從數(shù)字檔案館到智慧檔案館的發(fā)展探要

文·李月娥 劉淑妮 周曉林 賈玲

隨著物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、移動通信等信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展和智能化設(shè)備的普及，智慧檔案館的研究與實(shí)踐隨之出現(xiàn)。從數(shù)字檔案館向智慧檔案館的轉(zhuǎn)變是一種新的發(fā)展趨勢，但是如何更好的轉(zhuǎn)變需要一個較長時期的探索研究。本文著重分析智慧檔案館和數(shù)字檔案館之間的聯(lián)系與區(qū)別，進(jìn)而簡要闡述智慧檔案館的構(gòu)建思路。

一、數(shù)字檔案館和智慧檔案館的發(fā)展

20世紀(jì)90年代以來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案的收集、管理、利用等系列問題引發(fā)學(xué)者們對未來檔案館發(fā)展形式的探討。1998年，馮惠玲[1]率先將電子檔案館等同于數(shù)字檔案館，界定為“一個有序的信息空間”“一個信息系統(tǒng)”，并探討了其至少應(yīng)該具備的多種特征；1999年，王宇暉[2]等人明確提出數(shù)字檔案館是檔案館未來發(fā)展的一種形式，此后相關(guān)理論研究發(fā)展迅猛；直到2010年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館指南》指出：“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)”，從而為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，推動了數(shù)字檔案館建設(shè)的有序開展。

然而“智慧地球”概念的提出為檔案界的創(chuàng)新帶來了新的發(fā)展方向。近年來，南京、青島、麗水、珠海等檔案局（館）均不同程度地開展了智慧檔案館建設(shè)的探索。但目前檔案學(xué)界對“智慧檔案館”仍然沒有一個統(tǒng)一的定義，楊來青[3]等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。畢娟[4]認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。她為智慧檔案館下了一個公式化的定義，即智慧檔案館=檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+云計(jì)算+智慧化設(shè)備+智能館舍+信息資源+人力資源。王小健[5]等人則認(rèn)為智慧檔案館=數(shù)字檔案館+新技術(shù)應(yīng)用+以人為本理念貫徹+檔案信息集成，智慧檔案館在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上繼續(xù)優(yōu)化，利用物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)全面感知，跨系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)館藏資源的智能處理，以人為本理念的貫徹實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新。

雖然不同學(xué)者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識，不論是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，是一種全面感知、互聯(lián)互通、提供智慧服務(wù)的新型檔案管理模式。因此，筆者認(rèn)為智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。

二、智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系

（一）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的聯(lián)系

智慧檔案館和數(shù)字檔案館是檔案館不同信息技術(shù)發(fā)展階段的不同表現(xiàn)形態(tài)，二者之間存在著必然的聯(lián)系。首先，性質(zhì)上來看，無論是智慧檔案館還是數(shù)字檔案館，其范圍都從屬于“檔案館”的定義范疇；其次，二者在“檔案館”的社會意義層面上有著相同的價(jià)值，即二者都是有效保存人類社會活動記憶的倉庫，統(tǒng)一保管的都是人類社會活動中形成的各種檔案，并都是為社會各方面提供檔案信息利用服務(wù)；第三，二者的性質(zhì)和社會價(jià)值方面的共通性決定了它們都應(yīng)具有“收、管、用”的基本功能，都離不開收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等檔案管理活動；第四，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，智慧檔案館則通過提供智慧感知的新技術(shù)、新思路解決數(shù)字檔案館遇到的難題。

（二）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別

在繼承數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，智慧檔案館應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案館的新型管理，根據(jù)數(shù)字檔案館和智慧檔案館的特點(diǎn)及內(nèi)涵，筆者從核心技術(shù)、管理對象、理念重心、服務(wù)模式四個方面對它們進(jìn)行了對比分析。

1.核心技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，在任何行業(yè)、任何領(lǐng)域中，“技術(shù)”都成為了一種必要的支撐，信息技術(shù)是數(shù)字檔案館和智慧檔案館建設(shè)的重要條件。其中數(shù)字檔案館主要運(yùn)用數(shù)字技術(shù)對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化描述，為其建立數(shù)字鏡像和利用平臺，方便檔案管理與利用；而智慧檔案館則以感知技術(shù)為核心，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新一代的信息技術(shù)對感知對象進(jìn)行智慧化管理，實(shí)現(xiàn)檔案、人員、館舍等的互連互通，從而提供智慧化的泛在服務(wù)。

2.管理對象

數(shù)字檔案館主要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集、管理、存儲和利用，在檔案實(shí)體管理方面沒有實(shí)質(zhì)性的突破，因此其管理對象主要是數(shù)字化的檔案信息資源，也就是檔案數(shù)字化成果和電子檔案，將檔案頁面及少量的檔案內(nèi)容信息作為信息管理的基本單位[6]。

智慧檔案館則運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、自動控制等智慧技術(shù)，將檔案信息與檔案實(shí)體的管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，有效獲取和處理檔案實(shí)體信息、檔案內(nèi)容信息、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、用戶需求等多種信息，構(gòu)建一個可感知和自動處置多種管理對象的信息資源，從而提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案綜合管理體系，因而檔案館運(yùn)行過程中所形成的多種數(shù)據(jù)資源，如檔案實(shí)體的位置信息、借閱狀態(tài)，檔案用戶的個人信息、查檔信息，檔案館建筑內(nèi)的溫度、濕度、亮度，設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)信息等都成為其重要的管理對象。

