談事業單位的檔案管理

溫冠佳

摘要：面對信息化與網絡化發展的社會形勢，事業單位的檔案管理面臨著巨大的改革壓力。本文首先對事業單位檔案的管理現狀進行分析，然后從思想、制度、人員素質以及設備支持等方面入手提出一些具體的改進措施，希望為我國檔案事業發展有所幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；改進

引言

事業單位的檔案管理是確保其穩定運行的重要基礎，是一項繁瑣而又復雜的工作。隨著社會的發展進步，檔案事業也取得了一定的發展。但就目前來看，我國事業單位的檔案管理工作中還存在著諸多不足，對事業單位的運行與發展造成了阻礙，因此，各事業單位領導需要對此予以重視。

一、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）缺乏對檔案管理工作的正確認識

檔案管理作為純粹的后勤保障工作，通常不能給事業單位帶來直接的利益，這就導致部分事業單位對檔案管理工作的不重視，認為檔案只要不丟失、不出現損壞就可以了，對檔案管理部門多是一種可有可無的態度，致使部分事業單位嚴重存在著經費不足、人員不足的情況，并且檔案管理人員的自身利益也得不到有效保障。而正是這種不正確的認識，阻礙了檔案事業的順利發展。

（二） 檔案管理體制不完善

檔案管理機制是事業單位檔案管理部門開展檔案管理工作的靈魂。但就目前來看，我國檔案管理方面的相關法律、規范還存在著各種漏洞，即使加強了對檔案管理機制的改革，也無法從根本上解決檔案管理中存在的問題，這就導致相當一部分的事業單位雖然成立了檔案管理的部門，卻沒有完善的檔案管理制度，部分具有關鍵作用的檔案管理工作還存在空白，對事業單位檔案管理工作的有序開展造成了嚴重的影響。

（三）檔案管理技術落后

檔案的管理是一項繁瑣、細致而又復雜的工作，需要先進的檔案管理手段來保證管理工作的順利進行。但是，許多事業單位雖然給檔案管理部門配置了計算機，卻只是簡單地應用于檔案信息的記錄，甚至有部分事業單位還在應用落后的手工記賬管理模式。傳統的管理手段、落后的管理設備是導致事業單位檔案管理效率低下和質量不高的重要原因。

（四）檔案管理人員素質不高

事業單位的檔案管理工作有著專業性、復雜性以及機密性的特點，對檔案管理人員的綜合素質水平有著極高的要求，只有專業技能達到了一定的標準，才能成為檔案管理人員，并且保證事業單位檔案管理工作的順利進行。然而，當前大部分的事業單位的檔案管理人員并沒有達到其應有的專業水平，缺乏相關的知識儲備，無法充分發揮出檔案的作用。

二、事業單位檔案管理工作應采取的改進措施

（一） 從思想上重視檔案管理

首先，只有從思想上重視檔案管理工作的重要性，才能確保檔案管理工作的進一步發展，因此，事業單位首先要通過宣傳和培訓強化工作人員對檔案管理工作的認識，樹立先進的檔案管理理念；其次，加大資金投入，配置計算機設備，為事業單位檔案管理工作實現信息化、系統化提供支持，同時改善檔案管理部門的工作環境；再次，事業單位領導及相關管理要嚴格對檔案管理工作進行監督和考察，以便及時解決檔案管理中存在的問題。只有上層領導及基層工作人員都認識到檔案管理工作的重要性，才能有效保障檔案管理工作的有序進行。

（二）建立檔案管理的制度化、科學化管理模式

首先，規章制度的設置過程必須言簡意賅，其操作性必須符合事業單位檔案管理的發展，更要發揮出積極作用，提高檔案管理的便利性。

其次，強化檔案管理制度的約束力，明確檔案管理原則，并且要求制度的制定針對所有相關人員，包括上層領導及基層員工，嚴格執行平等原則，避免因個人原因影響到檔案管理的質量。只有事業單位從上至下都受到制度的約束，才能保證檔案管理工作的權威性。

最后，應該從獎罰制度的建立入手，明確事業單位檔案管理過程中的獎罰原則，需要以事業單位檔案管理內容為主，在獎罰實施過程中，必須具有嚴肅性，同時更要公正公平，這樣有功必賞，遇到失誤造成的影響必究等，通過獎罰制度的制定也大大提高了工作人員的檔案管理積極性。

（三）加強人員隊伍素質建設

良好的管理團隊是事業單位檔案管理實現有效性的必要基礎，因此，加強管理隊伍的建設有著十分重要的作用。另外，管理團隊的人員素質水平也決定了事業單位檔案管理的效率，因此，檔案管理人員的選撥必須嚴格按國家要求進行，同時也要放開眼界，引入復合型人才。而對于檔案管理人員自身來說，檔案管理人員要積極尋求有效的學習方式，提高自身的綜合素質，同時利用單位提供的空間不斷充實與完善自身，實現自身服務水平的提升。

在加強人員隊伍素質建設方面，要考慮檔案管理工作的特殊性，事業單位檔案管理過程必須保證其精確化，重點進行精確化的培養是必要的，事業單位在此過程中可以建立有效的、合理的跟蹤機制，如人事一對一的檔案跟蹤管理模式，除了具有傳統人事檔案的基本內容之外，還應該將記錄對象的其他特長、技能以及思想變化發展情況作為重點觀察內容。

（四）檔案資料管理的信息化

隨著我國信息技術的不斷發展，檔案管理事業也迎來了互聯網時代，在新時期計算機技術的支持下，檔案管理事業應充分發揮出計算機技術的優勢，利用先進的檔案管理系統，完善檔案管理機制，提高檔案管理水平。先進的檔案管理系統能夠在傳統人工錄入的基礎上實現檔案的自動歸檔功能，并且同步檔案的利用狀態，如存儲、借閱、歸檔等，如圖1是以檔案管理系統為基礎的檔案管理流程。先進的檔案管理系統在有效提高檔案管理效率的同時，大幅度減少了檔案管理人員的工作量。先進的檔案管理系統雖然擺脫了傳統紙質檔案管理的局限性，但是也應注意到，只有工作人員改變傳統的思維模式，切實樹立信息化管理理念，才能真正實現現代化的檔案管理。因此，事業單位檔案管理部門需要定期進行信息化管理技能的培訓，提高工作水平，也為高效管理模式的構建打下堅實的基礎。此外，相關的技術研發部門需要對檔案管理系統進行不斷的完善，提高系統的安全性，確保單位的機密文件不被泄漏。

結束語

總的來說，當前事業單位檔案管理水平已經不能滿足國家發展的需要，面對愈加復雜的社會環境，事業單位的檔案管理工作需要突破現有的工作管理桎梏，利用先進、科學、高效的管理模式，從容的面對社會新時期帶來的挑戰，并推動著檔案事業的不斷發展，為社會的穩定發展做出貢獻。