主動融入和服務全省改革發展大局
——部分檔案局（館）“最多跑一次”事項電子化歸檔和數字檔案館建設工作介紹

編者按：“最多跑一次”改革是政府自身改革的再推進再深化，是撬動各方面改革的總牽引。全省檔案部門服務“最多跑一次”改革，既是檔案工作服務大局的重要舉措，也是實現自身轉型發展的重要途徑。隨著我省“最多跑一次”改革的不斷深化和政府數字化轉型的加快推進，檔案工作迎來了新的機遇和挑戰。各級檔案部門把握機遇、直面挑戰，以檔案工作“三個走向”為根本遵循，主動融入數字政府建設，加快檔案工作數字轉型，進一步深化推進全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作和數字檔案館（室）建設，推動檔案工作全面融入和服務我省改革發展大局。6月14日，全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作暨數字檔案館建設推進會在新昌縣召開，衢州市、麗水市、德清縣、嘉善縣、新昌縣檔案部門介紹了相關工作經驗，現總結如下，以饗讀者。

衢州：“四個強化”推進八大類事項電子化歸檔

2018年，衢州市在“最多跑一次”改革試點的基礎上，著力打造“最多跑一次”改革示范市和現代基層治理體系建設示范市。衢州市檔案局乘勢而上、順勢而為，加快推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，根據省檔案局今年電子化歸檔的新要求，開展了政務服務網八大類權力事項電子化歸檔試點工作。

一、強化機制保障，推進試點工作專班運營

局黨組將試點工作作為全局年度重點工作任務的“一號工程”，明確全市檔案系統要切實從思想和行動上統一到服務這項重要工作部署上來，組建專班隊伍，扎實做好試點工作，努力為全省提供可復制的經驗樣本；多次召開黨組會議進行專題研究，形成了主要領導親自抓、分管領導具體抓的強有力工作機制；召開全市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作現場會，明確“一把手”負責制；建立“跟班學習、通報督查、溝通聯絡”三大機制，實行每周一報送、每月一通報、每季一督查，及時通報進度、查擺問題、督促落實，將工作任務、進度、問題、難點及時發布，為試點工作的推進提供了制度保障。

二、強化政策先導，積極參與各單位權力事項試點工作

2018年2月，市“兩辦”印發了《深化“最多跑一次”改革，全面推進政務服務“無差別受理”實施方案》，將市檔案局納入牽頭單位，明確以檔案信息資源、政務數據為驅動，建設檔案整合類政務服務大系統。這成為市檔案局推進試點工作的有力保障。市檔案局緊抓方案印發這一有利契機，加快推進檔案信息資源整合，建設全市檔案信息資源庫，形成規范統一、數據驅動、共享共建、協同創新的“檔案信息資源服務”建設模式。同時市檔案局主動出擊，積極參與住建、規劃、國土、公積金等單位的試點工作，先后參與了“施工圖聯審”、“測驗合一”、不動產登記和公積金“無證辦理”等“最多跑一次”新建項目電子化歸檔規范標準的制定和模塊開發的討論，并將“歸檔要求”等內容寫入了相關單位的實施細則中。

三、強化項目統籌，助力全市試點軟件平臺建設

市檔案局于今年年初完成了“電子文件歸檔處理系統”的開發部署工作，并開展了行政許可事項的歸檔接收，已接收25家單位255個事項27696條28.71GB的歸檔數據；根據試點工作安排，近期又針對八大類權力事項1.1萬條數據開展試點打包接收。在做好市本級項目的同時，市檔案局始終堅持“市縣一盤棋”“規劃一張圖”，同步推進八大類權力事項電子化歸檔工作。專門兩次召開項目推進協調會，召集各縣（市、區）檔案局一把手、分管領導集中會談，統一思想、分解任務、壓實責任，以“咬定青山不放松”的韌勁，努力啃下“硬骨頭”。隨后趁熱打鐵、加強統籌協調，指導各地編寫可行性報告、編排軟硬件預算等，推動各縣（市、區）檔案局項目立項。目前，衢州所轄六個縣（市、區）已全部啟動項目建設，部分縣（市、區）資金經市檔案局與財政對接，實現審批加速、資金加倍。

