物資招投標(biāo)規(guī)范化管理分析

張曉燕

（中國(guó)水電建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)（長(zhǎng)沙）有限公司 湖南長(zhǎng)沙 410004）

1 引言

保證物資的采購(gòu)質(zhì)量是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。如何使用資金、降低采購(gòu)成本是需要重點(diǎn)考量的問(wèn)題。自市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來(lái)，物資招投標(biāo)采購(gòu)體制逐漸完善并被應(yīng)用于企業(yè)的管理工作中，有效避免了因招投標(biāo)失誤造成的企業(yè)資產(chǎn)流失或資金浪費(fèi)問(wèn)題。

2 物資招投標(biāo)管理現(xiàn)狀

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，特大型企業(yè)日益增加。傳統(tǒng)的多級(jí)物資采購(gòu)、分散存儲(chǔ)和多點(diǎn)供應(yīng)的物資管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展、快速采購(gòu)供應(yīng)的管理要求。為維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，使得物資采購(gòu)程序合法合規(guī)，需按照企業(yè)的物資招投標(biāo)管理模式進(jìn)行物資采購(gòu)。但是在實(shí)踐過(guò)程中，由于受到個(gè)人專業(yè)知識(shí)、錯(cuò)綜復(fù)雜的社會(huì)信息以及企業(yè)管理守舊思想等因素的限制，物資采購(gòu)程序不能完全做到公平、公正、公開(kāi)，物資采購(gòu)程序流于形式，走過(guò)場(chǎng)成為慣用的采購(gòu)方式，缺乏真正意義上的公平競(jìng)爭(zhēng)，難以實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)程序合法化和效益化最大化的目標(biāo)。

3 物資招投標(biāo)管理中存在的問(wèn)題

3.1 招投標(biāo)管理隨意性強(qiáng)

①有些企業(yè)未建立規(guī)范的招投標(biāo)管理制度，使得企業(yè)對(duì)外的招投標(biāo)工作處于被動(dòng)狀態(tài)，未對(duì)招投標(biāo)工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析沉淀，企業(yè)招投標(biāo)管理制度得不到有效的延續(xù)和完善；②對(duì)于物資招投標(biāo)工作，應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理系統(tǒng)。但是在我國(guó)，企業(yè)之間沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)間的物資招投標(biāo)工作也存在較大的差異，造成招投標(biāo)工作中物資采購(gòu)不規(guī)范，物資采購(gòu)質(zhì)量低下；③企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)情報(bào)系統(tǒng)，多方面深入全面的分析供應(yīng)商數(shù)據(jù)信息。當(dāng)前很多招投標(biāo)企業(yè)會(huì)將供應(yīng)商的信息作為提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的主要途徑，大數(shù)據(jù)時(shí)代招投標(biāo)數(shù)據(jù)信息量增大，企業(yè)通過(guò)招投標(biāo)形式對(duì)采購(gòu)價(jià)格予以確認(rèn)，供應(yīng)商為了充分展示自身能力水平，將供應(yīng)商資格、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、質(zhì)量和服務(wù)能力等信息報(bào)給企業(yè)。企業(yè)收集了大量的數(shù)據(jù)信息但不具備數(shù)據(jù)信息分析能力，繁雜的數(shù)據(jù)信息得不到有效合理的應(yīng)用；還有一些供應(yīng)商提供虛假信息，如品種、質(zhì)量、價(jià)格等，如不進(jìn)行分析判斷直接應(yīng)用，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。因此，企業(yè)必須應(yīng)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，進(jìn)行物資采購(gòu)信息管理及分析，了解供應(yīng)商的行為習(xí)慣、技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格等各種服務(wù)形態(tài)，為招投標(biāo)工作提供全方位服務(wù)。

