高校檔案管理的現代化建設研究

彭雪琴

摘要：檔案在各地區高等學校的教學工作及其科研方面都體現出了非常重要的現實作用。但是目前的檔案管理方法已明顯滿足了不了廣大民眾對于相關信息的需求。所以各地區高等學校就需要以與時俱進的思想，將檔案管理工作朝著現代化方向發展。本文就對高校檔案現代化建設進行了深入的研究，從而為高校的檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：高校檔案；信息；現代化；規范

引言

高校教師和各科人員在開展教學、科研、人事、行政等工作中，需要對相關信息進行相應的書面記錄，這些書面記錄與以往的教學經驗、科研成果等內容組合一下，就形成了真正意義上的檔案。這樣的檔案不僅會體現出高校以往的工作項目，而且也會體現也高校的教學質量及其管理水平，屬于高校發展進程中的重要資源。所以需要從長遠角度出發，對高校檔案管理工作積極進行創新，是非常重要的。

一、檔案工作的網絡化

在健康狀態下開展的檔案管理工作，既能夠以網絡為平臺為人們工作、學習帶來便利，又可以借助網絡搜集、融合指定信息，高校的檔案管理工作能夠為師生每人構建一個帳戶，讓其從屬檔案網絡為會員。這些會員借助網絡分發的密碼，能夠對本身帳戶信息做出管理，其中內容通常都包括學生自身簡介，學習歷史活動等，廣大教員簡介，工作歷史活動等，都可以在有效管理中完整體現。這些內容在通過相關人員核對的基礎上，才可歸屬到相應的信息庫，歸檔信息資源。這樣的網絡化管理形式，增強了檔案管理實效和質量。

然而凡事都會有兩面性，網絡化模式下檔案資源往往也會體現出諸多問題，亟待得到相應的改善。其中較為明顯的就是檔案資源的安全性。也就是說，一方面避免檔案資源的刪除和變更。檔案管理者的不標準使用，相關組件故障、網絡黑客攻擊等。都會為檔案資源造成較大損壞。另一方面就是個人信息維護。在檔案資源中，有一部分可以公開化，其余而需要有效封存、封存信息也需要劃分出相應的重視等級。對于這些信息的管理，必須要運用相應的方式。通常來講，要想有效避免信息損壞和變更，就需要對其進行備份，保障信息被損壞時，可以借助備份的補充得到還原。而科學的封存工作必須要具備切合性的管理標準制度。

二、檔案人員素質的全面化

員工是檔案管理的操作者，檔案管理者的職業意識往往會關系到具體工作的質量。所以必須要考慮從創新的角度，讓檔案管理工作向現代化方向發展。管理者職業意識的明顯增強屬于基礎性保障。現階段，大部分高校的檔案管理者都體現出理論基礎少、實踐經驗豐富，不了解本身工作現實意義等情況，無法滿足檔案管理現代化發展的需求。所以就必須要加大對檔案管理者實行培訓的重視程度。具體可做到以下幾點；第一是制定標準錄用、解聘制度。因為一些領導人員缺乏認知。使檔案管理的現代化建設始終都沒有得以有效關注。重點體現資金不充足。尤其是在人力資源運用環節，檔案工作組已發展為處理人事問題的工作組。檔案管理者專業技能差，會明顯降低檔案工作組的整體功能，檔案資源的現實作用不能充分發揮。而淪入發展躊躇不前的局面。優良的檔案管理者必須要體現出明顯的職業素養、堅定的責任意識以及成熟的網絡技術。所以要想切實實現檔案管理人員的整體精神面貌，就需要從創新的角度，對目前的專業能力評估體系進行整體的革新和優化，解聘不具備優良品質的人員，積極錄用專業人員。第二是制定合理的專業培訓制度。在科技水不斷增強的現今時代，要想滿足檔案管理工作發展的需求，就需要對檔案管理者實行培訓。其中必須要涉及到法律知識、信息技術、管理技巧等方面的理論和實踐。培訓方式需要結合自身客觀條件來制定。檔案管理者借助培訓，可以在一定時期內，增強職業素養、提高專業技能，達到與具體工作發展需求的切合性。

三、檔案管理規范的現代化

因為的近幾年來科技水平的快速增強，使得檔案管理標準及其規范的體現陳舊性。盡管大部分高校已了解到資源共享的現實意義。然而因為其規范的落后，無法實現理想目標。所以大部分學校的檔案管理工作方式還體現出了單一性。致使各校檔案資源得不到有充分的共共享。致使各方面力量投入的增多，降低了檔案管理能力。所以就需要制定并落實相應的標準和規范，以此為檔案管理的現代化發展的持續穩定奠定堅實基礎。

首先， 應建立檔案館信息化建設的等級標準， 并規定各種標準下的應用軟件開發、硬件購置等信息資源建設的規模。在全國高校檔案建設規劃的指導和協調基礎上， 各高校結合自身的特點和需要， 合理選擇相應的建設標準， 建立現代化檔案信息系統， 避免盲目的低水平重復建設。 其次， 應建立數字檔案的統一標準和檔案信息化操作的統一規范， 主要包括傳統檔案的數字化操作規范， 現行電子檔案管理規范， 數據庫建設的標準規范， 檔案系統的軟硬件規范和接口標準， 以及檔案安全管理標準規范等。使檔案信息管理的每個環節中的每一步都有章可循， 每件數字檔案都標準規范， 有效實現檔案信息的安全保密 、互聯互通、資源共享。并將部分標準規范上升為法律法規， 做到依法治檔。

結語

總體來說，對檔案資源的科學管理和運用，對增強實際教學質量，科研成果、行政管理等工作環節的增強，都會起到非常重要的現實作用。而增強檔案管理本身的質量，就必須要借助先進的智能終端設備、信息技術，以及和科學的管理方式，只有這樣，才能保障高校檔案管理工作在沿著信息化路線，向更高層次發展，同時也為高校的長遠穩定發展提供保障。

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