新形勢下檔案管理工作的規范化

李睿達

摘要：在檔案管理過程中，迎來了新挑戰，作為相關工作人員，不僅要提高認識，更要積極探索如何實施規范化管理，以此通過檔案管理水平的提高，助力于單位發展，本文首先明確闡述了檔案管理工作規范化問題，其次簡明分析了規范化管理的策略，希望分析能夠推進檔案管理工作不斷發展。

關鍵詞：檔案管理；規范化；問題；措施

引言

在這種社會形勢下，如何緊跟形勢，實現檔案管理的規范化、效率化是當前企事業單位檔案管理工作的重中之重。但在實際檔案工作管理過程中，由于受傳統檔案管理方式的影響等方面原因，檔案管理工作的規范化并為得到較好的實現。鑒于此，下面進行具體研究：

1檔案管理工作規范化問題分析

首先，21世紀最大的社會現實就是電子信息化、網絡化。電子化檔案管理是企事業單位實現檔案管理工作規范化的重要手段，是實現檔案資料保存、查詢、修改、更新等一體化、高效化的必要方式。但在實際檔案管理工作中，迫于信息化時代的發展需求，雖然也有部分企事業單位實現了檔案管理的電子化、信息化，但應用效率卻十分有限，缺乏完善化、系統化電子檔案平臺的建設及安全維護，嚴重影響了電子化檔案管理的高效性和嚴密性，不利于規范化電子檔案管理系統的實現。

其次，健全的管理體系是實現規范化檔案管理的重要制度性保障。當前，在新社會形勢下，多數企事業單位均對自身的運營管理系統及體制進行了不斷的革新及完善，但檔案管理體系卻是其中的一塊“短板”，其傳統管理方式并未得到實時更新，新型管理手段也未得到及時落實，落后于新型社會形勢及管理系統的傳統檔案管理體系極大的影響了企業整體管理效率的提升，檔案管理工作的規范化也未得到有力的制度支持。

2新形勢下加強檔案管理工作規范化的措施

2.1制定管理目標，實現檔案制度規范化

在進行檔案管理的過程中，縣統計局相關管理人員要按照管理要求制定檔案管理目標，完善文書檔案管理機制，其中包括立卷歸檔制度、保管制度、保密制度以及檔案利用制度，推動檔案管理工作的規范化建設。其具體措施為以下幾點內容：第一，要從思想認識入手，領導層要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到一級管理方案中，成立檔案管理領導小組，強化基層檔案管理意識，動員全體職工，明確檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作的規范化建設打下堅實基礎。第二，要從人員素質入手，強化檔案管理理論學習，使得管理人員掌握檔案管理相關法律法規，嚴格根據管理條例開展管理工作，并在新形勢下，鼓勵管理人員學習網絡技術和計算機技術，與時俱進，提高管理人員專業能力，為檔案管理工作的革新與突破尋求可能。第三，要從工作考核入手，受檔案文件數量性和綜合性的影響，給檔案管理工作帶來一定的難度。對此，縣統計局要將檔案管理工作納入到機關工作計劃中，統一規劃，與各個統計專業工作平齊，加大考核力度，保證檔案文件的完整性，促進縣統計局檔案管理的規范化建設。

2.2做好基礎工作，提高檔案立卷的標準化

2.2.1完善文書檔案。為了提高縣統計局檔案管理工作效率，實現規范化管理，結合新形勢下檔案發展要求，管理人員要加強文書檔案的管理工作，組建文書檔案鑒定組織，辦公室主任擔任組長，主要鑒別和監控檔案資源的移交和銷毀等關鍵管理活動，避免出現管理過失和管理漏洞，進而提高縣統計局檔案管理工作的綜合質量水平。

2.2.2清理業務檔案?？h統計局的檔案文件數量多、內容雜，其涉獵范圍較廣，不僅包括當地工業、農業等生產發展資料，還包括固定資產投資、勞動工資、商業貿易以及居民調查等資料，為了提高縣統計局檔案管理工作效率，負責人要組織管理人員定期對這些業務檔案進行清理，根據一級管理標準開展檔案整改工作，定期清查縣統計局業務檔案階段性資料文件，進而減輕檔案管理人員的日常工作量，提高檔案管理工作效率，進而推進縣統計局檔案管理工作的規范化建設。

2.2.3重整普查檔案。普查檔案主要涉及當地各個產業、人口以及企業單位的調查信息，雖然這些檔案文件在實際普查工作中已經進行整理歸檔，但在新形勢下，對照一級檔案標準，這些普查檔案的管理水平稍顯不足。對此，縣統計局要給予重視，對普查檔案進行重新分類整理，并裝訂歸檔，凸顯縣統計局檔案管理工作的高效性和規范性，達到檔案管理的最終目的。

2.3引進管理手段，提高檔案信息的自動化

2.3.1建立電子服務系統。在新形勢下，為了提高檔案管理工作效率，縣統計局要引入互聯網技術，構建電子服務系統，將檔案文件進行備注，錄入到電子系統中，實現電子保存，有利于檔案文件查詢和使用。同時，以局域網為核心，構建各鄉鎮網絡統計平臺，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，強化檔案資源的服務屬性，進而促進縣統計局檔案管理服務的現代化和規范化。

2.3.2編制查詢工具。在進行檔案管理工作中，縣統計局要以一級檔案標準，編制全宗簡介、立卷方案、分類方案、組織沿革以及大事記等檔案類別目錄，豐富管理類別，提高檔案管理結構的層次性，完善縣統計局檔案管理體系。同時，管理人員要建立工作臺賬，提高檔案資源查找的便利性和效率性，實現縣統計局檔案管理綜合質量水平的提升，推進縣統計局檔案管理工作的規范化建設。

2.3.3更新檔案管理技術。技術更新主要是指檔案管理技術的更新，即引入電子信息化技術，改革傳統檔案管理方式。相關單位應注重本單位檔案信息管理技術的革新，在借鑒和參考西方發達國家相對完善、成熟的檔案信息管理系統的基礎上，根據自身企事業單位管理特設，總結構建出符合需求的電子化信息管理平臺，并加強對平臺的安全維護和嚴密保護，實現檔案信息保護的安全化、嚴密化及應用的便利性、全面性，以更好的滿足新形勢下檔案管理工作的規范化、高效化。

2.4穩定檔案人員

應當減少人員的不斷調換，加強專業技能培訓，保證工作人員具有經驗性。提高檔案管理人員的綜合素質，培養其樹立正確的價值觀。同時注意培養工作人員的信息化掌握程度，注重加強向技術型人才轉型。一方面要加強對檔案人員安全意識的培養，注重不斷的繼續教育，提升其對檔案管理的重視程度。另一方面，要加強檔案管理人員對計算機技術的掌握，加快檔案管理的電子信息化轉型。同時注意，利用獎懲制度，幫助工作人員樹立責任心，激發其工作熱情，根據績效進行崗位調動，以此實現對崗位人員的合理分配。

結束語：

總之，為提高檔案管理工作的規范化，需要積極開展有效的管理，要深入實踐，不斷學習與創新，為檔案規范化管理提供科學助力，以此為人們提供更加有效的服務，實現檔案管理的價值。

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