公共圖書館人力資源信息管理系統需求分析和總體設計

摘要：文章以公共圖書館人力資源管理的實際需求為著力點，抓住主要矛盾，從人員信息、工資、考勤、績效、檔案管理等5個方面入手，對目前圖書館人力資源管理系統需求做了詳盡的分析，并簡單闡述了公共圖書館人力資源管理系統總體設計方向。本系統嚴格按照MVC模式設計，采用典型的J2EE三層架構，這種架構的優勢在于支持異構環境的同時，可高度伸縮，一旦部署到可靠的操作系統中，便支持長期的可用性。

關鍵詞：公共圖書館；人力資源信息管理系統；MVC框架；J2EE三層架構

一、人力資源信息管理系統的重要性

人力資源信息管理系統是一種典型的信息管理系統。在“互聯網+”時代，管理系統是實現信息數字化不可或缺的一部分。它的內容對于企事業單位的決策者和管理者來說都至關重要，所以人力資源信息管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。一直以來人們使用傳統人工的方式管理檔案，這種管理方式存在著許多缺點。如：效率低、保密性差。時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。因此，隨著單位的狀大和發展，傳統的管理方式已不再適應用人單位的需要。而使用計算機對人力資源進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高企事業單位人力資源信息管理工作的效率，是企事業單位人力資源管理部門的科學化、正規化管理的重要途徑，也是企事業單位與世界接軌的重要途徑[1]。本文主要根據公共圖書館人力資源管理需求而設計的信息管理系統。

二、公共圖書館人力資源管理需求分析

（一）人員信息管理

公共圖書館一般情況下屬于中小型事業單位，人員編制數量變動不大，主要涉及到人員信息增加，人員信息修改，人員信息查詢，人員退休、減少等其他情況。該模塊需要實現在職職工和離退休職工增、刪、改、查的基礎功能，能夠將員工個人的基本信息輸入至系統，并且具備導出、打印功能，以便于制作職工花名冊和精準統計單位人員信息。

（二）人員工資管理

由于一般單位會有專門的工資管理軟件，所以此處的工資模塊的需求主要在統計上面，填寫員工工資基本信息情況，對員工信息表實現查詢、修改、打印等功能，每月月初生成上月工資月統計報表，每年年初對上一年度員工的收入進行多方位分析，按照人員類型，人員級別，工作年限，等多個方面生成年度工資報表，并具備導出、打印等功能。

（三）考勤信息管理

公共圖書館屬于公益性文化事業單位，大部分已實現365天全年免費開放，職工會存在多種上班模式如：倒班、行政班、白班、夜班等。這樣一來該模塊需要提前設置好上班類別，按照實際上班情況將工作人員分別歸類，職工每月的出勤情況由主任上報系統，用來生成、打印每月的考勤統計報表。對職工休假提供相應的統計，查詢，打印等功能。

（四）績效考核管理

績效考核是人力資源管理的重要組成部分，這里預使用360度績效評估方法，從自己、領導、下屬、同事四個角色來評價考核個人績效。使用目標管理考核辦法，根據上一個考核周期目標完成結果，確定本期考核目標，自上至下逐步分解考核目標，并就考核標準和如何測量達成共識。考核期結束后，根據實際績效水平與績效目標相比較，確定考核等級。不同權限的用戶登錄該模塊分別對自己、同事、領導等作出評價，系統統計數據并分析，用以給出一個更為科學合理的考核數據。

（五）檔案信息化管理

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。人事檔案具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、機密性等特征。檔案丟失會影響到入黨、升學等，影響自己評定職稱、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續辦理，也會影響到自己出國留學[2]。因此紙質檔案的重要性不言而喻。但紙質檔案在人員流動的過程中出現遺失的可能性是存在的，為方便檔案查詢、管理。這里可將人員檔案掃描按照不同模塊歸檔，由專人負責。數字化后的檔案數據會存在泄漏風險，適當的防護措施能夠大大降低泄漏的概率。

三、系統總體設計

（一）人員信息管理模塊

1.人員信息輸入：提供信息輸入界面，內容包含員工人事、工資等多方面信息，信息管理員享有增刪改查的功能。

2.人員信息查詢：在查詢框中輸入人員名字、身份證號、工資、學歷等，可進行模糊查詢，將所有相關信息羅列出來。職工個人登錄后只能顯示個人信息，管理員可進行全面查詢。

3.人員信息導出：根據需要將符合查詢條件的查詢結果導出EXCEL表格或直接打印，以便于在最短的時間內制作單位職工花名冊

（二）人員工資管理模塊

1.人員工資信息輸入：按月份、工資結構錄入每個員工的工資信息，以河南省圖書館為例，工資結構包含崗位工資、薪級工資、保留福補、績效等4方面。

2.人員工資信息導出：提供人員工資信息導出功能（包含EXCEL表格導出），每月月底生成人員工資月報表，年底生成本年年度工資報表，從崗位，薪級等方面分別生成報表數據，以圖像化的形式顯示。并統計員工個人年度月平均工資、單位年度月平均工資等，以便于進行每年各類保險基數申報和審核工作的進行。

