探析工程招標代理的信息管理與實踐運用

梁春英

（廣西華盛工程咨詢有限公司 廣西柳州 545002）

招標是工程建設的一個重要環節，在招標中一個重要內容就是招標信息，對這些信息進行科學合理的管理，可以為企業的決策提供依據，提升決策的正確性和科學性。而招標代理就有利于對這些信息進行管理，招標代理機構需要掌握各方的信息，包括投標企業、招標投標管理機構、專家、招標企業和評標機構等，進而全面的掌握招標企業的意圖，在各方面的要求、還有招標企業在投資資金安排方面的設想等，全面把握投標企業的情況，及時關注招標投標管理機構以及專家等方面的最新情況。

1 工程招標代理中的不足和問題

當前社會經濟不斷發展，國內城鎮化發展的速度日益提升，工程招標代理行業得到了極大的發展，在數量和規模上不斷增加，在有關制度方面也不斷的優化和健全，國內工程招標代理工作也向著法制化道路發展[1]。但是在具體運營中還是存在一些不足和問題，這對該行業的發展帶去了消極的影響，這主要體現在兩方面：①因為對工程招標代理有各種類型的管理制度，受到這些的限制，在招標代理中一些程序較為復雜，需要花費較長的時間。因為這些條件的約束，使得在一些規模不大的工程項目中，很難對工程招標代理這一形式進行推廣及應用，限制了該形式的發展，普及率并不高；②該行業對于資質要求不高，使得行業的門檻不高，這就讓每個工程招標代理機構在各方面都有較大的差異，主要體現在財務狀況、技術水平以及硬件設施等。除此之外，工程招標代理的有關人員在專業素質上存在較大的差別，專業素質出現參差不齊的問題。在工作過程中會發生一些違規的行為，如，暗箱操作、弄虛作假等。

當前是信息時代，信息技術得到了極大的發展，在各個領域中也得到了廣泛的應用，信息傳遞的速度很快，不僅讓數據傳輸的效率提升，還能夠保證數據的正確性。因此，在工程招標代理工作中也需要有效的對信息技術進行應用，進而促進招投標等各項工作效率的提升，防止由于信息不暢通而導致出現浪費資源的問題。因此，在招標代理工作中需要注重對相關的信息進行管理，促進招標代理機構全面能力的提升。

2 工程招標代理在信息管理中的主要需求

工程招標活動中，招標信息十分重要，對這些信息的利用情況關系到企業在招標中的優勢，只有有效的進行利用，才能將企業的優勢發揮出來。當前招標代理機構的業務流程主要利用分成三個階段。

2.1 工程招標代理前期工作階段

在這一階段，有關代理機構需要全面的采集工程招投標的有關信息，主要信息包括建筑市場的客體及主體信息，工程的招標信息以及工程信息等內容對建筑行業的發展具有重要作用。

2.2 工程招標代理中期工作階段

在這一階段中，相關的代理機構已經得到了要代理的工程項目，所以，相關機構就需要依據招標單位的委托，全面的進行招標各方面工作。在這一環節中，信息管理內容包含內容較多，如審查承建單位的各方面資質情況、依據招標單位規范開展招標、編制有關文件等。

2.3 工程招標代理后期工作階段

在這一階段，相關的代理機構在信息管理中需要側重于收集和管理相關的反饋信息，基于此，對現有的信息資源進行補充以及更新，這對加強代理機構的信息管理能力和效果具有積極影響。

3 工程招標代理的信息管理與實踐運用

3.1 工程招標代理中信息管理的工作流程和基本要求

工程招標代理工作中，一個重要的內容就是信息管理，這和整體工程招標代理流程之間有密切的聯系。現階段工程招標代理信息收集管理主要可以分成三個階段：第一個階段就是招標策劃階段。按照標的物的各方面目標，如經濟特點、進度、管理特征和功能、價格服務、技術、質量以及規模等，對市場的情況進行分析，明確招標項目的綜合性方案，方案中包含較多的核心要求，如，范圍、實施條件、保證措施、進度以及目標等，這為招標項目具體的落實提供依據以及指導；第二個階段就是操作執行階段。按照有關的法律、法規以及標準和規范，以招標項目的總體策略為中心，開展相應的招標工作，主要有編制招標文件、發布招標公告、發出招標文件以及澄清答疑、接受投標文件、開標和組織評標、明確中標單位、發出中標通知書等；最后一個階段就是評價管理階段。在完成招標，明確中標單位之后，需要對招標過程中的不足和原因進行分析，或者是總結成功原因，進而在原有招標管控及管理流程基礎上，不斷的進行優化和完善，對過程中的知識以及經驗進行總結。招標代理機構經過收集招標過程中的信息，可以歸納形成企業的信息數據庫，對數據信息進行有效的應用[2]。圖1中能夠看到工程招標代理業務委托流程圖。

