實施文檔一體化，推進檔案信息化建設

陳莞露

摘 要：文檔一體化管理模式可以在一定程度上提高檔案信息化建設。因此，應采取建立健全檔案管理規范、系統規劃檔案管理軟件等一系列文檔一體化管理系統等措施，推進檔案信息化建設。

關鍵詞：文檔一體化；檔案信息化；建設

在檔案信息化建設的過程中，實施文檔一體化管理是社會信息發展的結果，對于檔案管理的方法和手段都產生了較大的影響。不斷加快檔案信息化建設的腳步，實現檔案資源的有效利用，這將是檔案信息化建設的重要組成部分。如今，計算機的飛速發展，為實行文檔一體化管理提供了較有力的支持。很少有人使用書信的形式進行交流，電子文件的出現使檔案工作不斷向文件管理方向發展，從而在一定程度上促進了檔案資源的開發。

一、文檔一體化管理的內涵

文檔一體化是從文書和檔案兩個方面進行考慮，實現從文件生成、辦理、歸檔等一系列管理，在一定程度上保證文件的完整性、數據的一致性、檔案的安全性等。在檔案信息化建設過程中，運用文檔一體化的管理方式就是為了保證信息的完整性和真實性。從文件信息的生成到歸檔，整個過程都需要檔案工作人員的管理與控制，將文件信息可以重復運用，從而在一定程度上提高了檔案工作的效率。在實際的檔案工作過程中，文書和檔案兩方面的工作可以由多人承擔，也可以由一人承擔。對于文件流量較小的單位可以由一人進行文書和檔案的管理，對于文件流量較大的單位，則可以分人分組進行管理。文檔一體化的管理模式已經成為檔案信息化管理過程中所推行的方式。

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的發展，要將文書和檔案進行有機結合，從而實現文書和檔案工作的高效率。文檔一體化的管理模式是利用管理系統將公文與檔案進行結合，再利用文書處理中形成的數據，從而避免檔案工作人員對信息的重復處理，使得文件的收集、運轉、統計、歸檔等工作形成一個有序的整體，使檔案部門擺脫繁瑣的任務。

二、實施文檔一體化，推進檔案信息化建設的策略

1.完善檔案管理規范

實施文檔一體化的管理方式來推動檔案信息化建設進程，是需要一定的財力、人力和物力作為支持的，需要有關部門建立相關的平臺來實現文檔一體化管理。在構建平臺的過程中，相關的檔案管理機構要不斷強化自身的管理力度，并完善檔案管理規范，從而為規范化的檔案管理提供有力保障。在規范檔案管理的過程中，肯定需要購買相關的辦公用品，這就需要嚴格按照相關的購買規定，對文件信息實行合理科學的分類。除此之外，要對檔案信息管理人員進行定期的培訓，從而使得檔案信息管理人員的綜合素質不斷提高，可以更加全面地認識檔案管理工作的認知和內涵，掌握更多有實際價值的檔案管理技能。

2.系統化地規劃檔案管理軟件

部分檔案機構的管理軟件無法兼容其他檔案部分的軟件，這就在很大程度上降低了檔案信息的利用效率。所以，要不斷規劃檔案管理軟件，結合文檔一體化過程中的實際問題，以全盤管理的角度作為分析的出發點。首先，檔案管理部門要選擇高智能、高應用性能的系統軟件，從而讓文件信息可以自由地在部門內部進行無障礙輸送，這將是實施文檔一體化管理的基礎條件。其次，要針對檔案管理中的差異性進行研究，根據不同部門的工作內容來確定檔案保管的時間范圍和方式方法。最后，要保證檔案信息的安全性。隨著互聯網的不斷發展，信息的安全性不斷受到侵襲，要避免文檔在使用過程中遭到病毒、黑客的攻擊。除此之外，要將文檔進行合理科學的分級整理，并運用相關的加密技術保證信息的安全性。為了保證檔案信息的完整性，檔案管理人員應在初期使用紙質和電子相結合的方式進行保存，當確認電子檔案無誤完整之后，可以考慮將紙質檔案進行銷毀。

3.加快辦公自動化進程

如今，計算機技術在教學中的應用已經滲透到了各個學科，且在人事、科研、學籍管理中也應用廣泛。電子文件的出現，大大提高了工作的效率和質量，以紙質文件為主的檔案管理模式已經不復存在。隨著檔案種類、內容、數量的極速增加，面對不同人群對文檔提出的不同要求，檔案工作人員引進了自動化系統軟件，實現信息資源共享、數據處理、網絡傳輸等需求。除此之外，辦公自動化系統軟件可以將重復勞動的幾率大大降低，也可以直接打開計算機進行網絡檢索，從而在一定程度上減輕檔案實體的磨損，提高檔案的利用效率。

總而言之，檔案信息是十分重要的信息來源。隨著社會的飛速發展，傳統的紙質檔案管理模式已經不能滿足現代人的需求，實施文檔一體化管理模式是必然選擇。文檔一體化的檔案管理模式不僅可以提高檔案的利用率，還能使檔案的自身作用最大化，從而在一定程度上促進檔案信息化的建設，讓檔案管理更加規范。

參考文獻：

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