四、強化以點帶面，全面鋪開歸檔試點工作

市檔案局在前期試點的基礎上，以點擴面，積極參與市公積金、市不動產中心、市規劃局等單位自建系統歸檔模塊的論證、測試和驗收。近期因為事項變更大、人員更換多、軟件平臺更新等原因，市檔案局與市行政服務中心重新對事項進行梳理，并確定預歸檔操作人員，同時通過集體培訓、遠程授課、視頻錄制等方式，及時將新要求新標準新方法第一時間傳遞給各縣（市、區）。針對衢江區、開化縣等地技術力量薄弱情況，組建專家隊伍，下沉基層一線，開展現場輔導，掃清政策盲點和技術盲區，“多跑N次”換來基層干部少跑或不跑。通過以點帶面、市縣聯動的“地毯式鋪開”工作方法，實現了八大類權力事項電子化歸檔工作的全覆蓋和縱深推進。

通過近半年的摸索與實踐，八大類權力事項電子化歸檔工作率先在衢州邁開了步子、起了好頭。下一步，我們將加緊加快抓好項目實施，保質保量完成試點工作任務，通過努力為全省提供經驗和樣本，為全省“最多跑一次”改革貢獻“衢州檔案力量”。 （本文執筆：衢州市檔案局 何志華）

麗水：確立建設模式，抓好系統建設，加強督查考核

一、及時溝通匯報，將電子化歸檔工作納入全市“最多跑一次”改革基礎性工作、納入部門督查考核內容

去年全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會召開之后，麗水市檔案局及時向市政府領導匯報并與市審管辦溝通，把省政府確定的工作目標、完成時限進行分解，并提出落實意見。一是市政府成立“跑改辦”，市檔案局作為五個牽頭單位之一。二是確定“最多跑一次”電子檔案歸檔模塊建設業主，明確電子檔案歸檔模塊業主單位為市審管辦。在全市統一建設的行政審批系統上增加歸檔功能，經費由市審管辦承擔，市檔案局負責業務需求和技術培訓工作。歸檔模塊在一個半月內建成并投入使用。三是將電子檔案歸檔工作納入部門考核，每月對有行政權力事項的部門進行督查評分，推動部門“最多跑一次”電子檔案的歸檔率。四是召開全市“最多跑一次”電子檔案歸檔工作會議，并每季度由“跑改辦”召開“最多跑一次”改革點評會議。市檔案局作為牽頭單位之一，對各部門、各縣“最多跑一次”電子檔案歸檔工作進行點評。通過2017年下半年的努力，全市預歸檔行政許可電子檔案共10余萬件。

二、市縣聯建，通過“1+10+N”模式建設機關數字檔案室系統

2013年，麗水市全面開通“1+9+N”模式的機關數字檔案協同管理系統，有850多個機關事業單位用戶、歸檔電子公文1200萬件。同時，全市9縣（市、區）除1個縣外，8個縣數字檔案館系統為市檔案館協調采購或自行采購的同一套系統，這為全市統一升級、改造建設電子檔案統一管理平臺和數字檔案館系統創造了有利條件。

2017年底，市檔案局以“1+10+N”的模式（增加開發區），通過市本級公開招標、各縣市依據市本級公開招標的結果組織單一來源采購，集中全市財力采購“最多跑一次”電子文件歸檔和利用系統。同時對標國家級數字檔案館測評標準，對市、縣、開發區數字檔案館系統進行全面升級改造。

