基于工作流引擎的辦公自動化管理系統的設計

安婧

(陜西交通職業技術學院， 西安 710018)

0 引言

在國家大力推動高校信息化建設工作背景下，陜西交通職業技術學院啟動智能校園建設。其中，辦公自動化管理系統是智能校園的重要組成部分，該系統能夠幫助學校進一步理清管理流程，規范工作程序，落實規章制度，提高工作效率，同時，無紙化辦公也節約了資源、保護了環境。本文根據工作流思想構建新型的辦公自動化管理系統，可以更好的為學校業務規范化和自動化提供更加方便快捷的共享資源，實現上下級、各個部門間效率最大化的協同辦公。

1 辦公自動化管理系統

當前辦公自動化管理系統主要基于以下3種技術平臺： Lotusnomino/Notes 平臺下的 OA 系統、Microsoft 平臺的 OA 系統和 JSP/Java 平臺下的 OA 系統。

Lotusnomino/Notes平臺下的OA系統速度快、安全性高、可以進行跨平臺操作，但是平臺價格昂貴、對維護人員的技術水平和知識要求較高、安全性不高。

Microsoft平臺的OA系統分成ASP+MSLServer模式、ASP(ASP.Net)+MSSQLServer+Exchange模式。ASP+MSLServer模式的運行環境比較單一、適應性單一、不能被跨平臺應用。ASP(ASP.Net)+MSSQLServer+Exchange模式側重于電子郵件的功能，其他功能不完善。

JSP/Java平臺下的OA系統存在的問題是開發和維護成本高，不易和其他信息系統集成，可能會成為“信息孤島”。

綜上，當前應用的辦公自動化管理系統類型較多，但是這些都存在局限性，不適合應用到所有的行業中，且操作成本高，使用復雜。因此，為了解決商業化軟件的需求問題，針對高校的具體需求，開發合適的辦公自動化軟件。基于工作流技術開發高校辦公自動化系統集成和協作業務流程，操作起來簡單方便，界面友好，在理論和實際應用中都有很大的意義。

2 工作流引擎簡介

工作流引擎是提供給集成商、軟件開發商和最終客戶的工作流功能部件，它以流程引擎和規則引擎為核心，提供流程引擎服務、引擎監控服務、規則引擎服務、自動任務服務等，還提供流程定義接口、流程任務接口、流程應用接口、訪問控制接口和規則調用接口等。工作流引擎支撐框架包括流程事務處理，是引擎與數據庫進行交互的功能支撐；還包括緩存/集群支持、隊列、多語言、核心控制器、異常處理、消息等多個內核支撐功能；流程引擎提供流程解析、流程驅動、流程調度、流程參數管理、流程并發控制、流程動態變更、流程模式控制和流程版本管理功能；規則引擎提供規則解析、規則驅動、規則變更和規則擴展等功能；工作流引擎還提供流程定義工具、流程管理工具和流程應用工具；同時，提供服務調用、接口調用和直接Web訪問；并提供與其他系統的適配器[1-2]。

3 辦公自動化管理過程的業務分析

辦公自動化系統的參與者與業務需求處于一個不斷變化的過程中，但是，高校辦公自動化管理系統的管理模式和業務系統的需求框架基本確定，因此，基于工作流引擎辦公自動化管理系統的設計必須從辦公自動化管理的整體職能出發，理清管理模式和業務需求。該系統的主要功能包括收發文管理、通知公告、簽報管理、會議管理、車輛管理、考勤管理、郵件管理等等，方便各個部門人員之間的交流溝通以及數據的整理、保存、查閱等。學院所有的教職工都能進入辦公界面，具有不同角色的用戶將被賦予不同的權限，可以選擇相應的模塊。