（三）考勤信息管理

1.機械考勤數據輸入：以河南省圖書館為例，為規范考勤實行指紋和人臉打卡機，進行考勤，打卡機一般具備導出數據功能，為對接考勤數據，提供數據導入功能，由專人負責。

2.手動考勤數據輸入：為確?？记跀祿蚀_性，由主任每月匯總手動填報其部室考勤數據。

3.對比分析考勤數據：提取機械考勤數據和手動輸入數據，對比分析，為不同的部室反饋考勤對比分析結果，以糾正考勤數據，確認后得到最終考勤數據，用于年終考勤數據匯總。

（四）績效考核管理

1.績效考核：不同權限用戶登錄管理系統，根據系統提示，在固定周期起始設立目標，所有人可見，在周期結束時，運用360度績效考核辦法確立考核等級。

2.對比分析：提取考核數據，按照不同權限用戶在考核過程中所占的比重，確定考核結果，生成年終考核數據表。

（五）人事檔案管理模塊

利用數字縮微技術將紙質檔案文件通過專用設備轉換為圖像文件，人事檔案管理員以特定用戶登錄，（下轉第089頁）（上接第082頁）將圖片按照檔案管理十大分類存儲在個人名下，并為每個分類建立檢索目錄，為后期的查詢工作做準備。

四、系統數據庫設計

本系統內使用MySQL關系型數據庫，以便滿足每個數據結構中的每個數據項的存儲要求，訪問方法、存取單位、存取的物理關系（索引、設備、存儲區域）、設計考慮和保密條件。MySQL是一個多用戶、多線程的SQL數據庫，是一個客戶機/服務器結構的應用，它由一個服務器守護程序mysql和很多不同的客戶程序和庫組成。它是目前市場上運行最快的 SQL（Structured Query Language結構化查詢語言）數據庫之一，它提供了其它數據庫少有的編程工具，而且MySQL對于商業和個人用戶是免費的。數據庫是一個程序開發的核心部分，數據庫表間關系的設計必須能夠完整清晰呈現所要管理的信息，而且表結構的劃分合理與否，將直接影響到軟件開發的效率、軟件的擴張性和日后數據的管理，所以必須清楚每一功能模塊要操縱的數據，以及數據間的相互關系，然后建立數據表。

（一）數據庫表設計

考慮設計數據存儲結構要盡可能提高數據組織的相對獨立性，簡化其結構，以降低數據的維護成本，本系統總共設計了6張表，其中包括員工基本信息表（Person）用于保存員工最基本的人事信息及家庭關系，員工職務表（Post）用于保存員工自工作以來職務變化情況和現任職務情況，工資數據表（Salary）用于保存相應職務對應的工資數據，考勤信息表（Attendance）用于保存員工日常出勤情況、請休假天數等，績效考核表（Achievements）用于保存領導、同事、下屬、個人等的考核評定情況，檔案信息表（Archives）用于個人人事檔案中縮微數字化的圖片資料。表的設計嚴格按照數據庫的規范，保證數據的完整性，數據的結構層次分明，盡量減少數據冗余。

五、系統實現過程中需要注意的問題

在系統開發過程中，需要注意以下4個方面的問題： 一是系統的說明文檔，本系統是一個需要全體員工都能熟練操作的軟件，面對的人群年齡范圍較為廣闊，涉及到自青年、中年、老年三類人群，完整的使用說明能夠給用戶帶來更好的體驗，及時快速的了解系統的各項使用功能，減少錯誤操作，不僅給開發人員帶來方便也極大的方便了用戶，所以在開發本系統中，說明文檔要成為后續工作不容忽視的一塊。對于不易操作的地方添加詳盡的說明文檔[3]。二是系統的測試，軟件測試是軟件開發的一項例行性工作，軟件測試時可大范圍邀請圖書館不同年齡段、不同操作身份的人員、錄入真實數據后進行測試。在測試的過程中不僅能夠真實再現程序中存在的問題，使得大量錯誤得到了改正，同時保證了錄入數據的規范統一和數據統計的準確性。三是與人事工資系統、考勤系統等的接口問題，即數據共享問題。作為圖書館管理系統的一個子系統，許多數據是可以直接從類似信息的軟件系統中導入，同時也提供圖書館人力資源管理系統的數據輸出，設計時必須考慮到數據結構、數據一致性等問題。四是系統信息安全問題。公共圖書館人力資源管理系統包含的個人信息較為集中且涉及的面比較廣，數據庫的信息對特定的用戶有特定的保密要求，不僅對外界網絡，對內部人員設定相應的安全機制是必不可少。

六、結語

人力資源管理信息系統在公共圖書館界的應用是公共圖書館適應“互聯網+”時代的具體表現，也是公共圖書館管理轉型的必經之路。計算機軟件的加入可將紙質的信息電子化后及時傳送給相關人員，保證了信息的上傳下達，提高了管理的實效性，同時使管理更加人性化，數據更加科學化。能夠實現管理數據的規范、完整和統一，實現同一數據的一次存入，多次使用，減少重復，保證數據的唯一性，并能實現數據及時更新，保持其可靠狀態，為管理人員從事信息分析、判斷創造了條件。

參考文獻：

[1]孫兵.農村社區圖書館人事管理信息系統分析與設計[J].安徽農業科學，2011（1）：475-477

[2]江帆.人事檔案解析[J].蘭臺世界：上旬，2015（6）：30

[3]彭文強.圖書館人力資源管理信息系統的統計與應用[A].中華醫學會第十五次全國醫學信息學術會議論文匯編[C]，2009：44-45

作者簡介：萬真真，女，1990年生，河南省圖書館助理館員。