檔案數(shù)字化中多媒體技術(shù)的巧妙運(yùn)用

曹敏　王賀超

摘要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中都發(fā)揮出了重要作用。其中，在檔案管理中，發(fā)揮好多媒體技術(shù)的優(yōu)越性也是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。本作者結(jié)合工作實(shí)踐，就此問(wèn)題進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；多媒體；應(yīng)用

在當(dāng)今社會(huì)中，多媒體技術(shù)發(fā)展迅速，并且被運(yùn)用到來(lái)各個(gè)領(lǐng)域之中。其中，在檔案管理工作中發(fā)揮多媒體的作用是不容忽視的。

一、目前多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用

（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開(kāi)管理的界限

多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實(shí)體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽(tīng)一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動(dòng)活潑的形勢(shì)保存并且再現(xiàn)，使得檔案信息的管理和表現(xiàn)形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內(nèi)容單一、表現(xiàn)乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開(kāi)管理的界限。

（二）使得檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙世界成為可能

利用多媒體技術(shù)可以有效將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)壓縮、存放在光盤(pán)、U盤(pán)等快捷內(nèi)存中，這些內(nèi)存設(shè)備可以海量的存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網(wǎng)絡(luò)的傳遞應(yīng)用，那么各個(gè)地方之間、各級(jí)管理之間都可以通過(guò)信息聯(lián)網(wǎng)，從而在很短的時(shí)間內(nèi)就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強(qiáng)了各個(gè)地方、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實(shí)現(xiàn)聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術(shù)具有非常強(qiáng)大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機(jī)密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現(xiàn)服務(wù)等等從而有效實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的快速查詢，進(jìn)一步減少了文件往來(lái)傳遞的時(shí)間，節(jié)省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對(duì)檔案信息進(jìn)行組合打印輸出，進(jìn)行主題關(guān)鍵詞的檢索，自動(dòng)進(jìn)行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調(diào)的工作中解放出來(lái)。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用使檔案管理在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，數(shù)字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數(shù)字化，自動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)、整理、保存、再現(xiàn)，這些管理方式都非常快捷方便，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質(zhì)量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準(zhǔn)確，多媒體技術(shù)利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數(shù)據(jù)，而且有效的利用多媒體技術(shù)可以避免因復(fù)印對(duì)檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術(shù)有效的避免了檔案文件在復(fù)印過(guò)程中可能導(dǎo)致的信息泄密和進(jìn)入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術(shù)在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點(diǎn)得歸檔工作，一直以來(lái)都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關(guān)的檔案資料并且進(jìn)行有效的分類(lèi)管理和整合存儲(chǔ)，文書(shū)處理部門(mén)和各檔案業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔指導(dǎo)的工作量非常之大，任務(wù)繁重，大部分檔案管理人員都將大量時(shí)間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效的加強(qiáng)了檔案管理的數(shù)字化管理，簡(jiǎn)化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術(shù)的應(yīng)用下，文書(shū)處理部門(mén)隨時(shí)隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據(jù)具體情況，利用計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化程序?qū)ξ募Y料進(jìn)行準(zhǔn)確、高效的分類(lèi)、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)、立卷、編目、移交以及統(tǒng)計(jì)等冗雜繁瑣的工作通過(guò)多媒體技術(shù)都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化管理，也在很大程度上減少了文書(shū)處理部門(mén)、檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的相關(guān)管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個(gè)全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

二、未來(lái)多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用前景

（一）多媒體檔案虛擬現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)

未來(lái)的檔案管理必定已經(jīng)在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，其檔案管理方式應(yīng)該采取真實(shí)和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應(yīng)該采用數(shù)字模擬物品以及真實(shí)場(chǎng)景的三維模型展示。而且保存真實(shí)檔案的庫(kù)房不允許人隨意進(jìn)入，但是虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以讓操作者完全處在真實(shí)的幻覺(jué)空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實(shí)的檔案資料，因?yàn)闄n案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個(gè)看得見(jiàn)、摸不著的世界，這些虛擬環(huán)境和真實(shí)情景幾乎一樣，有非常高的真實(shí)性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數(shù)字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險(xiǎn)。

（二）多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理保安監(jiān)控系統(tǒng)的研究發(fā)展，除了原有的功能，保安監(jiān)控系統(tǒng)還可以進(jìn)行圖像處理、語(yǔ)音報(bào)警、信息存儲(chǔ)和查詢等等，其中報(bào)警處理是多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心部件，報(bào)警就會(huì)導(dǎo)致一系列的連鎖反應(yīng)，同時(shí)產(chǎn)生相應(yīng)的語(yǔ)音提示、自動(dòng)具體報(bào)警信息和值班信息，并且提供警報(bào)出現(xiàn)的具體位置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)

多媒體技術(shù)將數(shù)字音頻、數(shù)字視頻以及通信等多種先進(jìn)的技術(shù)與計(jì)算機(jī)融合在一起，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，它具有強(qiáng)大的功能，使檔案信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，多媒體技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化有著非常重要的作用，我們應(yīng)該重視多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化中的重要地位，認(rèn)真分析多媒體技術(shù)在檔案管理的現(xiàn)狀，它有效的改變了目前文本檔案與聲像檔案分開(kāi)管理的界限，使得檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙世界成為可能，全面實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了檔案信息的保密性，提高了提高檔案信息管理能力。并且用理智的思維和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化應(yīng)用的前景，多媒體技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，可以有效實(shí)現(xiàn)多媒體檔案虛擬現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)、多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)以及多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)等等，在檔案管理中，我們一定要加大投入，做好多媒體技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。