經濟欠發達地區采用市縣聯建的方式具有如下優勢：一是節約資金。通過公開招標這一單一來源采購的方式，市本級數字檔案館、數字檔案室系統開發投入為180萬元，縣市負擔65萬元，即可建成各部門、鄉鎮共建共享的機關數字檔案室系統，實現電子公文、政務服務網電子檔案歸檔、格式轉換、移交和利用；還能實現其他室藏檔案統一管理和區域內電子檔案數據保全。二是克服人才短缺的短板。麗水市作為經濟欠發達地區，難以留住專業技術人才；通過市縣聯建的方式可以集中市、縣檔案業務專家的智慧，使工作不因人才短缺而停滯。三是邊開發邊培訓。項目需求提出、分項功能驗收的過程，實際上就是人員培訓的過程。麗水市根據項目開發進度定期組織縣市技術人員參與系統測試和公項驗收工作，在實踐中提升工作人員業務水平。

三、抓好規范建設，一個標準管到底

抓好系統建設、實現共建共享，關鍵在于打通各部門應用系統之間歸檔和利用接口，打破市、縣之間數據壁壘。

一是利用參與國家檔案局歸口的國家標準《黨政機關電子公文歸檔規范》測試的機遇，抓好電子公文的規范管理工作。二是以課題研究推動“最多跑一次”電子檔案規范化管理，申報國家檔案局課題《OFD格式封裝“最多跑一次”電子檔案的可靠性研究與實踐》，在電子檔案統一管理平臺建設中，將歸檔的電子檔案參照《黨政機關電子公文歸檔規范（草案）》模式，封裝成OFD格式。三是研究制定“最多跑一次”電子檔案歸檔技術規范，根據“一證通辦”的工作需要，市檔案局制定了《麗水市“一證通辦”電子檔案交換數據規范》。

同時，為規范“最多跑一次”電子檔案的管理、最終實現各部門歸檔的電子檔案市域共享（市、縣、鄉鎮三級共享），市檔案局正在編制《“最多跑一次”電子檔案元數據方案》，先行先試先出地方標準，并力爭與其他和“最多跑一次”改革相關的地方標準構成完整的地方標準體系。（本文執筆：麗水市檔案局 朱悅華）

德清：重點推進檔案數據交換共享

一、助力改革，做好電子文件歸檔和電子檔案數據交換共享前期準備工作

德清縣于2017年10月著手開展電子文件管理統一平臺建設，同時將數字檔案館系統的升級完善一并納入到建設工作中，于2018年2月完成平臺搭建，共投入資金180萬元。電子化歸檔作為服務“最多跑一次”改革的重要基礎性工作，縣委、縣政府高度重視，要求縣“跑改辦”、縣行政服務中心、縣大數據管理中心配合縣檔案局做好電子文件歸檔硬件資源配置、辦件流程梳理及窗口辦件材料確認等工作。省檔案局對我縣開展電子化歸檔及電子檔案交換平臺試點工作也非常重視和關注，專門組隊來德清調研電子文件歸檔與交換共享試點工作，要求縣檔案局要準確把握開展政務服務網電子文件歸檔和電子檔案數據交換共享平臺試點任務的重要意義，加快配套項目實施、完善工作機制，助推全省“最多跑一次”改革。

二、制定方案，明確電子文件歸檔和電子檔案數據交換共享的任務和要求

縣檔案局把政務服務網電子文件歸檔及數據交換共享工作作為年度重點任務，多次進行專題研究，并以協作組活動形式對接“涉跑”部門，形成試點工作初步方案。縣檔案局明確了“一個數據接收點、政務電子文件如何歸檔及向檔案館移交、數據交換形式”三大重點，搭建了基于浙江政務服務網業務辦理環節的電子文件預歸檔模塊、面向各機關單位的電子文件歸檔移交統一平臺、面向檔案館的政務服務網電子檔案長久保存和共享利用平臺，部署并對接了省檔案局電子檔案數據交換平臺，確定了具體試點任務和工作節點。4月16日，省、縣間檔案數據交換平臺數據接口調通，縣檔案局、縣國土局測試數據推送成功。

