簡談如何提高銀行檔案工作的服務(wù)功效

賈東暉

摘要：指出了銀行檔案工作是銀行經(jīng)營管理活動中不可分割的重要組成部分，分析了銀行檔案工作中存在的問題，并從更新完善檔案文件資料歸檔范圍；規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理制度；全面推進(jìn)依法治檔；加強對檔案工作的指導(dǎo)和檢查；重視檔案安全管理；檔案資料移交入庫嚴(yán)格審驗把關(guān)；檔案信息化建設(shè)及創(chuàng)造良好的庫房條件等方面提出了如何提高銀行檔案工作的服務(wù)功效。

關(guān)鍵詞：銀行檔案；檔案工作；檔案服務(wù)

引言：

規(guī)范的檔案管理只有與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護(hù)銀行和客戶權(quán)益、打擊經(jīng)濟犯罪、防范金融風(fēng)險、促進(jìn)經(jīng)濟和社會發(fā)展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。檔案工作在銀行各項業(yè)務(wù)發(fā)展中，如何能充分發(fā)揮服務(wù)功效，使檔案管理工作能夠走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。

一、現(xiàn)在銀行檔案管理工作中存在的問題

重視程度不夠。當(dāng)前，不少銀行對檔案管理工作的重視程度都不高，導(dǎo)致銀行檔案工作的服務(wù)功效不能更好地發(fā)揮。部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業(yè)務(wù)、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達(dá)標(biāo)、具有保存價值的檔案不按規(guī)定歸檔等現(xiàn)象。多年以來，重視業(yè)務(wù)發(fā)展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經(jīng)常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應(yīng)付檔案工作。

（一）檔案管理意識不夠強

在當(dāng)前的銀行檔案管理工作中，由于部分領(lǐng)導(dǎo)和人員在檔案管理工作方面的觀念較為落后，意識較差，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠充分發(fā)揮自身作用。銀行的檔案管理所涉及到的內(nèi)容比較多，包括銀行人員資料、業(yè)務(wù)等方面的信息，能夠為工作人員提供歷史檔案數(shù)據(jù)信息，具備很高的價值。做好檔案管理工作，對銀行工作的正常推進(jìn)和突發(fā)性問題的解決有很大的幫助，但目前在這方面顯然還需要進(jìn)一步加強。

（二）銀行檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

鑒于以上兩點，銀行檔案管理工作在不被足夠重視的情況下，部分銀行檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不夠高。在信息搜集和信息資料歸納整理方面還存在不足。這導(dǎo)致檔案管理工作為銀行其他業(yè)務(wù)的幫助有限，甚至有一定的局限性。同時，由于不被重視，一些業(yè)務(wù)水平較好的專業(yè)人才工作積極性不高，甚至萌生去意，造成人才流失，影響檔案管理工作。因此，加強銀行檔案管理人員的培訓(xùn)顯得很有必要。

二、提高銀行檔案工作服務(wù)功效的解決方案

（一）適度調(diào)整檔案管理員的工作量

適度調(diào)整檔案管理員的工作，適度取消多項非檔案類兼職工作。加強檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)。

（二）提高檔案工作的重視程度

1.更新完善銀行檔案

更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當(dāng)前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題2012年12月，國家檔案局頒發(fā)10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)制定適合本企業(yè)實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進(jìn)一步規(guī)范文件材料的歸檔工作，做到“應(yīng)歸盡歸”、“應(yīng)收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經(jīng)發(fā)文，新疆區(qū)分行已通過總行審核，將于近期發(fā)文。

2.規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理制度

在銀行發(fā)展過程中，會產(chǎn)生各門類專業(yè)檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規(guī)范、便于利用，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進(jìn)一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規(guī)范管理檔案。

3.全面推進(jìn)依法治檔

在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監(jiān)督指導(dǎo)，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責(zé)任等方式，嚴(yán)肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀(jì)案件。建立完善檢查情況通報和責(zé)任追究制度，對違反檔案法律法規(guī)的行為依法追究責(zé)任。

4.加強對檔案工作的指導(dǎo)和檢查

檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導(dǎo)力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導(dǎo)，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導(dǎo)人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進(jìn)行科學(xué)的分類整理，扎扎實實做好基礎(chǔ)工作，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。

5.重視檔案安全管理

近年來，重大自然災(zāi)害、社會突發(fā)事件給檔案工作以慘痛教訓(xùn)。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設(shè)置于同等重要的位置。首先從承重達(dá)標(biāo)等庫房安全及周邊環(huán)境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環(huán)節(jié)中的絕對安全。建立預(yù)先防范機制，提前做好防范和應(yīng)對自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)因素毀壞的各種準(zhǔn)備，建立應(yīng)急反應(yīng)機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質(zhì)備份工作，充分利用檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化 等方法，形成不同載體形式的多套備份。

6.嚴(yán)格審驗把關(guān)移交入庫檔案資料

檔案資料移交入庫的審驗標(biāo)準(zhǔn)重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整；審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；審核文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象；審核聲像和電子檔案是否規(guī)范且有效等。這些標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格執(zhí)行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責(zé)。在檔案資料移交入庫的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對歸檔資料進(jìn)行再次審核，嚴(yán)格執(zhí)行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規(guī)范管理起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，為整個銀 行信息資料安全、完整保存履行職責(zé)。

結(jié)束語：

銀行檔案工作是銀行工作中不可缺少的組成。提高其服務(wù)功效，能夠?qū)︺y行的服務(wù)質(zhì)量起到提升作用，更好地推動銀行發(fā)展。盡管目前的銀行檔案工作中還存在這一些問題，但隨著各方對該項工作重視程度的加強，將進(jìn)一步地完善它，并由此收到良好的效果。

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