3.2 招投標(biāo)管理綜合評(píng)價(jià)差

①物資招投標(biāo)的管理不僅與各方利益掛鉤，且與行業(yè)內(nèi)的規(guī)范建設(shè)緊密關(guān)聯(lián)，需嚴(yán)格監(jiān)管；②部分供應(yīng)商也會(huì)勾結(jié)其他投標(biāo)人在投標(biāo)過(guò)程中進(jìn)行圍標(biāo)，而這種問(wèn)題的管理仍然處于真空狀態(tài)。若未對(duì)競(jìng)標(biāo)單位進(jìn)行比對(duì)和綜合評(píng)價(jià)，未對(duì)評(píng)估項(xiàng)進(jìn)行定量和定性分析，無(wú)法公正客觀的評(píng)估，造成評(píng)標(biāo)失敗；③在評(píng)標(biāo)過(guò)程中，部分評(píng)標(biāo)工作人員不能秉持公平、公正原則，造成具有競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的競(jìng)標(biāo)單位被排除在外；④評(píng)標(biāo)人員的綜合素質(zhì)水平不高，未對(duì)評(píng)標(biāo)人員實(shí)施獎(jiǎng)罰機(jī)制，加大了評(píng)標(biāo)質(zhì)量的不可控因素。

4 物資招投標(biāo)規(guī)范化管理對(duì)策

4.1 物資招投標(biāo)管理的規(guī)范化處理

4.1.1 優(yōu)化物資招投標(biāo)管理流程

優(yōu)化招投標(biāo)管理流程中需注意以下幾點(diǎn)：①按照招投標(biāo)物資的類型實(shí)施差異化登記管理。依據(jù)物資采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求，從物資成本和重要性進(jìn)行排序，將物資采購(gòu)分類進(jìn)行等級(jí)管理。對(duì)于價(jià)值較高且較為重要的物資采購(gòu)作為重點(diǎn)管控對(duì)象；對(duì)于不同類型的物資應(yīng)當(dāng)采用不同的招標(biāo)方法，常用的有年度集中招標(biāo)、定期集中招標(biāo)和單項(xiàng)招標(biāo)；②規(guī)范管理年度物資招標(biāo)計(jì)劃，招標(biāo)計(jì)劃應(yīng)當(dāng)作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，保證招標(biāo)計(jì)劃符合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重招標(biāo)計(jì)劃的實(shí)施管理，嚴(yán)格落實(shí)考核制度；③加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)人資質(zhì)的審核。作為招標(biāo)人，需對(duì)投標(biāo)人技術(shù)、信譽(yù)和設(shè)備等相關(guān)情況進(jìn)行嚴(yán)格審查，選擇信譽(yù)度高、經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)的投標(biāo)人參與投標(biāo)，保障物資采購(gòu)成本和供貨質(zhì)量。

4.1.2 健全招投標(biāo)管理機(jī)制

招投標(biāo)管理，需要跟蹤項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，建立健全招投標(biāo)管理機(jī)制，在保證投標(biāo)人權(quán)益的同時(shí)保證按期交付產(chǎn)品，招投標(biāo)工作流程如圖1所示。招投標(biāo)管理人員需嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和《企業(yè)招標(biāo)管理辦法》組織招投標(biāo)工作，最終簽訂物資采購(gòu)合同，并將合同分發(fā)至企業(yè)各個(gè)職能部門，對(duì)合同執(zhí)行部門實(shí)施合同交底工作。同時(shí)，為保障招投標(biāo)及合同履約的順利進(jìn)行，招投標(biāo)管理人員需注意以下幾點(diǎn)：①建立信息反饋機(jī)制，加強(qiáng)招標(biāo)人和投標(biāo)人之間的有效溝通，保證招投標(biāo)階段信息的全面性和真實(shí)性，若發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為，立即上報(bào)企業(yè)監(jiān)管人員；②加強(qiáng)合同履約過(guò)程的監(jiān)管，嚴(yán)格參照企業(yè)或行業(yè)合同范本起草和編制合同，內(nèi)容必須規(guī)范、全面、系統(tǒng)，并由法律顧問(wèn)審核合同文本，降低因合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)或合同漏洞等因素而引發(fā)糾紛案件；③做好合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)工作。在雙方執(zhí)行合同過(guò)程中若發(fā)生合同爭(zhēng)議，招投標(biāo)管理人員需立即組織進(jìn)入調(diào)解階段，聯(lián)合雙方進(jìn)行友好協(xié)商，若協(xié)商不成，則按合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理。