三、合力協作，抓好檔案數據交換共享的實施

為確保試點工作落地，縣檔案局主要做好以下幾方面工作：一是確定檔案數據交換共享實施試點單位。縣檔案局在前期實施電子文件歸檔的基礎上，確定先以涉民、涉外且每年產生一定數量電子文件的縣農業局、縣商務局為電子化歸檔與檔案數據交換試點單位。同時組織縣行政服務中心、縣大數據管理中心、縣“跑改辦”等政務服務網電子文件歸檔與數據交換工作組成員單位進行技術對接交底，明確各自職責，并就數據交換形式、數據交換流程等迫切需要解決的問題進行討論協商。二是積極爭取開展試點的軟硬件設施設備。縣檔案局積極聯合縣行政服務中心、縣“跑改辦”向縣大數據管理中心申請政務云資源，滿足政務服務網電子文件歸檔與數據交換實施工作需求。三是全面部署試點工作任務。縣檔案局召開全縣電子檔案數據交換工作部署會，邀請“涉跑”事項有關單位檔案工作人員、窗口辦件人員參會，主動對接各單位業務審批事項，加快試點工作進度；主動出擊，規范和優化縣級單位政務服務辦理及電子化歸檔工作，落實好歸檔配置、明確歸檔工作要求；編印《“最多跑一次”事項電子化歸檔操作手冊》，讓電子化歸檔工作成為“最多跑一次”改革的重要支撐。部署2018年度全縣“最多跑一次”事項電子化歸檔工作任務，加快推進試點工作進度，由點及面推動全縣“涉跑”單位開展電子化歸檔與數據交換工作。至今年5月，歸檔數據已完成與電子檔案數據交換平臺的交換對接；政務服務網“最多跑一次”事項辦件數為2264、電子檔案數據交換平臺歸檔數為1333、電子文件歸檔與接收平臺正式歸檔數為854且全部合格。

下一步，縣檔案局將加快推進試點工作：一是盡快完成全縣政務服務網電子文件在線歸檔與數據交換工作；二是起草政務服務網電子文件歸檔接收、電子檔案數據交換等操作細則；三是進一步完善系統及配套軟件的調試對接工作；四是啟動企業投資項目在線審批平臺電子文件歸檔工作。（本文執筆：德清縣檔案局 方康順）

嘉善：“五重五抓”加強數字檔案館測試評估

一、重統籌，抓謀劃實施

在數字檔案館測試具備基本條件的基礎上，縣檔案局從測試申報著眼，提前做好測試申報準備，先行納入省檔案局計劃和國家檔案局“排隊”行列；從擬定方案著手，圍繞測試通過目標制定了詳細的工作方案，以9月底為限倒排時間，并制定了國家檔案局預檢、專家組測試兩個關鍵階段的具體方案；從協調落實著力，成立縣檔案局測試工作領導小組，局領導班子進行分工，落實指標體系“五大版塊”6名主要人員以及每一版塊的人員責任分工，并根據不同階段的工作實際，分清輕重緩急、理清先行后續，舉全局之力保障各項工作有序實施。

二、重問題，抓整改落實

縣檔案局堅持標準導向，對照系統測試指標，逐項逐點進行反復自查自糾。堅持問題導向，提前做好具體問題尤其是難點問題的請示準備，特別是測試指標理解不統一的問題。堅持效果導向，以不失分、少扣分、得高分、爭示范為總要求，圍繞省檔案局、嘉興市檔案局檢查和國家檔案局預檢指出的問題，采取問題清單式分解、倒計時落實、銷號制管理和會商制協調的措施，對能夠解決的問題，落實責任人員倒計時解決；對確實難以解決的問題，做好解釋準備。

