大型醫藥企業A公司采購管理優化淺析

文 /唐 湧

大型醫藥企業A公司經過近百年的發展，面對日趨激烈的市場競爭，現正亟待完善公司在業務價值鏈中各個環節的科學管理水平。引入科學的管理技術來有效管控公司運營，降低對個人能力和經驗的依賴程度是公司當前面對的重要問題。

本文利用采購管理的相關理論，并與大型醫藥企業A公司的特點與實際情況相結合，找出采購管理中存在的問題，并以此為切入點，基于業務流程，對公司采購管理流程等進行了優化，提出了改善采購業務的實施方法及保障措施，以此加強企業自身的管理效率，降低員工個人能力約束，提高企業運營能力，提高企業核心競爭力。

一

A公司當前的采購業務是采取計劃部門和采購部門合作、分權制衡的模式進行的，具體業務流程是由計劃部下達采購計劃，然后采購部具體執行采購任務，采購結果由計劃部監督考核。采購部門根據所采購商品的品類，分為工業組、商業組以及非藥品組。其中工業組所負責直接從生產廠商采購產品：部分由生產廠商不直營的區域代理商品由商業組負責采購；不屬于藥品的商品由非藥品組負責采購。這種職能劃分完全依據供應商屬性，并非以消費者導向為中心，其缺點在于協調性較差，尤其在相互關聯的商品之間難以建立有效的協調。這種管理模式在一定程度上阻礙了科學的品類管理機制的建立。

通過對采購管理調研訪談結果的分析得出，采購問題主要體現在頻繁缺貨的同時庫存量過大，商品積壓嚴重。造成此問題的癥結在于采購部門的盲目采購。具體原因可歸結為三點：

（一）過度依賴員工個人經驗

（二）責任心的不足

（三）缺乏健全的采購制度和流程體系的約束

根據以上分析可以得知，解決公司盲目采購的主要切入點主要是：建立涵蓋采購業務流程、供應商管理、采購績效管理以及采購成本控制的合理的制度化體系：提高采購管理的規范化、流程化程度。

二

下面從供應商評估選擇、采購風險控制、采購績效管理、采購成本控制四個方面來分析改善現有采購業務流程的方法。

（一）供應商評估選擇

1.供應商評估維度

企業必須確定供應商評價維度，建立實質性的目標，供應商的評價和選擇是企業自身的業務流程重新梳理的過程。在選擇供應商之前，將對供應商進行全面的、客觀的評估，并根掘可以量化的評估結果選擇供應商，堅決摒棄主觀喜好對供應商選擇的影響。大型醫藥企業A公司對供應商的評估主要從價格與費用、產品質量、交貨情況、服務水平及綜合管理水平這五個維度著手。

2.供應商評估分級

供應商的評估維度確定之后，將每年定期進行評估。供應商評審人員應本著公平、公正、客觀的原則進行等級評估，以促進供應商之間的良性競爭，提高供應商質量。公司根據分級結果對供應商進行相應的關系維護管理，保證穩定的供需關系。

3.供應商選擇流程

供應商選擇是企業經營流程中的重要一環，是采購管理工作中的重要內容，也是建立供應鏈合作、聯盟甚至戰略合作伙伴關系的基礎。大型醫藥企業A公司對供應商的選擇，遵循了如下幾條基本原則。交叉性：藥店原有藥品品種與供應商的品種進行交叉組合；合理性：每一個品種選擇1～3個供應商，一個供應商所供的產品占經營品種最多不能超過七成，否則就會造成對供應商的極度依賴：多樣性：按照同種或同類藥品的價格不同來選擇不同的供應商；特殊性：重視強有力的單一藥品品種并且能夠大批供貨的供應商；發展性：隨著連鎖的發展，要淘汰不良的供應商，以保證連鎖的快速發展。

