淺談如何做好檔案管理實(shí)踐工作

孟影

摘 要 檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工程，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討如何做好檔案管理工作，如何使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化道路的措施。

關(guān)鍵詞 檔案管理 科學(xué)規(guī)范 依法治檔

中圖分類號：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，是社會信息系統(tǒng)的基石。不僅對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，而且對整個社會的發(fā)展有著重要的意義。檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工程，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？如何使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路呢？本人結(jié)合多年檔案管理工作實(shí)踐，談一下自己的認(rèn)識，與同行共勉。

1當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為檔案電子信息化提供保障的同時，也促使檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，認(rèn)為當(dāng)前檔案管理工作可有可無。再加上一些部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏責(zé)任感和細(xì)心的工作態(tài)度以及樂于奉獻(xiàn)的工作精神，加之缺乏現(xiàn)代化的信息管理知識，造成檔案管理工作發(fā)展緩慢，甚至造成管理的混亂局面。另外檔案管理工作中存在的這種失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠等現(xiàn)象，使檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個社會信息管理系統(tǒng)。不利于形成社會信息管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個社會信息管理系統(tǒng)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。

2對做好檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，對檔案實(shí)行集中管理、歸類存放的管理模式

檔案管理工作涉及一定的政治和經(jīng)濟(jì)利益，是黨政領(lǐng)導(dǎo)了解本單位的優(yōu)秀成果、掌握演變過程、為本部門科學(xué)發(fā)展作出決策的一個重要途徑。因此，必須切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力使檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理監(jiān)管機(jī)制，由黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，經(jīng)常對各類檔案的收集、整理、歸檔及保管情況進(jìn)行深入細(xì)致的了解，對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時予以解決；配備專職檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)檔案的管理工作，制定規(guī)章制度，做到職責(zé)明確；在資金上提供保障，配備所需物品，提高檔案管理工作的整體水平。

針對檔案管理的復(fù)雜性和機(jī)密性，要形成檔案管理“一條線”的管理體系及“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作格局，對各類檔案必須實(shí)行集中管理、統(tǒng)一存放，并結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，做好檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理。只有這樣，才能切實(shí)有效地保證檔案管理工作的正常開展。

2.2建立健全各種規(guī)章制度，使各類檔案的收集、整理、歸檔、保存工作有章可循

嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《不歸檔文件銷毀辦法》，并結(jié)合本單位、本部門實(shí)際建立健全各種規(guī)章制度，有效地規(guī)范各類檔案的管理工作，使檔案的收集、整理、歸檔、保存工作有章可循，同時也使檔案管理人員明確自身的職責(zé)，切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感。向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2.3注重培養(yǎng)學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

新的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案工作人員既要熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，又要掌握一定的計算機(jī)基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機(jī)結(jié)合，熟練地運(yùn)用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。也就是檔案工作人員除了忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密、積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案保管工作之外，還應(yīng)該采取多種形式，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，鼓勵其鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，掌握新本領(lǐng)，使其具有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平。

2.4加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)管理，做好收集、歸檔、保管和利用工作

檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)是收集、歸檔，檔案工作的歸宿和目的是提供利用，而保管則是鞏固收集、歸檔成果，便于提供利用的重要保證。檔案的管理涉及人員多、對象龐雜、整理困難，為了做好此項工作，必須本著實(shí)事求是的原則，認(rèn)真組織檔案管理人員收集檔案資料，把平時收集到的應(yīng)該歸檔的材料及時歸檔編號，做好分類歸納、裝訂，做到清晰明了，按照要求進(jìn)行規(guī)范操作，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

檔案是長期積累形成的珍貴財富，妥善地保管好檔案尤為重要，但最終的目的是供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)。首先，要在保密性的原則下保管好檔案，加大投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)庫房、閱文、辦公三分開，加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害；同時，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)保管規(guī)定，嚴(yán)格借閱手續(xù)，不得私自對外借閱或涂改檔案資料，使用完要及時歸檔。其次，針對目前檔案管理工作中存在的重保管、輕利用的弊端，檔案管理人員要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，為用戶利用信息提供咨詢，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案用“活”用好，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理需要適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為社會的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。在經(jīng)濟(jì)大發(fā)展，科技進(jìn)步日新月異的今天，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定使檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化、法制化的道路。

參考文獻(xiàn)

[1] 王卓.新形勢下如何做好檔案管理工作[J].才智，2010（22）.

[2] 林華.信息時代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010（21）.