略談如何使檔案得到有效利用

孟兆陽

摘要：機關(guān)檔案對于機關(guān)單位來說是至關(guān)重要的，其是對機關(guān)工作的真實記錄，能夠客觀反映機關(guān)單位的工作水平。并且，檔案信息具有很高的利用價值，其能為機關(guān)工作提供參考依據(jù)。因此，為促進機關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化，需要明確管理重點，并提升其服務(wù)質(zhì)量，從而促進檔案信息有效利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用；措施

保障檔案的有效利用，既需要從利用成本控制、利用收益增加和效果提高兩個方面思考對策，也需要從利用服務(wù)的改善和利用宣傳對需求的引導(dǎo)和激發(fā)角度開展工作。

一、控制檔案利用成本

降低檔案利用成本應(yīng)該根據(jù)檔案工作實際情況從兩個途徑實現(xiàn)：通過 科學(xué) 控制檔案部門的管理成本，提高管理資源配置率，集中力量增加對與利用者滿意度直接相關(guān)的工作投入；同時提供方便高效的利用服務(wù)和方式創(chuàng)新，從整體上間接地降低利用者利用檔案的使用成本和機會成本、時間成本和資金成本。

（一）控制管理者成本

在檔案利用成本中，占用比例最大也最容易計量統(tǒng)計的成本就是檔案部門投入到檔案利用過程中的管理者成本。這部分投入來自于國家社會對檔案部門的公益性投入，并與檔案信息資源的收集、整理、保管程度和提供利用服務(wù)的力度息息相關(guān)。相對于其他社會文化事業(yè)單位來說，檔案機構(gòu)的硬件設(shè)備、軟件設(shè)施和人員經(jīng)費都相對偏低，不應(yīng)進一步削減，但是現(xiàn)有資源的使用效率卻存在可以提高的空間，尤其是目前館藏檔案耗資不薄。

（二）降低利用者成本

檔案利用者的利用行為本身是需要付出成本和“代價”的。利用者需要付出時間和精力、人力、物力和財力來真正實現(xiàn)與檔案信息的互動。在利用者所付出的成本中，除了較為獨特的“檔案原件”利用要耗費較大的財力和資金，絕大部分利用活動主要花費的都是時間成本，并以同樣時間內(nèi)不進行檔案利用而進行其他生產(chǎn)活動創(chuàng)造其他收益的“機會成本”形式存在。因此，檔案部門一定要在利用活動中重點考慮檔案利用的時間成本，通過各種利用方式優(yōu)化、檔案信息整合來盡力降低利用者的成本投入，從而提高檔案的有效利用度。

二、提高檔案利用收益/效果

檔案有效利用必須重視對利用者需求的研究，以檔案利用者滿意度和需求滿足程度作為衡量利用收益和效果的現(xiàn)實指標。因此，提高檔案利用收益可以重點關(guān)注利用者需要什么內(nèi)容的檔案信息，以及如何進一步正確引導(dǎo)和激發(fā)擴大利用者的利用需求。

（一）收集與利用者需求匹配的檔案信息

檔案利用者的滿意度是檔案利用收益的客觀體現(xiàn)，直接取決于需要利用的檔案與實際提供利用的檔案之間的匹配程度。檔案部門在收集能力有限而利用者需求無限的矛盾情況下，要盡可能地提高檔案利用收益，就必須確定一個檔案信息的核心收集范圍，集中人力、財力和物力保證核心檔案信息的供應(yīng)和服務(wù)。

（二）優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)

盡管利用者需求是一種客觀存在，但對需求的認識和表達卻因人而異，存在不同的層次和狀態(tài)。如果利用者潛在的利用需求無法轉(zhuǎn)變成實際的利用行為，那么檔案利用的收益仍然無從體現(xiàn)。所以，優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)，宣傳引導(dǎo)合乎利用目的的正確的需求表達，是保證利用收益不可忽視的重要措施。