圖1 招投標(biāo)工作流程示意圖

4.2 加強(qiáng)招投標(biāo)各方參與者的管理

因招投標(biāo)過(guò)程中的參與單位眾多，為保證物資招投標(biāo)過(guò)程的順利實(shí)施及管理規(guī)范性，需加強(qiáng)對(duì)招投標(biāo)各方參與者的管理工作。①加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理和信息交底，明確企業(yè)招投標(biāo)管理規(guī)范和機(jī)制，明確招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的工作性質(zhì)和工作范圍，監(jiān)督招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照規(guī)范流程操作，避免出現(xiàn)市場(chǎng)違規(guī)行為。同時(shí)，為保證物資采購(gòu)工作質(zhì)量，需定期組織人員學(xué)習(xí)新的法律法規(guī)和標(biāo)桿企業(yè)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。②加強(qiáng)供應(yīng)商的管理。優(yōu)秀的供應(yīng)商決定了企業(yè)物資的采購(gòu)成本和供貨質(zhì)量，供應(yīng)商的管理主要集中在經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、技術(shù)水平、履約能力、財(cái)務(wù)狀況、售后服務(wù)等方面。做好供應(yīng)商考察工作，通過(guò)行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商推薦、來(lái)訪供應(yīng)商登記、激勵(lì)已合作的優(yōu)秀供應(yīng)商長(zhǎng)期合作等途徑，做好優(yōu)秀供應(yīng)商的儲(chǔ)備工作，建立企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)。③建立評(píng)標(biāo)委員會(huì)，保證招投標(biāo)過(guò)程的公開(kāi)透明。對(duì)于評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員，需嚴(yán)格核查評(píng)標(biāo)專家的資質(zhì)、專業(yè)類別，建立《評(píng)標(biāo)專家?guī)臁罚罁?jù)招投標(biāo)物資的類別選擇相應(yīng)專業(yè)的評(píng)標(biāo)專家，保證評(píng)標(biāo)的客觀性、公正性。

4.3 加強(qiáng)評(píng)標(biāo)定標(biāo)管理

4.3.1 評(píng)標(biāo)

企業(yè)可根據(jù)自身需求采用綜合評(píng)估法或經(jīng)評(píng)審的最低投標(biāo)價(jià)法。

4.3.2 評(píng)標(biāo)委員會(huì)

（1）評(píng)標(biāo)委員會(huì)由招標(biāo)人依法組建，負(fù)責(zé)評(píng)標(biāo)活動(dòng)。

（2）評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不少于成員總數(shù)的2/3。評(píng)標(biāo)委員會(huì)主任一名由評(píng)委會(huì)成員推舉產(chǎn)生，主持評(píng)標(biāo)工作，評(píng)委主任與其他成員具有同等表決權(quán)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員實(shí)行主動(dòng)回避制度。

（3）評(píng)標(biāo)工作由評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)，并邀請(qǐng)招標(biāo)人有關(guān)監(jiān)督部門對(duì)評(píng)標(biāo)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督。

4.3.3 評(píng)標(biāo)原則

（1）根據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)規(guī)定，遵循公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，反對(duì)不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)。定性的結(jié)論由評(píng)標(biāo)委員會(huì)按少數(shù)服從多數(shù)的原則，以記名投票的方式?jīng)Q定。

（2）投標(biāo)文件及招標(biāo)文件是評(píng)標(biāo)工作的首要依據(jù)，投標(biāo)文件必須符合招標(biāo)文件的要求。

（3）開(kāi)標(biāo)后，凡屬于對(duì)投標(biāo)文件的審查、澄清、評(píng)價(jià)和比較的有關(guān)資料以及與評(píng)標(biāo)有關(guān)的其他任何情況均嚴(yán)格保密。

（4）在投標(biāo)文件的評(píng)審和比較過(guò)程中，投標(biāo)人向招標(biāo)人和評(píng)標(biāo)委員會(huì)施加影響的任何行為，都將會(huì)導(dǎo)致其投標(biāo)被拒絕。

4.3.4 評(píng)標(biāo)程序

（1）評(píng)標(biāo)前準(zhǔn)備工作。

（2）先開(kāi)標(biāo)再評(píng)標(biāo)，開(kāi)標(biāo)做好開(kāi)標(biāo)記錄。

（3）對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行初步評(píng)審，包括資格審查、投標(biāo)文件符合性和響應(yīng)性評(píng)審。

