對我國檔案管理體制改革的相關問題分析

徐征

摘要：檔案管理體制是在一定歷史時期形成的一種以檔案管理為中心的制度化的關系模式，體制形成后也在不斷經歷著改革的內在和外部要求。我國當代的檔案管理體制是在新中國成立后，通過確立各級檔案行政管理主體而生成的，又經過多次改革調整使其得以發展。本文分析了我國檔案管理體制的現狀及存在的問題，并提出檔案管理體制改革的主要對策。

關鍵詞：檔案管理；體制改革；市場經濟；信息化

一、概述

從古至今，人類在發展的過程中留下來的珍貴的歷史資料都要歸功于檔案，它是人類社會記憶大廈的基石。檔案資源是整個社會記憶的源泉，檔案工作則是對檔案的管理并且提供信息為社會進行服務。檔案管理體制改革，是轉型時期我國檔案管理工作發展的內在要求。檔案管理體制問題是檔案事業的可持續發展的保障。因此，檔案管理體制的重要性不言而喻。實現檔案管理體制改革，應堅持從國家關于各項體制改革的總體要求出發，理清我國現階段檔案管理體制運行中普遍存在的問題，指明現階段我國檔案管理體制改革的方向、目標，構筑適應我國市場經濟發展的檔案管理體制，使其直接服務于我國經濟社會發展的現實需要。此外，還要確保檔案管理體制改革在社會主義市場經濟改革的過程中堅持按照市場化、科學化、信息化為主要方向，從而建立起符合我國市場經濟發展需要的現代檔案管理體制。

二、檔案管理及檔案管理體制的概念

（一）檔案管理

檔案管理主要是記錄歷史事件，是國家機構與公民個人在社會活動中形成的具有價值的歷史記錄。檔案在社會生活發揮著重要的作用，而檔案的產生也必須是組織或個人。由于檔案是對人類社會活動的真實記錄，因而檔案的內容也非常豐富。

（二）檔案管理體制

檔案管理體制是指在某系統內部圍繞權力的劃分和運行而形成的一種制度化的關系模式，是國家行政管理體制的有機組成部分，與國家經濟、政治和文化體制及其變革有著密切關系。在總體上看，可以將檔案管理體制劃分為分散式檔案管理體制和集中式檔案管理體制，在我國檔案管理體制上均包含了這兩個方面的內容。

三、我國檔案管理體制的現狀及存在的問題

從我國當前的檔案管理體制看，仍有很多不足之處，最為突出的便是統一領導、分級管理同條、塊的分割，這樣就導致了中央同地方事、權不清，橫向上出現了諸多矛盾，未能做到具體問題具體分析。目前，我國的檔案形成管理部分同檔案館編制還不夠清晰，而且定性不夠明白，這就造成了與改革方向的背離。這樣一來，所造成的最終結果就會導致檔案局的權威性無法得到根本保證，使得事業單位的職能被弱化。具體問題體現在以下幾個方面：

（一）檔案數量龐大

我國歷史文化悠久，國土面積遼闊，人口眾多，致使我國檔案數量龐大。必須要制定有效的管理制度來管理這些珍貴的資料和信息，如果因管理不當造成資料損毀、丟失，就會造成國家機密的泄露；在制定方針、政策時沒有資料作為參考。因此，對這些數量龐大的檔案資料如何有效管理，就成為我們急需解決的問題。

（二）檔案類型混雜

我國檔案類型多種多樣，有個人檔案、資源類檔案、政策類檔案等。要將這么多類型的檔案進行分類整理，把有些涉及多種類型的檔案劃分到最合適的類別里，就需要有效的檔案管理制度作保障。

（三）檔案中信息量巨大

我國檔案數量龐大的直接原因是我國各方面的資料都比較多，信息量大。檔案既然是記載各種信息的載體，那么檔案管理人員在摘取和收錄信息時就要細心、謹慎，避免出現錯亂和對信息的忽略等情況。

1.統一分級管理與條塊分割

在我國檔案管理體制下，專業系統、部門構成條和各級行政區域和領導關系則構成塊，導致權利、資源兩條路線傳遞，造成條塊重疊與分割問題嚴重。中央與地方事權不清，職能和機構重疊、各單位部門小而全。專業檔案從綜合檔案中分離，單獨進行管理，形成集中下的分散狀況，使得各級國家檔案館己無綜合性質而言，不利于檔案的有效利用。

2.管理權力集中

我國的檔案管理一般都是由專門的管理部門負責，在這一形勢下就導致檔案管理的權力都集中在某一些人身上，并由這些人來制定檔案的管理方式。盡管采用這種權力分配方式可以提高檔案管理工作人員的工作效率，但是與此同時也限制了其他人對于檔案管理方面的思想和創新，更束縛住了工作者的管理方式，由此就給我國檔案管理體制改革帶來不利影響。

四、我國檔案管理體制改革的主要對策

（一）整合檔案管理資源，建立綜合性的檔案館

我國檔案管理體制改革并不是對我國現行檔案管理體制的徹底否定和推倒重建，而是在現有檔案體制范圍內進行一定的改進使之更加順應和符合新時期我國檔案事業發展的需要。因此，應繼續堅持我國檔案管理體制的“集中統一”管理體制，集中統一管理克服了檔案分散保管和各自為政的弊端，有利于推動國家規模檔案事業的建設。在堅持統一領導基礎上，打破檔案接收和利用中的時間、區域界限，建立省（市）一級的統一的綜合性的檔案館，打破了小而全，又可有效實現國家檔案資源有效配置，以適應資源共享的社會需要，提高檔案管理的效率。

（二）對檔案管理機構實施改革

檔案管理機構應該實現一體化的文檔文件管理模式，為順應改革需求，地方檔案管理應該做好定位，合理的規劃文檔文件管理，使機構的具體職能發生相應的轉化，地方檔案管理部門應該制定相關政策、規則條令以及行政法規，使其在檔案管理事業單位得以真正的落實。此外，檔案管理工作應該進行執法檢查監督活動，依法查處企業的違法案件。檔案管理部門還應該積極合并一些其他的企業機構或者部門，積極調動管理人員的積極性，利用科技強大的力量推進檔案管理工作進程。

（三）推動管理體制的多元化發展

經濟市場是檔案所有權多樣化發展的動力源泉，隨之產生了檔案管理體制的多元化發展。國家檔案實行集中化管理，在保證國家檔案信息的完整性和安全性前提下，也滿足了檔案所有權的權力需求。對非國有企業以及投資企業的檔案而言，他們的檔案管理工作應該以實際問題作為管理工作的依據，具體問題具體分析，對這樣的企業實施開放政策，允許該企業在遵守相關的法律法規的基礎上，對其檔案進行自主化管理模式，采取集中化管理、分散管理以及集中、分散管理相結合的管理模式對檔案信息資源進行有效管理。

參考文獻：

[1]劉萍.檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業務，2016（21）

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