收發文管理：主要是對發文和收文進行管理，查看收發文的執行情況、督辦等。

通知公告：各部門均可撰寫發布通知，根據不同的內容，可選擇相應的審批層級。

簽報管理：簽報管理分為正常事務性工作簽報審批、申請類事項審批。正常事務性工作簽報審批分為匯報和請示兩類，匯報類無需上級回復，請示類需要回復審批意見；申請類事項審批有用印申請、用車申請、會議室申請等，均需得到回復，分別是約定用印時間、可使用車輛及司機、分配的會議室編號及對接時間、請假許可等，其中，會議室申請得到許可后，該流程能夠觸發會議通知事件。

會議管理：管理各個會議室的日程安排，可以實現添加、刪除日程、查看檔期、收到申請完成分派等工作。

車輛管理：實現對公務車輛的日程管理。

考勤管理：記錄員工的早退、遲到、缺勤及出勤情況，并辦理相關的休假、請假、加班等申請審批手續等。

郵件管理：主要是查看郵件、接收和發送文件。

上述各個業務是學校辦公自動化管理的核心業務，每個核心業務都包括不同的活動，并涉及到學校不同部門的管理人員，同時一個業務流程還包含著其他多個業務子流程，不同業務流程之間呈現出相互交織的、復雜的、循環的關系，流程和環節的關系，如圖1所示。

圖1 主流程和子流程

為了實現基于工作流引擎的辦公自動化管理系統，需要對系統工作的各個業務流程進行分析，并在此基礎上對業務流程進行抽象，通過一組工作流要素合理地表達收發文管理、通知公告、簽報管理、會議管理、車輛管理、考勤管理、郵件管理等業務需求，即通過工作流要素實現業務流程的描述。以收發文管理中的發文管理為例進行流程分析，流程圖，如圖2所示。

4 系統總體架構設計

4.1 系統架構設計

基于上述分析得出系統的總體架構層次，如圖3所示。

圖2 發文管理流程圖

圖3 總體設計體系架構圖

系統采用B/S架構、S2SH開源框架、XML技術，從下至上分成網絡層、應用支撐層、應用層、表現層，系統管理和安全管理貫穿到系統設計的各個層面。客戶端與Web服務組件(作流組件和其他業務功能組件)之間的交互通過HTTP協議完成，Web服務組件在對數據庫SQL Server進行訪問時借助ADO.NET數據訪問組件完成，獲得業務邏輯所需的數據之后通過XML DOM組件訪問XML文檔并讀寫文檔內容，邏輯處理的結果通過Web組件返回給客戶端，客戶端瀏覽器解釋并顯示返回的內容。

(1) 表現層：表現層也就是學校的辦公門戶，嵌套在智能校園平臺中，與智能校園平臺采用同一個入口，在系統建設中具有非常重要的作用，統一的系統界面為系統的用戶提供全方位的服務。

(2) 應用層：該層是辦公自動化管理的功能層，是教職工的日常辦公平臺。該層整合了系統所有功能模塊，是為使用者提供辦公工具的層級，具有強大的信息處理能力，高效實現工作流程和公文流轉，同時還提供辦公過程的管理和監控工具[3]，并且在這個過程中注重系統的安全性。

(3) 應用支撐層：采用B/S架構體系、S2SH框架平臺搭建，工作流計算選擇OSWorkflow，數據庫選擇SQL Server 2008。辦公自動化管理系統通過工作流引擎接口實現流轉業務模塊之間的交互、運行控制及流程設計等功能[4-5]。