（4）對(duì)通過(guò)符合性評(píng)審的投標(biāo)人技術(shù)標(biāo)（資信部分與施工組織設(shè)計(jì)）進(jìn)行評(píng)審（技術(shù)標(biāo)資信部分的設(shè)定視招標(biāo)項(xiàng)目類別而定）。

（5）最后進(jìn)行商務(wù)標(biāo)評(píng)審。

（6）有答辯要求時(shí)，通知投標(biāo)人就投標(biāo)文件中的內(nèi)容進(jìn)行答辯。

（7）對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行澄清和補(bǔ)正（如有時(shí)）。

（8）提交評(píng)標(biāo)報(bào)告。

4.3.5 評(píng)標(biāo)報(bào)告

評(píng)標(biāo)委員會(huì)完成評(píng)標(biāo)后，應(yīng)當(dāng)向招標(biāo)人提交記載以下內(nèi)容的書(shū)面評(píng)標(biāo)報(bào)告：

（1）基本情況和數(shù)據(jù)表；

（2）評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單；

（3）符合要求的投標(biāo)一覽表；

（4）廢標(biāo)情況說(shuō)明；

（5）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、方法或者評(píng)標(biāo)因素一覽表；

（6）經(jīng)評(píng)審的價(jià)格或者評(píng)分比較一覽表；

（7）經(jīng)評(píng)審的投標(biāo)人排序；

（8）澄清、說(shuō)明、補(bǔ)正事項(xiàng)的紀(jì)要；

（9）附件：招標(biāo)文件領(lǐng)取記錄表、投標(biāo)文件送達(dá)記錄表、評(píng)委簽到表、招投標(biāo)過(guò)程中招標(biāo)人與投標(biāo)人來(lái)往函件、評(píng)標(biāo)過(guò)程中各種評(píng)分記錄表等。

評(píng)標(biāo)委員會(huì)決定否決所有投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)在評(píng)標(biāo)報(bào)告中說(shuō)明具體理由。評(píng)標(biāo)報(bào)告由評(píng)標(biāo)委員會(huì)全體成員簽字。對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)論持有異議的，評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員可以書(shū)面方式闡述其不同意見(jiàn)和理由。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員拒絕在評(píng)標(biāo)報(bào)告上簽字且不陳述其不同意見(jiàn)和理由的，視為同意評(píng)標(biāo)結(jié)論，并由評(píng)標(biāo)委員會(huì)作出書(shū)面說(shuō)明并存檔。

4.3.6 中標(biāo)候選人公示

評(píng)標(biāo)結(jié)束后，評(píng)標(biāo)委員會(huì)需仔細(xì)閱讀投標(biāo)文件并進(jìn)行評(píng)分，依據(jù)得分高低現(xiàn)場(chǎng)選出中標(biāo)候選人，招投標(biāo)企業(yè)按照企業(yè)管理規(guī)范要求，發(fā)布中標(biāo)候選人公示公告。

4.3.7 中標(biāo)結(jié)果公示

中標(biāo)候選人公示結(jié)束后，招投標(biāo)企業(yè)按照企業(yè)管理規(guī)范要求，發(fā)布中標(biāo)結(jié)果公示。

4.3.8 定標(biāo)

中標(biāo)結(jié)果公示完成，評(píng)標(biāo)委員會(huì)并簽發(fā)《中標(biāo)通知書(shū)》。在意外情況下，需要上報(bào)至企業(yè)招標(biāo)管理委員，經(jīng)協(xié)商后定標(biāo)。個(gè)別投標(biāo)報(bào)價(jià)與市場(chǎng)價(jià)格嚴(yán)重不符的，需調(diào)查市場(chǎng)行情再?zèng)Q定。對(duì)于個(gè)別招標(biāo)項(xiàng)目，評(píng)標(biāo)委員會(huì)決定其不具有競(jìng)標(biāo)資格的，或有充分理由認(rèn)為其具有串標(biāo)嫌疑的，需宣布該項(xiàng)目流標(biāo)，重新組織招標(biāo)工作。

5 結(jié)語(yǔ)

在物資招投標(biāo)采購(gòu)中，應(yīng)規(guī)范采購(gòu)行為，確保物資采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。所以，建立一支高素質(zhì)的物資采購(gòu)和管理隊(duì)伍，建立物資招投標(biāo)規(guī)范化管理制度是搞好物資采購(gòu)的基本保障。