對于不合理的采購要及時制止并改進。值得注意的是，在管理采購資金方面，財務部門態(tài)度不能有絲毫怠慢，要嚴格檢查各采購項目使用明細，要充分掌握酒店現(xiàn)存物資規(guī)模及使用情況的數(shù)據(jù)，熟悉各部門物資的日常耗用和物資采購的耗費等情況，全方面控制好酒店成本管理工作。

（三）有效管理供應商

要為與酒店合作的供應商建立合作檔案,供應商檔案要有編號、聯(lián)系方式和詳細地址,每個供應商檔案應經(jīng)過嚴格審核才能歸檔。此外，供應商檔案要定期或不定期地進行更新以滿足酒店發(fā)展需要，并且要由專人進行管理，同時要建立嚴格的供應商準入制度。所有供應商必須經(jīng)過實地考察、資質(zhì)核查、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)，并組織酒店使用部門、財務部門、采購部門等多部門綜合考核合格后后才能進入酒店供應商名錄。與講信譽、有原則的供應商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、交貨的時間,還能夠在價格優(yōu)惠上達成共識。恰當?shù)臅r候可與其簽訂長期合約,建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實現(xiàn)雙贏的合作局面。

（四）制定科學的采購成本預算

制定科學的采購成本預算就是在已核定質(zhì)量標準的前提下計算出采購成本的耗費限額。科學的采購規(guī)格標準有利于確保采購的原料符合酒店質(zhì)量要求，采購單要一式多份，其中一份交給供貨單位作為酒店的供貨標準，同時要給收貨部門一份作為驗收的依據(jù)。根據(jù)采購單預算可以確定各種合格原料的估計耗費水平，防止采購人員無目的性采購或者不合理采購的發(fā)生，也可以減少與供應商之間的理解偏差帶來的額外損失。同時也要根據(jù)市場的行情變化及時調(diào)整采購價格，這有利于供應商之間有效競爭，互相制約，使酒店有機會選擇最優(yōu)價格，制定比較科學的采購成本預算標準。

（五）采取強有力的財務監(jiān)管

對采購部門和采購人員要實行強有力的財務監(jiān)管措施，監(jiān)督管理是防止采購人員暗箱操作。雖然給予采購人員一定的采購自由度有利于提高采購工作效率，但必須要求采購要在財務監(jiān)督管控下進行，采購部門和工作人員也應當自覺接受監(jiān)督。財務監(jiān)管要嚴格執(zhí)行，以保證落到實處。采購進貨要采取多人參與原則，堅持兩個人或以上共同采購，共同參與表決意見，不能單獨行動或者由某一個人說了算，對于采購的數(shù)量、質(zhì)量、價格等方面要精益求精。根據(jù)效益考核指標，硬性規(guī)定采購的物資在保證質(zhì)量的前提下，采購價格要與市場同類產(chǎn)品作比較，不能差異太大，更不允許超出市場平均價格水平。

（六）加強采購人員的職業(yè)道德教育

采購人員不僅要具有專業(yè)的采購知識，還要具備較高的思想道德水平。在勝任工作崗位的基礎(chǔ)上，挑選職業(yè)素養(yǎng)好、綜合條件比較優(yōu)秀的采購人員。采購人員也應當耐心聽取各方面的意見，其原則是挑選平時工作堅持原則，責任心強，綜合素質(zhì)高，能對不義之財要說“不”的人。重視采購人員選定的第一關(guān)，對采購人員進行財經(jīng)法規(guī)及廉政教育，防患于未然。酒店要定期組織采購員進行業(yè)務學習，緊跟酒店采購的發(fā)展趨勢。不僅對員工進行崗位培訓，還要加強他們的職業(yè)道德教育。對于優(yōu)秀的員工要適當進行獎勵，對于那些怠慢工作、影響工作效率的員工，要進行嚴肅的批評教育，更甚者可以扣除部分獎金或調(diào)離采購崗位，以做到獎罰分明。

五、總結(jié)

基于當前我國社會經(jīng)濟發(fā)展的總體形勢，酒店行業(yè)作為服務業(yè)的重要組成部分，在促進我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型中發(fā)揮著非同尋常的作用。酒店業(yè)市場競爭日益激烈，采取加強成本控制的措施能夠有效提升酒店的經(jīng)營管理水平。因此，為了提高酒店在市場上的競爭力和生存能力，就要對采購成本進行有效控制和管理。酒店經(jīng)營管理過程就是酒店盈利的過程，采購成本控制的越好，酒店盈利空間就越大。以較低的成本采購最優(yōu)的物資是酒店采購工作最重要的管理內(nèi)容，做好采購成本控制是酒店經(jīng)營管理方面尤其重要的工作。要買到真正物廉價美的物資，除了需要優(yōu)秀的采購人員之外，還需要對商品的成本進行全方面的分析，為生產(chǎn)需求和物資供應提供必要的數(shù)據(jù)準備。綜上所述，采購是酒店經(jīng)營管理中的重要組成部分，合理有效的采購成本控制將成為酒店整體經(jīng)營成本控制的關(guān)鍵。酒店要追求的是經(jīng)濟效益最大化,就是要在保證質(zhì)量的前提下不斷降低物資采購成本,以最低的成本消耗獲得最大的經(jīng)營效益，促進酒店的健康可持續(xù)發(fā)展!

基金項目：

本文系江蘇省高校哲學社會科學基金項目“高星級酒店戰(zhàn)略成本管理研究——基于價值鏈分析視角（項目編號：2017SJB0777）”階段性研究成果。