圖1 工程招標代理業務委托流程圖

工程招標代理工作中需要對信息進行全方位的管理，且需要和基本要求相適應，主要包括兩點：①需要實時的查詢招標的有關信息以及表格；②對于招標的有關信息要做出篩選，這就需要按照相關的分類來落實，如委托人、部門和項目等，這樣能夠提升查詢功能的便利性，在搜尋信息方面也可以節省成本。

3.2 招標資料、檔案的信息管理

有關的工程招投標代理機構需要注重檔案和資料的歸檔，要全面的落實好這項工作。對于其中存在的問題，要進行具體的分析，結合招標的具體類型，選擇資源、檔案歸檔的程度，包括部分歸檔和全部歸檔。要是發現有需要進行歸檔，但是還未來得及提交的檔案和資料，就需要第一時間進行催交。

信息管理是工程招標代理中的關鍵部分，其主要功能有：項目招標策劃、發布公告、編制和審查相關文件、網上預訂和下載標書、項目招標答疑、整套資料的最終歸檔。要做到全過程的信息管理，就需要實時查詢有關的報表等內容，按照各種分類條件進行篩選，讓公司有關人員可以依據自己的權限，實時跟蹤自己負責的項目和其運行，公司領導也能夠實時掌握相關的招標代理項目的具體進展。

3.3 業務數據庫的運用

現階段國內很多工程招標代理企業在工作中都應用了招標業務數據庫，但是這無法確保招標信息的及時性，一般信息都是有些滯后的。當前市場競爭日益激烈，招標代理企業要想提升自身的競爭力，就需要做好相應的分析以及調整，結合企業的具體情況，在市場中構建符合自身的業務數據庫，通過互聯網等方式及時的掌握其他企業在招標代理方面的有關信息。另外，在招標代理工作中應用數據庫，能夠對自身的檔案以及資料進行分類，有利于提升管理的效果，基于此，可以對數據庫中的檔案和資源進行一系列的工作，包括儲存、傳遞、加工、調取、整理以及利用等，為這些工作提供便利。

3.4 業務數據模塊的運用

當前工程招標代理企業在管理工程投標信息以及工程信息中，一般都應用工程信息業務數據模塊的手段，通過統計、整理和分析工程的有關信息，進而制定出最佳的招標方案，對業務數據模塊進行應用，可以有效的整合招標信息，且在特定的條件下，還能夠進行信息檢索[3]。一般業務數據匯總統計分析查詢模塊中包括依據條件、分類匯總統計對各種業務數據功能進行查詢，可以滿足公司業務協調會議、部門業務統計匯總、業務調度會議、資質上報申請的要求，數據方面需要確保正確、可靠和統一。

3.5 業務輔助系統的運用

工程招標代理信息管理中包含主要系統以及輔助系統，輔助系統同樣也十分重要，這是因為輔助系統可以基于已有的招標范文，自動的形成新的招標文件。業務輔助系統在其他方面也有重要作用，比如，可以利用其來進行查詢，在招標活動中的開標文件、招標中的評標表格等都可以實現這一功能的應用。業務輔助系統還可以審核招標的資料以及文件，進而為招標開展營造良好、健康的環境，確保其真實性以及公正性。很多業務輔助系統在實際工作中的應用都有重要作用，所以，也慢慢發展成為主要系統。

4 結束語

綜上所述，當前工程招標代理行業得到了極大的發展，在國內建筑行業規范化不斷提升的情況下，對工程招標代理機構也帶來了機遇和挑戰，要提升機構的競爭力，就需要做好信息管理，針對以往存在的問題，采取有效的措施解決，進而促進工程招標工作的有效開展，推動建筑行業的發展。