事業單位檔案資料管理措施研究

錢敬儀

摘 要：事業單位是不以不營利為目的，提供教育、科技、文化、衛生等非物質生活性質的社會公共服務組織，在開展過程中牽扯到社會的各行各業，產生大量的文字材料。如何將繁雜的資料信息進行合理的檔案歸檔、分類、儲存，是我們所需要關注的主要問題之一。

關鍵詞：事業單位；公共服務；資料信息

前言

檔案資料是對工作中事件過程進行文字、圖像等的記錄和保存，是社會現代化進程決策不可或缺的依據。特別是事業單位，“為人民服務”是其區別于社會普通企業的以盈利為目標的社會公益服務組織的顯要主體意識，更顯社會發展價值。隨著社會經濟和科技主體的發展，以往對檔案的保存也逐漸從實質性的紙質文檔開始轉變為以電子數據為依據的系統網絡信息化管理收存，但在對其進行信息化技術的使用和發展中，如何對社會信息化程度高的檔案文獻進行高效率、可持續、高分類的檔案工作管理提出新的挑戰：如：在運行期間上屬傳達任務多、涉及內容復雜、資料收集范圍大；進程當中的透明化程度低、隱秘性高；在對其進行了解和對其平時工作進行檢查，需按照規范要求進行逐個資料獲取、審查等這些工作量大、過程繁瑣的環節等多種影響因素，也在無形中加重檔案管理的工作量是工作時間。也在此基礎上對其檔案工作管理的優化和改革也逐步成為相關從事人員的開始談論、探究、分析的問題。

一、在事業單位中檔案管理工作的意義

事業單位在工作開展中會因對接不同的行業群體和個體的相關內容資料涉及較多，也對在此過程中對這些檔案的保存和整理的數據資料提出了更多的要求；現今的事業單位運轉過程中很多材料都具有隱秘性，缺乏透明化與共享化，而對事業單位來說，資料檔案完成程度與質量同事業單位的工作水平之間存在密切的關聯。在此新形勢的驅動下，依照當前的管理思想檔案管理程度也間接反應事業單位整體的管理程度，以傳統檔案管理的基礎上將基層的檔案進行靈活化、創新化、實用化的檔案管理革新，也成為深化基層失業單位在長遠發展的路徑新規劃。

二、事業單位檔案管理過程中的現狀和優化措施分析

在現今的事業單位的檔案管理中，由于發展進程的快速發展，使其在管理模式的資料收集、整理、歸檔過程中逐步向電子信息化方向發展，近年來，事業單位在對其檔案管理模式的探究和轉換中，由于前期長期使用紙質檔的文件資料保存和查閱，使相關的業務服務能力較差、案卷質量不高，與各類檔案的細則內容不能很好的相容相輔，但在引用現代化電子信息技術后，其檔案管理系統在設置建設上的機讀、信息系統和網絡建設運維網都因各個事業單位部門接觸范圍和領域不同，使其在檔案管理的應用建立機制當中無法統一其文檔分類、歸類、、搜索機讀等的統一管理機制；使在管理的規范、服務和共享上受到影響；系統軟件在傳輸、移植上無法將各地區、單位、部門之間的加強相互在檔案信息資源的共享，也在一定程度上降低了區域性經濟政治的發展和影響。

目前，擔任相關檔案管理工作的從業人員大多都是由剛從學校走向社會的應屆畢業生擔任，相對于在校期間所學習接觸到的理論知識，實際實踐的過程中對其材料的管理和利用的思維理念都存在模糊的認識和了解；使實際的工作過程中對進行收集、整理、歸類的電子信息檔案中出現錯誤的分類和檔案的遺失，從側面也反映出來源廣的人才集中培養過程中，大部分檔案人員現代技術水平較低，其中還存在現代文盲現象，所以在需要的人才的考量不僅僅是能對計算機系統進行熟練操作的人員，還要對檔案、信息處理的復合型現代高科技人才的引進和后期不斷培養的綜合型因素進行考慮。

面對經濟社會發展的新形勢和產業結構調整的新任務；在保證事業單位資料檔案管理工作有序開展的前提下，通過崗前培訓、崗位培訓等方式方法提升相關從事人員在其領域范圍里的專業水平和自身素養。各省也在相應的省情下努力細化、深化工作的措施中，因以全面發展各省事業單位檔案管理現代信息化提出更高的目標和實行標準，這對于相關崗位的工作人員來說，是在熟練運用電腦操作過程中在其領域的專業水準和相關能力上能順應我國的政策上的方針方案，使其的工作能對事業單位的檔案管理工作起到積極的引領作用。所以單位在對其的選擇，注重人才基礎素質質量上選取專業化運用更為熟練的人才，在人員上崗前期對其進行專業培訓，是從事相關工作的人員具備獨立觀念、樹立職業責任感，在干干人員從事工作中能通過對資料的接觸自覺、自省、自查自身，來保證資料在收集、管理上的全面、及時并不存在遺漏和錯誤；落實實際工作，有效記錄各個層面部門管理人員的意見、建議，以科學嚴謹的態度和積極的情緒投入工作。

各類事業單位檔案部門在積極領會《意見》精神，深入貫徹落實《意見》實質，積極探索檔案管理工作的新思路、新模式、新途徑的檔案機構的建設上，相關從事人員需清楚的認識到自身在此環節過程的責任，也是有效開展檔案管理的基礎。唯有清晰認識自身應該怎么做、做什么，才能在改善檔案管理模式上做到有針對性、有方向性的發展目標。即對相關項目的圖表、資料進行整理，對計劃中的圖紙、表格、文件等進行分類留存；使日常工作計劃的制定及審核檢查，能在最快的時間效應里對相關工作情況及檔案記錄進行檢查；依照有跡可循的活動資料檔案對未來的預判提供參考；在交流討論的過程中，做好相關記錄的保存，在進過相應的批示文件后穿越過程的出借記錄也是保證資料數據不遺失、泄露。

對支持社會規范的多種力量參與進行檔案事務的管理，完善各類檔案的接收、征集流程，尤其優化事業單位檔案管理的基礎上，加強在民生、經濟、文化和社會領域及各級各類重大事務活動的檔案管理，依據其項目特點：對其平時工作內容；相關文件數據的整理與歸納；人事管理制度等。依據事業單位對資料檔案管理的標準，做到事業單位從業人員，不進行資料與檔案私自查閱；不隨意透露相關的文件與機密。如遇工作需求，需要經過相關部門和領導的同意進行查閱，并做好查閱記錄。保證在使用現代信息化技術后，做到快速查閱、保存安全；通過內部的自主探究和完善，制定出最適合事業單位的檔案管理模式，使其在為人們提供快捷、高效的檔案利用服務，能更好地維護黨和國家及人民群眾的根本利益。

三、結語

對事業單位的日常工作中檔案管理工作中，文檔的管理程度需通過有效的管理措施的改善，積極探索現代信息化發展方向及其系統使用功能，不斷完善、提高自身在檔案工作管理中的職業素質和職業道德；敢于嘗試、勇于創新，利用現代化信息技術，完善事業單位檔案管理的制度。只有在實際的工作過程中不斷探索和思考，才能在時代高速發展的情況下，使檔案管理工作在其事業單位的全面發展中有效、緊密的拓展其服務社會范圍和領域。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）.

[2]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢下事業單位檔案管理信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2013（04）.

（作者單位：中共東城街道教育工作委員會辦公室）