淺談大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

和海金

【摘 要】本文綜合分析了大數據發展給檔案管理帶來的變革與機遇，以及對應的風險和沖擊，提出應當順應時代趨勢，積極轉變思維，促進大數據與檔案管理工作融合，同時給出了促進融合發展的相關意見。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；融合發展

大數據一詞最初來源于ApacheOrg開源組織的項目，那時，它主要描述的是大量的數據集合，而現在大數據的意義變得愈加抽象，它可以指向任何一種數據類型，無論這些數據是數字還是文字，是結構化的還是非結構化的。在檔案管理這項時刻與數據和記錄打交道的領域，大數據時代的來臨，無疑會對傳統的檔案管理模式帶來巨大的沖擊，如何以新思維，新視角看待大數據對檔案管理這一領域的影響，是當前亟待解決的重要問題之一。

一、大數據發展給檔案管理帶來的變革與機遇

（一）檔案概念的泛化

大數據時代下，任何的信息可能產生價值，一條簡單的購物記錄，或者是一次去醫院看病的經歷，甚至是旅游時一次不經意地網絡照片分享。在大數據的背景下，這些信息都會被記錄下來，逐漸累積，組成一個人的“檔案”，這樣一來檔案的概念就跳出了原來人們印象中的各類表格和證明材料。“檔案”的概念泛化了。

（二）數據挖掘與檔案管理

大數據挖掘，值得是通過數據的篩選、分析、整合，最終實現由數據向知識地轉變，充分發揮數據的效用。檔案館中大量的資料信息在大數據時代已經變成了一筆重要的財富。有學者提出，未來檔案館的主要業務就是對大量數據的分析。檔案管理從原來單一的記錄和檢索，逐漸轉變為了信息挖掘和知識獲取。

數據挖掘首先要對海量的數據進行整理與分析，之后對數據進行建模，找出數據之間的關聯性和規律性。此時檔案管理之中的信息就不僅僅來源于檔案本身，檔案的調取次數，檔案的訪問記錄，檔案的檢索路徑等一系列信息都會成為數據，與檔案本身一起組成新的“檔案”，檔案中的數據來源和數據內容都會得到極大的豐富。

（三）大數據與檔案管理的融合

要想實現檔案管理與大數據的融合發展，就必須完成三個方面的轉變。首先是由傳統管理模式向信息化管理模式的轉變，傳統的檔案以紙張為主，檢索和流通困難，已經不適合大數據模式下檔案管理的要求，為此需要建立與紙質檔案對應的信息化的電子檔案，方便實現資源的共享。

其次是要由封閉向開放轉變，過去的檔案管理，主要著眼于檔案資料的完整性和保密性，力求使檔案不受到外界的破壞和非法利用，而大數據時代的檔案管理，更加側重于服務性，檔案的開放性要求提高。要求檔案部門及相關管理人員主動向用戶提供信息抓取準確的價值高價值知識服務。通過檔案的流通，使檔案得到了增值，發揮了其在靜滯狀態下無法發揮的作用。

第三是檔案的集中性和規范性，為了實現檔案的有效流通，同時方便對檔案進行系統的建模，需要將原來分散的檔案統一整合起來，通過資源的整合消除獨立的信息孤島，同時科學地劃分檔案類型。這樣做不僅使檔案工作精細化，科學化，而且在對檔案的分析建模中也有很大的作用。

二、大數據對檔案管理帶來的風險和沖擊

數據共享化程度提高以及數據本身體量的增大，導致檔案的數據安全性受到了極大的沖擊。

（一）檔案系統自身安全風險

電子化的檔案存儲在服務器，個人電腦以及各類存儲介質中，同時由于信息的統一化，集中化程度提高。導致一旦關鍵硬件或軟件支持受到損害，往往會帶來比傳統檔案管理更大的危害和風險。人員誤操作，數據庫軟件故障，系統漏洞，這些都可能導致檔案數據的不可讀，不可寫甚至完全損壞。而且隨著檔案系統結構功能愈加復雜，其各類軟硬件組成日益豐富，數據損壞和丟失的風險也隨之提高。

（二）外部惡意攻擊

由于大數據對流通性和開放性的要求，導致信息的接口和終端激增，相比起傳統的檔案數據管理，大數據環境下檔案管理的外部風險十分巨大。同時，檔案的系統化和精細化管理，使得別有用心之人檢索和獲取有價值檔案變得愈加容易。在這樣的環境下，檔案的流失和泄露輕則會侵犯個人的隱私，使其人身、自由、財產等權利受到侵害。重則有可能造成國家機密的泄露，嚴重危害國家安全。

三、如何安全有效促進檔案管理與大數據的融合

大數據是科學技術催生的新產物，在各國高速發展信息技術，搶占信息領域高地的今天，為了方便文件的傳輸，備份、非結構化數據的存儲以及檔案管理脫離舊模式實現從封閉管理向知識服務的轉變，這些都離不開與大數據的融合。檔案管理人員應當拋棄故步自封，墨守成規的想法，積極促進檔案管理與大數據的融合工作。但在融合的過程中還應當注意大數據給檔案管理帶來的安全風險，采取科學有效手段，實現大數據與檔案管理的融合。

（一）構建合理的檔案資源體系

豐富的檔案資源是檔案管理部門的重要優勢，是開展檔案服務的資本和信息源頭。單純依靠紙質的館藏檔案資源，形式過于單一。大數據時代，數據的來源呈爆炸增長，針對面向服務的檔案發展要求，應當針對不同的需求，對數據來源進行遴選。同時為數據建立良好的索引結構，確保檔案資源可以高效精確地被提取和利用。

（二）積極發展高效數據采集及存儲技術

在建立好資源體系之后，下一個需要解決的問題就是進行高效的數據采集和存儲，數據的獲取決定著系統能否得到有價值的信息輸入，數據的存儲結構則直接影響著數據的后續處理、計算、交換以及系統的運行速度。伴隨技術的發展，目前已經出現了基于虛擬現實的檔案數據備份，基于云計算平臺的大數據智能存儲等存儲方式，技術人員應當著眼需求，積極在這方面進行探索。

（三）努力建設精細的數據管理模式

當數據獲取、存儲之后，由于各種數據來源渠道紛繁復雜，結構各異，同時由于數據中非結構化和半結構化數據比例的增加，導致使用傳統的信息描述和索引方式已經無法實現高效的數據挖掘。這也是制約檔案信息化建設的主要瓶頸之一，針對這一問題，我國已經發展了基于語義本體的檔案數據結構和基于靜態離線排序策略的智能檔案檢索方式。同時積極進行基于用戶的數據深度挖掘，使檔案管理服務更加智能。

（四）不斷加強檔案管理安全建設

檔案資源的安全問題是檔案管理的核心問題和頭等大事，在大數據發展愈加深入的今天，檔案安全形勢已經出現變化，相比較傳統的檔案管理模式，其安全壓力大大增加，為此檔案建設的全程都需要將安全放在首位，從人員、設備、技術多個方面建設嚴密的檔案安全保護體系。

首先要推進檔案保存場館的安全建設，改善檔案保管條件，積極做好環境監控，嚴防火災，盜竊。定時對安全設備進行檢修維護排查安全隱患，檔案人員要牢固樹立安全意識，建立嚴格人員管控和執勤制度，積極培養專業技術過硬的大數據人才，成立檔案管理應急小組。最后應當積極發展保密技術，從硬件和軟件兩個角度出發，不斷修復系統漏洞，為檔案保密提供良好的平臺環境。

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