三、重臺賬，抓規范統一

一抓基礎資料收集。在省檔案局、市檔案局檢查評估前，重點收集好靜態臺賬資料；在國家檔案局預檢和專家組測試前，完成全部動態臺賬資料和靜態臺賬資料準備的工作。二抓臺賬分類管理。主要臺賬細分為基礎設施、系統功能、檔案資源、保障體系、服務績效和制度建設六大類，按照統一整理、統一格式、統一印制的要求制作成冊；輔助臺賬作為主要臺賬的重要補充，做好對應分類、統一裝合存放工作。三抓臺賬完成進度。專家組測試前，縣檔案局提前1個月明確各項準備工作到位的截止日期，并提前做好系統更新維護、資料口徑統一、特色亮點提煉等工作，全面固化各類資料尤其是動態資料。

四、重預檢，抓評估準入

能否通過國家檔案局的預檢是測試能否進入準入環節的關鍵。在省檔案局、市檔案局的指導下，縣檔案局穩妥有序地對數字檔案館測試準入的“四個一票否決”情形進行了重點自查。對于建立館藏文件級全部目錄的要求，強化系統數據抽查比對和數據導入精準到位工作；對于館藏紙質檔案數字化率70%以上的要求，重點做好數據統計核實工作，數字化率達到了95%以上；對于電子檔案接收的要求，對三家試點單位數據進行再接收再整理；對于杜絕數據安全隱患的要求，針對物理安全、網絡安全、數據安全、系統安全、應用安全等進行大檢查，并就涉密數據進行大排查。

五、重測試，抓現場管理

一是做好場所準備。縣檔案局把專家測試場所分為會議區域、測試區域和其他區域，其中會議區域、測試區域集中在會議室，方便進行集中測試；會議區域用于情況匯報、專家交流、形成測試結果等；測試區域分別設置了局域網、政務網、互聯網和臺賬資料“四個區塊”；其他區域包括庫房調卷、機房和數字化加工場檢查等，均落實人員負責規范操作。二是配合測試進行。根據專家的分組和分工，對應配備了6名工作人員協助專家測試。三是落實保障措施。高度重視專家測試中的細節管理，如堅決執行有關制度要求，包括進入機房必須穿鞋套和進行登記等、做好庫房調卷登記以及虛擬庫房上下架管理等，避免因制度執行不到位引起扣分；再如加強應急管理，召集了系統軟件開發商、機房設備維保商、數字化加工現場負責人等，要求他們保障系統、網絡、設備、供電、通信等安全運行，確保測試工作圓滿完成。（本文執筆：嘉善縣檔案局 夏盛）

新昌：高標準建成數字檔案平臺

新昌縣檔案局機房

近年來，新昌縣檔案局圍繞省委省政府“最多跑一次”改革決策部署，勇于創新、敢于突破，全面推進電子化歸檔，高標準建成數字檔案平臺，走出了一條具有新昌特色的數字檔案發展之路。

一、謀劃起點高遠

立足創新共享，高站位謀劃新昌數字檔案建設布局。一是抓好頂層設計。將數字檔案館創建、電子文件歸檔、檔案便民惠民服務進行一體化設計，納入一個框架整體實施，相繼建成了省內一流的數據中心、“四位一體”指揮中心、“六大系統”電子文件歸檔平臺。二是抓好自身轉型。多維度推進檔案服務轉型升級，由傳統服務向數字服務轉型，實現了“遠程查檔，近端出證”；由被動服務向主動服務推進，實現了通過手機微信平臺查閱惠民政策；由單體服務向共享服務跨越，全面建成電子文件統一管理平臺，實現了電子文件全流程在線移交歸檔。

二、規劃設計超前

突出需求導向，高標準配置軟硬件設施。一是留足發展空間。建成了B級機房標準的數據中心，由主機房、運營商機房、登記管理間、操作間、配電間、備品間等六大區域組成。數據中心預留了20個機柜的擴展空間，冷池一用一備，滿足未來幾十年數據增長需求。二是拓寬服務功能。以利用需求為導向，依托局域網、政務網、互聯網等“三網”，構建館藏、館室和微信公眾號等“三個平臺”，在對檔案收、管、存、用全流程數字化管理的基礎上，從原有的“太陽”發散模式轉型為“網格”模式，實現館室共享、室室共享和社會共享。