(4) 網絡層：網絡層為系統提供硬件設備支持。

4.2 工作流引擎的設計

(1) 工作流引擎接口設計

工作流引擎的設計參考WFMC工作流參考模型，工作流技術支持采用OSWorkflow，接口1設計為XML文件(描述流程)，通過工作流引擎以Web服務分布式的方式進行解析和管理。接口2設計為B/S系統架構下Web2.0頁面的實現，通過S2SH框架實現和工作流引擎的交互。接口3調用應用分成兩種：一種是自動調用工作流引擎的系統任務，另一種是手動配置工作流引擎去調用實現業務邏輯編寫的任務。接口4無需設計，這是因為該系統只使用了一個工作流執行服務部件，里面只使用了一個工作流引擎。由于OSWorkflow的源碼中已經提供了工作流引擎類的接口。接口5只需要直接編寫實現其監管功能的方法即可。具體設計過程如下：首先，通過OSWorkflow的相關接口調用一個工作流引擎，同樣通過此接口實現監督管理工具的調用。完成之后，將其打包形成JAR包，將工作流引擎引入到整個信息系統中，然后通過 XML規范(OSWorkflow規定)定義工作流過程，并引入 Web Service技術進行管理，為實現調用的接口，需要采用Web服務描述語言描述XML定義，發布到Web Service服務注冊中心。最后，對工作流參考模型中的接口進行設計，由于OSWorkflow并不規定完全符合WFMC，因此，如果只有一個工作流引擎，可以不必對引擎相互調用的接口進行設計，只需要通過DOM和JDOM對工作流引擎和工作流建模工具之間的接口進行解析。

(2) 工作流引擎結構設計

在進行工作流引擎結構設計時，需要先將工作流引擎發布到UUD I注冊中心，并向服務中心發布工作流配置文檔和加載器，然后，調用WorkflowEngine中的方法runSync()和runAsync()實現同步和異步服務，運行服務類WorkflowService，工作流的具體管理則需要通過調用Workflow接口與類ConfigLoader實現。工作流的結構體系，如圖4所示。

圖4 工作流的總體規范示意圖

4.3 數據庫的設計

基于工作流引擎的辦公自動化管理系統的數據庫設計主要包括工作流數據庫設計和業務邏輯數據庫設計。

工作流數據庫設計：由于本系統采用OSWorkflow工作流技術，因此，設計工作流數據庫時采用OSWorkflow核心引擎的數據庫設計，擴展少許字段。為了便于用戶對工作流模板系統進行定義，提高系統的開放互訪性，系統工作流實例和工作流模板的存儲采用XML文檔。工作流實例XML文檔中存儲了工作流引擎的角色數據及實例開始時間和結束時間、活動步驟、過程狀態、啟動人、流程號、流程名稱、工作流模板類型等解釋工作流模板定義時產生的相關信息。通過實例文檔和工作流引擎可依次生成系統任務，從而最終實現用戶之間的業務流轉和處理。工作流數據庫的表：工作流的人員表、工作流的批準表、工作流的附件表、工作流的審核表、工作流的路徑表、工作流的啟動表。

業務邏輯數據庫設計需要根據系統的具體要求構建業務邏輯表，再添加與工作流表的關聯。業務邏輯數據庫設計包括電子郵件表、通知公告表、發文信息表、收文信息表、通知公告表、簽報管理表、會議管理表、車輛管理表、請假表、員工信息表等。

5 系統實現與測試

5.1 用戶登錄的實現

為了保證系統的數據安全性，用戶在登錄系統時需要進行身份驗證。陜西交通職業技術學院辦公自動化系統與智能校園平臺采用統一的門戶進行身份驗證，用戶名和密碼與數據庫中的用戶名、密碼相匹配之后才能成功進入，完成相應的功能操作界面。

5.2 測試

本文中主要分析系統的架構性能測試，測試時使用IBM的LoadRunner測試軟件，通過該軟件模擬計算機的邊界運行狀態及真實的運行環境，利用負載均衡實現系統各個方面的測試。LoadRunner的壓力測試可以自定義運行環境和場景，實時監控隨時發現系統的異常。在LoadRunner測試當中，模擬900名用戶同時使用該系統進行辦公，完全可以滿足學校的使用要求。登錄的測試結果顯示，900名用戶同時登錄系統耗時49秒，通過的事務和錯誤比是100%。說明系統運行良好。

6 總結

十九大報告再一次提及網絡強國戰略，作為網絡建設發展重要陣地的高校，要帶頭做好信息化建設工作，在全國職業院校整改工作的帶動下，辦公自動化管理系統在制度的執行、風險的把控、效率的提高等多方面的作用具備高度共識，它的推廣應用將是普及性的。本文中設計的辦公自動化管理系統雖然經過初步測試達到了預期效果，但是其功能還需不斷完善，系統還需不斷進行維護。