3.理念重心

數(shù)字檔案館以數(shù)字檔案長期保存、資源共享與遠(yuǎn)程利用為目的[7]，具有“館藏?cái)?shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化、資源共享化”的特征，其理念重心為檔案信息資源的整合集成，重點(diǎn)關(guān)注的是檔案信息資源整合共享的建設(shè)模式，檔案數(shù)字化之后所形成的數(shù)字化檔案成果為這種資源共享提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和實(shí)現(xiàn)的可能性。

智慧檔案館是建立在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上具有感知功能的檔案館模式[8]，因而它更關(guān)注從檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施、資源建設(shè)、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)運(yùn)作和管理質(zhì)量等多角度出發(fā)，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等多種新興智慧技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理品質(zhì)與智慧服務(wù)質(zhì)量的有機(jī)融合，從而全面提升檔案館的整體運(yùn)行效率和決策水平，更為體現(xiàn)“以人為本”的理念，對館藏資源的管理更為精細(xì)，對各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)更具感知性和智慧性。

4.服務(wù)模式

從概念上來看，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)是一種檔案信息集成管理系統(tǒng)，主要管理檔案的虛擬信息，無法與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。在提供服務(wù)的過程中，檔案信息管理系統(tǒng)成為信息交換的核心，用戶與檔案實(shí)體無法直接進(jìn)行信息傳遞，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系也呈現(xiàn)出明顯的服務(wù)單向性，如圖1所示。檔案實(shí)體本身缺乏信息接收和傳遞的載體，無法向檔案信息系統(tǒng)傳遞任何信息，因而檔案信息管理系統(tǒng)無法對檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時有效的管理，能夠?yàn)橛脩籼峁┑亩嗍窍鄬铝⒌臋n案資料，因而其服務(wù)模式往往局限于靜態(tài)被動、水平單向的淺層信息服務(wù)。

圖1 數(shù)字檔案館中的用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)的關(guān)系

在智慧檔案館中，植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面詳實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。由于檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計(jì)算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。用戶可以通過智能設(shè)備加入到該智慧控制體系中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過智能設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信，如圖2所示。這種全面透徹的感知與信息存儲、傳遞能力，使得智慧檔案館中的底層信息十分豐富，同時檔案信息管理系統(tǒng)與用戶、檔案實(shí)體之間的信息交互也更加充分，從而可以為用戶提供更加智慧主動、立體互聯(lián)的深層信息服務(wù)模式。

圖2 智慧檔案館中的用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)的關(guān)系

三、智慧檔案館的構(gòu)建思路

通過厘清智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系，我們發(fā)現(xiàn)智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級和延續(xù)，數(shù)字檔案館是智慧檔案館建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。因此，智慧檔案館的構(gòu)建思路應(yīng)在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，采用新技術(shù)解決數(shù)字檔案館難以解決的問題，著力將當(dāng)前的數(shù)字檔案館建設(shè)引向深入，夯實(shí)數(shù)據(jù)資源建設(shè)，推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體信息化管理等。

圖3 智慧檔案館構(gòu)建方式分析

從構(gòu)成要素來看，智慧檔案館主要包括信息智能設(shè)施、智慧技術(shù)、智慧化服務(wù)三個方面，其構(gòu)建方式如圖3所示，分別為感知匯聚、網(wǎng)絡(luò)傳輸和應(yīng)用服務(wù)。

感知匯聚是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括射頻識別終端、傳感器、音視頻等多媒體監(jiān)控設(shè)備等。它是獲取和匯聚物理世界信息的終端，承擔(dān)著檔案館環(huán)境內(nèi)的各類資源的信息感知，并對采集的海量信息及時處理和控制。網(wǎng)絡(luò)傳輸主要負(fù)責(zé)把智慧檔案館的各種資源信息接入網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)在異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)中對信息的傳輸、處理和控制，偏重內(nèi)部局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等專用網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，因特網(wǎng)、廣電及移動通信網(wǎng)絡(luò)等的接入與互連。通過感知匯聚所采集和處理的各種資源信息均需要網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，而不同類型的資源信息則需要不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供傳遞支持。應(yīng)用服務(wù)則是檔案館智慧化服務(wù)的核心價(jià)值體現(xiàn)，主要涉及到不同服務(wù)對象（如檔案管理者、檔案用戶、檔案館舍、檔案館內(nèi)設(shè)施設(shè)備、檔案實(shí)體等）的不同實(shí)際應(yīng)用，它們協(xié)同互聯(lián)、互為支柱，共同支撐智慧檔案館的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

任何事物的存在與發(fā)展都是諸多條件共同作用的結(jié)果，隨著檔案信息化的快速發(fā)展和檔案社會化服務(wù)需求不斷增強(qiáng)，檔案館事業(yè)已開始向智慧化方向發(fā)生轉(zhuǎn)型變革，智慧檔案館是未來檔案館發(fā)展的必然趨勢。本文通過對目前智慧檔案館與數(shù)字檔案館建設(shè)研究的對比分析，旨在厘清二者之間的區(qū)別與聯(lián)系，從而在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步研究智慧檔案館的構(gòu)建思路。雖然當(dāng)前智慧檔案館的理論研究成果較少，實(shí)踐探索比較分散，存在缺乏國家層面的統(tǒng)一規(guī)劃和整理設(shè)計(jì)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)不夠健全，專業(yè)人才不足等問題，但是筆者堅(jiān)信理論研究可以指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐探索也可以反作用于理論研究，只要我們腳踏實(shí)地，循序漸進(jìn)，不斷夯實(shí)理論與實(shí)踐基礎(chǔ)，逐一攻克難關(guān)，終將促使智慧檔案館建設(shè)朝著更加健康有序的方向邁進(jìn)。

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