關(guān)于創(chuàng)新高校辦公室管理工作機(jī)制的幾點(diǎn)思考

章思思

摘 要：在國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展過程中，高校具有極為重要的作用，其為國(guó)家和社會(huì)發(fā)展提供了源源不斷的人才支持。辦公室管理作為高校教育管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)于教學(xué)工作管理以及學(xué)生管理有著積極的作用。如何提高高校辦公室管理水平，完善高校辦公室管理機(jī)制，是擺在高校辦公室工作人員面前的重要問題。本文旨在研究高校辦公室管理中存在的問題，分析高校辦公室管理策略，在辦公室管理方面為高校相關(guān)部門提供可行性思路。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室管理;工作機(jī)制;分析研究

辦公室是高校管理系統(tǒng)的一分子，起著重要的承上啟下的作用，從實(shí)質(zhì)上來講，辦公室有著行政管理的作用。無論是各個(gè)院系、教師、學(xué)生之間，還是與其他高校之間的交流與互動(dòng)，基本上都是由辦公室協(xié)調(diào)溝通的。在科教興國(guó)的大背景下，高校辦公室管理的重要性也就不言而喻了。新時(shí)期下，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，推進(jìn)高校辦公室管理工作，是改革大背景下高校辦公室管理工作的重要方向。本文主要對(duì)高校辦公室管理中存在的問題和解決策略進(jìn)行了分析，希望可以在辦公室管理方面為高校相關(guān)部門提供意見和建議。

1 高校辦公室管理中存在的問題

從根本上講，高校辦公室起著“橋梁”“樞紐”的作用，因此，高校辦公室的作用是極大的。但是，從目前來看，高校辦公室管理過程中還是存在很多問題的，下面，筆者就對(duì)當(dāng)前高校辦公室管理中存在的問題進(jìn)行描述：首先，存在制度缺陷，制度管理手段落后，缺乏高新技術(shù)管理手段，無法做到與時(shí)俱進(jìn);其次，辦公室職能模糊，自身職能定位不明確，高校辦公室管理基本處于原地，組織協(xié)調(diào)性不足，組織效率低;再次，高校辦公室管理人員素質(zhì)存在問題，高校辦公室管理激勵(lì)機(jī)制不完善，工作人員積極性不高，很多人員沒有參與過專業(yè)培訓(xùn)和教育，綜合素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)不足，無法勝任高校辦公室管理工作，導(dǎo)致實(shí)際的高校辦公室管理過程中問題百出。

2 完善高校辦公室管理機(jī)制

2.1 全面提高高校辦公室人員素質(zhì)

辦公室人員具有雙重屬性，既是辦公室管理的實(shí)施對(duì)象，也是辦公室管理的執(zhí)行人員，因此，高素質(zhì)的辦公室人員對(duì)于辦公室工作的順利開展有著重大作用。可以這么說，辦公室人員的素質(zhì)基本上決定了辦公室管理的效率和管理的難易程度。因此，通過各種途徑提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，是目前高校辦公室工作的重點(diǎn)。提高辦公室人員的素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，引進(jìn)高素質(zhì)人才，高校招聘部門可以通過人才市場(chǎng)、學(xué)校簡(jiǎn)歷、社會(huì)招聘等多種途徑，高薪引進(jìn)人才，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行更新?lián)Q代;第二，鼓勵(lì)辦公室人員自主學(xué)習(xí)，高校可以開展各類的免費(fèi)培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)辦公室人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，通過不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，更好地勝任辦公室管理工作;第三，不斷提高辦公室人員的思想道德素質(zhì)，提高辦公室人員的工作激情和熱情，使其不斷對(duì)工作進(jìn)行反思，同時(shí)提出更好的工作思路與工作策略，自身成長(zhǎng)和工作責(zé)任同步，更好地勝任辦公室工作。

2.2 不斷完善高校辦公室的職能職責(zé)

在高校整體運(yùn)作過程中，可以發(fā)現(xiàn)，高校辦公室起著“橋梁”“樞紐”的作用，但是從實(shí)際的工作內(nèi)容來看，辦公室更多的是“雜”“亂”，高校辦公室工作職能不明確，存在模模糊糊的工作地帶。為此，不斷完善高校辦公室的職能職責(zé)，是做好高校辦公室工作的重點(diǎn)。完善辦公室職責(zé)，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，轉(zhuǎn)變辦公室工作職能，更多地向著服務(wù)型轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)學(xué)校各個(gè)院校，更好地服務(wù)教師與學(xué)生，更好地服務(wù)學(xué)校的內(nèi)政和外交;第二，加強(qiáng)高校辦公室各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對(duì)多媒體溝通技術(shù)的引進(jìn)和利用，建立通暢的交流和互助平臺(tái)，保證辦公室部門之間、院系之間以及師生之間的有效溝通，從而提高高校辦公室的工作效率;第三，不斷增強(qiáng)高校辦公室的監(jiān)督職能，對(duì)于高校各個(gè)部門以及人員做好監(jiān)督，防止重大失誤，從而有效提高高校辦公室工作的正確率，提高高校辦公室人員的工作積極性。

2.3 進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室制度管理

高校辦公室的有效管理，是需要制度約束的，沒有規(guī)章制度的約束，辦公室就如同脫韁的野馬，無法控制。因此，提高高校辦公室的工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室制度管理是必要的步驟。筆者認(rèn)為，可以從幾個(gè)方面進(jìn)行入手：第一，不斷完善更新規(guī)章制度，及時(shí)改進(jìn)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷創(chuàng)新和完善相關(guān)制度建設(shè);第二，加強(qiáng)高校之間辦公室管理的借鑒，借鑒其他院校的辦公室管理經(jīng)驗(yàn)，取其精華，去其糟粕，做到“以我為主、為我所用”;第三，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)機(jī)制是針對(duì)辦公室管理人員而設(shè)的，只有在精神和物質(zhì)的雙重激勵(lì)下，管理人員才可以做好高校辦公室管理工作。除此之外，還需要將辦公室管理工作具體落實(shí)到人，這樣可以針對(duì)問題具體到個(gè)人，避免出現(xiàn)問題卻找不到人的現(xiàn)象。

3 結(jié)語

隨著高等教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，加之高校與社會(huì)聯(lián)系逐漸密切，高校辦公室的工作任務(wù)日漸繁重，內(nèi)容日趨復(fù)雜，要求越來越高。高校辦公室工作煩冗瑣碎，細(xì)節(jié)繁多，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。提高高校辦公室工作水平和服務(wù)質(zhì)量，成為新時(shí)期高校辦公室工作的重點(diǎn)方向和重點(diǎn)主題。

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