（二）采購風險控制

A公司的采購風險管理策略主要有預防風險、回避風險、減輕風險、轉移風險、應急措施和自擔風險六個方面。

通過科學的采購績效衡量體系來評價采購績效，運用適合的績效評價方法引導采購人員的行為，對采購與供應管理工作有重要意義。采購活動中牽涉大量的資金流和信息流，所以應該采用具有傾向性、主動性的積極評價方法，從多方面進行采購績效評價，有效衡量采購活動對企業戰略目標的貢獻和對采購計劃執行的控制力度。以事前控制和事后監督的思路來考核管控采購工作。

結合大型醫藥企業A公司的現狀，選擇運用平衡計分卡的理念來進行采購績效管理的框架設計。也就是通過財務、客戶、內部流程以及學習發展這四個方面的指標之間相互驅動的因果關系展現組織的戰略軌跡，從推進戰略到執行的隹度實現績效持續改進。在采購績效評價實施中采用平衡計分卡，保證了績效管理的目標以企業戰略目標為指導，并有效平衡財務指標與非財務指標考核方法之間的關系，能夠實現以績效管理驅動戰略推進的目標。

A公司對采購績效具體的考核項目建議這樣設定：從財務角度重點考慮四個方面，即可度量的采購成本節約、價格變化趨勢和價格指數之間的對比、所采購商品占有的總成本和單筆交易成本以及采購預算執行情況的考核；從客戶角度重點考慮四個方面，即與所采購的商品有關的消費者投訴次數和影響強度、內部客戶（即連鎖門店）的滿意程度、組建跨職能部門的小組考核部門協調情況以及評估和選擇供應商工作的執行情況；從內部業務流程角度主要考慮四個方面，即供應商的集中度、滿足優秀供應商要求的比例、采購過程的及時情況以及采購訂單的平均價值；從學習與成長角度主要考慮三個方面，即培訓完成情況及完成質量考核、部門之間分享的高效工作方法及業務流程改進、人員滿意度和人員流失率考核。

三

為了實現對采購成本的有效控制，首先在制度設計層面明確采購程序，以提高采購效率和質量。在采購制度的設計上，明確職責分工和審批權限，通過分權制衡的方式來嚴格控制采購價格。根據自身情況特點，大型醫藥企業A公司在對采購成本進行控制的過程中納入對信息收集匯總、采購申請、采購計劃、詢價、供應商談判、簽訂合同、采購訂單、貨款結算等業務過程的控制，其關鍵目的在于確定最優的采購價格、確定合理的采購訂貨量、實行嚴格合理的采購付款控制。

（一）采購計劃部門及時匯總需求信息，然后對不同的采購方式，如招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等，進行對比，找出成本最低的采購形式組合，以達到降低采購成本的目的。

（二）針對不同類別商品建立起規范的采購定價流程。該流程的核心內容是廣泛采用詢價、比價、估價、議價等方式，合理確定采購價格。在詢價方面，采購部人員利用網絡信息、行業協會、市場采價等多種渠道，快速獲取市場最高價、最低價、一般價格三類信息，以保障采購詢價效率；在比價方面，采購部分析供應商的報價，建立比價體系；在估價方面，應成立估價小組（由采購人員、分店人員、財務人員組成），自行估算出較為準確的底價；在議價方面，應根據底價資料、市場行情、采購量大小和付款條件等因素與供應商商議出合理的價格。

采購業務改進后，在采購量的控制上比以往需更加謹慎，在常規采購方面嚴格遵守計算機系統自動計算出的補貨量，做到及時、保質保量采購。在非常規采購方面，采購人員在充分研究同期采購歷史數據的情況下，結合銷售計劃，并根據內外環境變化借助歷史經驗并開始應用數學預測模型等科學方法來確定采購量。

（三）采購入庫以及結款控制。業務流程改進之后，采購到的商品入庫之前，必須經過嚴格檢驗，檢驗不合格則倉儲部有權拒絕入庫；采購結款過程中，還對結款是否預算、雙方賬目往來是否清楚、是否已經審批等條件嚴格檢查。通過上述制度層面的約束，A公司基本上可以保證對采購成本控制的有效性。