淺談新能源項(xiàng)目檔案管理工作中的問題及應(yīng)對措施

望蓉

摘 要：隨著我國電源結(jié)構(gòu)逐漸向可再生能源轉(zhuǎn)變以及國內(nèi)主要發(fā)電集團(tuán)對新能源發(fā)電領(lǐng)域投資力度的加強(qiáng)，各投資主體擁有的新能源電力項(xiàng)目數(shù)量急劇增加，如何針對新能源電力項(xiàng)目的特點(diǎn)探索多個新能源電力項(xiàng)目的檔案管理方式以實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)配置已成為當(dāng)前新能源發(fā)電領(lǐng)域亟待解決的問題。為了提高工會檔案管理工作水平，本文就工會檔案管理工作的重要性、工會檔案管理工作中存在的問題、工會檔案管理工作中存在問題的應(yīng)對措施進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：新能源項(xiàng)目檔案管理；問題；措施

1 檔案管理工作中存在的問題

工程檔案是工程建設(shè)施工中的一項(xiàng)重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。做好檔案管理工作對工程建設(shè)來說具有十分重要的意義。但新能源工程有著短、平、快的特點(diǎn)，再加上項(xiàng)目大多地處偏遠(yuǎn)，工作環(huán)境較差，給項(xiàng)目檔案管理工作帶來很大難度。就目前新能源項(xiàng)目檔案管理工作來看，還存在諸多問題，導(dǎo)致有些項(xiàng)目不能順利移交、甚至被業(yè)主扣留款項(xiàng)等不良后果。具體問題如下：

1.1專業(yè)檔案管理人員配置不足

據(jù)了解，大部分新能源項(xiàng)目檔案管理人員配置不足，不能做到專職管理，甚至有的施工單位連兼職管理人員都沒有配備。此外，有些負(fù)責(zé)檔案管理的人員不是檔案專業(yè)，是由技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師代替管理，對檔案專業(yè)知識不熟悉，不能準(zhǔn)確辨識哪些需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔，以及不同資料保管要求不同等。兼職管理人員對檔案工作投入不足，根據(jù)個人意愿歸檔，造成部分重要檔案遺失，或者因保管不當(dāng)造成檔案損壞；而且新能源項(xiàng)目人員調(diào)動性大，有的單位檔案管理工作無交接，下一個接管人員對之前檔案也無梳理，只是把檔案放在盒子里，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視度不夠

項(xiàng)目開工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與管理人員將主要精力集中在工程建設(shè)上，而對檔案管理工作缺乏足夠的重視。同時一些工程工期緊張，施工任務(wù)重，建設(shè)方與施工方為了趕工期、搶進(jìn)度，將檔案管理工作拋在一邊，在工程建設(shè)完工后再來補(bǔ)檔案的事情時有發(fā)生。工程建設(shè)進(jìn)度與檔案不能同步，造成工程檔案與現(xiàn)場實(shí)際不符，檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性得不到保障。有的項(xiàng)目現(xiàn)場設(shè)備資料無人管理，開箱后部分設(shè)備資料無人收回，造成部分重要設(shè)備資料丟失，給后期運(yùn)維工作帶來很多障礙。

1.3 工程檔案資料整理不規(guī)范

目前，火電領(lǐng)域發(fā)展時間長，體系完備，管理模式非常成熟，檔案所用表格及填寫方式也相對完善、規(guī)范。在新能源板塊沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而是參照火電相關(guān)表格，但火電的表格大部分不適用于新能源，所以很多項(xiàng)目套用之前項(xiàng)目所用過的表格，造成每個項(xiàng)目同樣資料表式不一，填寫規(guī)范也都不統(tǒng)一。

1.4 檔案保護(hù)設(shè)備設(shè)施不到位

新能源項(xiàng)目一般都地處山區(qū)，環(huán)境條件比較差，各單位基本都沒有設(shè)置專門的檔案室，大多是在辦公區(qū)域放置一鐵皮柜子，更有施工單位直接堆放在桌面上，而現(xiàn)場潮濕大、鼠蟲多的環(huán)境，讓部分資料出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等不同程度的破壞，影響檔案的美觀整潔及完整。

2 檔案管理存在問題的應(yīng)對措施

2.1 增加檔案管理人員的投入，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該體系正常運(yùn)行的核心力量。在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，應(yīng)給項(xiàng)目配備專、兼職檔案管理人員，項(xiàng)目開工后檔案管理人員深入現(xiàn)場，對各施工單位進(jìn)行了解，并宣貫公司檔案管理體系文件。公司應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)工作，調(diào)動檔案人員工作積極性，提高檔案人員專業(yè)水平，增強(qiáng)責(zé)任意識，更好的做好項(xiàng)目檔案管理工作。

2.2 改變觀念，在思想上重視檔案工作

在整個項(xiàng)目工程建設(shè)過程中，不僅要重視工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程安全，同時也要對檔案工作加強(qiáng)重視，做到檔案與工程同步，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案對一個企業(yè)有著舉足輕重的作用，檔案的好壞，直接反映出一個企業(yè)的管理水平。

2.3 建立完善的檔案管理體系

完善的管理體系讓檔案管理人員做到有據(jù)可依、有據(jù)可查。新的體系要規(guī)范新能源板塊檔案記錄所用到的表格表式及填寫標(biāo)準(zhǔn)，讓所有的項(xiàng)目能做到統(tǒng)一，以便于管理。開發(fā)適合新能源項(xiàng)目的資料管理系統(tǒng)或工程建設(shè)管理系統(tǒng)，提高新能源項(xiàng)目管理信息化水平，做到統(tǒng)一軟件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作效率，在管理過程中解決問題。

2.4 增加檔案設(shè)施投入

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是工程檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，應(yīng)在合同中約束各單位配置必要的設(shè)備實(shí)施，滿足現(xiàn)場檔案保管要求，提高檔案工作環(huán)境條件。

2.5 嚴(yán)格執(zhí)行工程管理制度

項(xiàng)目現(xiàn)場必須做到資料與工程進(jìn)度保持一致，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)報審制度，及時完成驗(yàn)收資料。資料不完善不得進(jìn)入下一個施工環(huán)節(jié)，避免最后集中補(bǔ)資料，避免現(xiàn)場實(shí)際情況與資料不符，做到現(xiàn)場可控制，事后可追溯。

3 結(jié)語

檔案管理工作對于工程建設(shè)單位來說至關(guān)重要，因此各項(xiàng)目管理人員必須重視檔案管理工作，加強(qiáng)統(tǒng)一認(rèn)識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實(shí)施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實(shí)施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設(shè)的力度，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：中電投電力工程有限公司）