三、建設考慮周全

利用“國測”項目，寬領域推進數字檔案建設。一是項目建設與服務大局相統一。以五大惠民舉措助推“最多跑一次”工作，建成全省首家惠民政策查閱點，并同步開通“新昌檔案”微信公眾號惠民政策查閱功能，實現了惠民政策查閱“零跑腿”；“遠程查檔、近端出證”服務已覆蓋全縣16個鄉鎮（街道），實現了遠程查檔“少跑腿”，今年還在婚姻登記處設立查閱點；通過微信公眾號和館室檔案管理服務平臺，實現了館外查閱“最多跑一次”。二是項目建設與檔案安全相統一。建成“四位一體”指揮中心，整合電子文件實時歸檔監測、檔案庫室動態環境監測、視頻監控和消防控制等四項主要功能，特別是加強了電子文件實時歸檔監測功能，對電子文件預歸檔、歸檔和移交進館等重要節點進行實時監控，全面掌握全縣電子文件歸檔情況。

四、部門配合有力

借力部門聯動，多層面形成工作合力。一是主動借力。積極爭取縣“跑改辦”、縣大數據管理中心的支持，與縣“跑改辦”對接要求面上各單位使用統一權力運行系統辦理事項和進行電子化歸檔，并聯合召開在線預歸檔集中培訓；與縣大數據管理中心聯合完成了政務服務網電子文件預歸檔模塊開發和縣自建系統歸檔模塊配置；在縣大數據管理中心的支持下，協調解決自建系統與政務服務網不兼容等問題；對接系統軟件開發公司，不斷完善和優化系統功能，形成最優平臺搭建方案。二是主動溝通。與縣財政多次溝通，爭取專項資金保障，確保項目順利推進；到“最多跑一次”事項單位走訪調研，通過領導對接、溝通協調，解決了諸多問題，構建了部門配合的良好工作格局。

五、工作統籌協調

堅持齊頭并進，全方位提升新昌檔案影響力。一是交叉推進。緊盯目標，項目內各項工作聯動推進。如軟件和設備采購及機房改建兩大項目同招標；對表找短板和對標學先進相結合與硬件配置和軟件開發同進行；歸檔范圍、保管期限編制審核與歸檔平臺建設共推進，確保項目落地開花。二是協同發展。將“國測”項目和“最多跑一次”電子化歸檔工作列為縣檔案局的“一把手工程”，開展專題研究和專門部署，做到“三同步”，即同部署、同檢查、同考核，保障與其他工作緊密結合、同步開展。

六、“鐵軍”有所作為

注重上下聯動，高效能打造數字檔案建設“新昌樣本”。一是狠抓制度落實，強化執行力。成立項目領導小組、建立工作項目清單，明確時間節點、倒排工作任務，實行掛圖作戰、銷號管理；建立嚴格的督查機制，實行“一日一匯報、一周一督查、一月一考核”制度，通過量化考評，保證項目進度。二是激情干事突出，增強創造力。新昌檔案人始終秉持“勤廉建檔、存史記事、資政為民、創新共享”的精神，以激情干事為工作常態，以“創先進、爭一流”為工作目標，班子成員以身作則、率先垂范，一心一意干事業、撲下身子抓落實。蘭臺鐵軍統一思想、堅定信心，擼起袖子加油干、實干擔當爭先鋒，打贏了數字檔案建設攻堅戰。

新昌縣數字檔案工作雖然取得了一定的成績，得到了省、市檔案局和新昌縣委縣政府的充分肯定，但還存在一些問題，如距離全面打破各部門“信息孤島”、實現數據共享的目標還有差距；電子文件全流程歸檔實效質量有待提高等。接下來，縣檔案局將吸收兄弟單位的先進經驗，拓寬思路、拉高標桿，實現全縣數字檔案工作提質增效。（本文執筆：新昌縣檔案局 呂永偉）