檔案利用者需求從層次區(qū)別上可以分成檔案利用需求的客觀狀態(tài)、認識狀態(tài)和表達狀態(tài)。客觀狀態(tài)的檔案利用需求不受主觀意識支配，是一種客觀存在，由檔案利用者的工作性質(zhì)、任務(wù)、社會環(huán)境等綜合決定。對客觀需求的控制只能是一種預(yù)測和了解，無法完全主觀掌控，檔案部門對其的準確把握還要依靠多方面的共同努力。因此，檔案部門要把對檔案利用需求的優(yōu)化控制重點放在可以進行主觀控制的認識需求和表達需求兩個層次之上。

第一，通過檔案宣傳激發(fā)檔案認識需求。檔案利用的認識需求是一個由需求心理活動支配的意識和思維過程。因為，利用者一般都是在特定的工作環(huán)境和檔案環(huán)境等因素刺激下開始意識到檔案利用的價值和作用的，然后在這個基礎(chǔ)上思考自己的工作活動與檔案利用之間的關(guān)系，從而認識自己客觀的利用需求。所以，對利用者認識需求狀態(tài)的優(yōu)化控制重點在于控制其檔案需求心理活動，即通過檔案宣傳工作有針對性地激發(fā)社會潛在利用者對檔案利用價值的認同和實施利用的必要。例如，可以通過檔案利用成果展覽以生動活潑的形式向社會展示檔案利用所產(chǎn)生的巨大社會效益和 經(jīng)濟 效益，必要時還可通過反面實例說明未利用檔案所帶來的資源損耗和浪費，從而強化社會利用檔案的意識，激發(fā)利用檔案的愿望，鼓勵有效的檔案利用行為。

第二，通過內(nèi)外調(diào)節(jié)引導(dǎo)檔案表達需求。潛在的檔案利用需求是大量而廣泛的，但是只有部分需求能夠被正確表達出來，也就是說，表達出來的需求比實際需求要少得多。而且，未經(jīng)引導(dǎo)的表達需求常常也無法反映利用者最確切的需要，準確性有限。因此，檔案部門需要通過內(nèi)部和外部的兩種調(diào)節(jié)方式來引導(dǎo)檔案需求的正確表達。內(nèi)部調(diào)節(jié)即明確不同利用群對信息的需求心理和習(xí)慣，并加以疏導(dǎo)和調(diào)節(jié)。如 科學(xué) 研究者對檔案內(nèi)容的求新和一般利用者的求快心理所產(chǎn)生的需求是不同的。檔案部門只有因人而異地加以內(nèi)部調(diào)節(jié)才能在需求順利表達基礎(chǔ)上實現(xiàn)更大的利用者滿意度。外部調(diào)節(jié)即通過出版發(fā)行檔案館指南和開辦檢索系統(tǒng)使用培訓(xùn)等方式讓利用 者接觸檔案信息或檢索工具，使利用需求有的放矢。在 計算 機技術(shù)和信息技術(shù)的有力輔助下，檔案部門逐漸開始提倡自助服務(wù)和個性化服務(wù)，這一舉措實際上也是從需求引導(dǎo)角度提高需求滿足度的有益方式。

檔案需求從客觀狀態(tài)向認識狀態(tài)的飛躍并進而產(chǎn)生的實際檔案利用行為提高了利用檔案的活動次數(shù)，為檔案利用收益的提高創(chuàng)造了更大空間；而檔案需求的正確表達和合理控制有利于檔案部門更好地為利用者提供有針對性的令人滿意的服務(wù)，直接帶來利用收益。因此，實際工作中檔案部門也常將檔案利用教育和宣傳作為提高檔案有效利用的促動力。

總之，結(jié)合檔案利用效益社會性、隱蔽性的特點重視外部環(huán)境對利用者的影響，發(fā)揮好檔案宣傳教育對利用者的激發(fā)和引導(dǎo)作用，并提高檔案利用效益的明朗度和社會認同度。