文書檔案管理存在的問題及解決措施

張娜

摘要：在很多單位當中，文書檔案管理工作屬于非常重要的環節，同時也是各項工作目標制定的必要前提，同時結合相關材料也可以看到單位的具體運行情況，針對其進行深入分析有助于發現單位運行中存在的問題，所以不難看出其作用和意義。本文針對這方面的問題進行了探討，首先分析了現階段我國文書檔案管理工作中存在的問題，之后提出了一些具有針對性的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：文書檔案；管理；問題與對策

文書檔案也被稱為管理型檔案，是指包括機關和團體和其他企事業單位的日常管理活動中所形成的一系列具備較高保存價值的文件，這也是檔案管理工作的重要組成部分。其是一個單位檔案管理當中較為基礎的工作，對于提高其服務建設水平、規范管理實務方面起到的作用是非常明顯的。但是現在隨著社會發展水平的提高，舊有的檔案管理體系已經無法適應于現階段的實際管理及需求，同時文書檔案管理工作也已經開始脫離于時代，這就需要我們革新理念，不斷提高其發展水平。本文針對這些問題進行了簡要分析。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

在檔案當中，文書檔案處于主體地位，單位的發展以及相關工作的進行都要以此為基礎。我國企事業單位如果想要進一步提高自身的管理效率，就要保證文書檔案工作能夠順利開展。現在雖然已經有很多單位和企業都對文書檔案管理工作給予了足夠的重視，但由于缺乏相關理論指導和技術支持，很多問題還沒有解決，文書檔案管理工作的力度存在明顯缺陷。

（一）重視程度的問題。

現在很多單位其實都沒有對文書檔案管理工作有一個系統性的認識，不少單位認為文書檔案管理工作的要點就是針對文書檔案進行整理，并且沒有有效進行分類，歸納提取工作中也存在明顯的不足。在整個單位的管理體系中，文書檔案管理的地位較低，邊緣化問題嚴重，很多設備也無法及時進行更新。其次在專業技能水平上，由于很多從事文書檔案管理的人員并沒有經歷完善的崗前培訓，很多工作人員并不具備足夠的專業技能水平，給文書檔案的應用造成了嚴重阻礙。

（二）文殊檔案形式單一。

完善的文書檔案內，應當囊括的內容有文字、圖標等等，同時也會有影音文件等多種形式。但是現在隨著時代的發展，文書檔案的形式也并沒有得到相應的拓寬，文殊檔案的載體還仍然非常單一，很多人都將其繼續存放在舊形式的載體當中，管理成本高昂。所以應當針對文書檔案管理工作專門委派工作人員，不斷完善嚴密的監管體制。但是不可否認現在我國的專業人才數量還存在明顯不足。

（三）檔案收集中的問題。

文書檔案管理工作的重點就在于檔案收集和檔案保護，所以需要文書檔案進行全面收集和妥善保存，這樣才能讓其給單位的發展做出應有的貢獻。一個單位進行日常管理時，會產生很多文書檔案，比較常見的有會議記錄和公告通知等等，這些都需要進行收藏保管。但是在相關工作開展過程中，很多單位和檔案并沒有正確認識到文書檔案的作用。檔案收集時只注重一些領導批示的，強調的重點文件，而對于一些日常性的一般文件卻不夠重視，文件丟失、遺漏的情況比較嚴重。由此也造成了文書檔案資料收集不全面的問題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

二、提高文書檔案管理水平的措施

（一）規范工作的程序和方法。

首先，對案卷實行全面普查方式。全面查看文件，對于一些沒有什么作用的資料要及時清理，才能盡可能地保證以后實行計算機管理方式時，能夠降低信息重復率，提高工作效率。其次，對一些復雜的案卷要重新整理、歸集，讓它們看起來顯得更加規范、整齊。對案卷的內容梳理一遍，這個環節主要是針對組卷過厚、內容混雜的案卷，對它們進行細分、分類即可。要盡量將內容相關的文件放置在一個檔案中。除此之外，還要找出漏填頁碼、標題未填寫清楚等案卷，將它們進行重新填寫，進而增強文件資料的規范性。最后，使標題變得更加規范，提高檢索的正確性。一般情況下，工作人員都是通過檔案的分類號來檢索需要的文件，只有標題編寫得更加精確才能提高搜索的正確性。因此，在進行檔案編錄工作時，必須加強題名編錄的規范性，制定一個統一適用的標準，作為案卷的題名準則。

（二）做好文書管理和檔案管理的對接。

文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節上不斷規范文件管理。將規范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。

建立和完善文書檔案管理工作考核評估體系，保障各單位在建章立制、依法治檔、檔案軟硬件設施方面實現齊抓共管，推動文書檔案管理工作向著標準化、規范化、精細化方向發展。

（三）提升檔案管理的信息化水平。

緊跟社會發展形勢和檔案管理信息化趨勢，加強計算機技術和網絡技術在文書檔案管理各環節的應用。提高檔案管理的信息化水平，首先要重視檔案的數據庫建設，使檔案信息格式規范、統一，促進信息數據的交流與共享；同時還要加強計算機等現代化辦公設備的應用，不斷提高檔案管理的自動化和信息化水平，提高檔案管理的質量和效率。

三、結語

現在知識信息變化速度很快，文書檔案管理在日常工作中越來越重要，所以需要我們不斷完善相關工作流程、建立可靠的管理機制。經過前文的分析，我們應深入探討現階段管理工作所面臨的困境，針對相關部門進行整改，提高綜合治理水平，采取有效措施提高工作人員的積極性和主動性，這樣才能不斷提高管理效率。本文針對這些問題進行了分析，希望可以不斷提高文書檔案管理水平，給單位的發展和建設帶來更大的便利。

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