浙江大學向全面移動的OA系統(tǒng)遷移

文/張建霞 方偉杰 李磊 樓建晴

進入21世紀以來，云計算、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新興詞匯應運而生，信息化技術已經融入了社會生活的方方面面，給人們的生活方式、工作習慣帶來了巨大變革。高校作為培養(yǎng)國家高等人才的基地，其信息化建設的思路與方向必須順應時代的發(fā)展風潮。國內各大知名高校都已經將信息化建設作為學校發(fā)展的重點項目，其中，OA系統(tǒng)是高校信息化建設的重要內容之一。

1998年，浙大啟用Lotus OA系統(tǒng)，以郵件流轉實現(xiàn)電子化辦公，電子版公文開始代替紙質版公文。到2007年，為滿足學校個性化的管理需求，學校采用自主設計、外包開發(fā)模式，采用當時先進的“校院二級+公文交換平臺”模式分批推進OA系統(tǒng)建設，實現(xiàn)公文流轉、服務事項審批等工作。隨著時間的推移，該OA系統(tǒng)在穩(wěn)定性、可靠性、功能擴展、用戶體驗、運行維護等方面都面臨巨大維護壓力，每月平均有近100件人工干預維護工作，已不能滿足學校校務管理的要求。2016年，為實現(xiàn)更便捷的全員協(xié)同辦公及移動辦公，浙大在學校領導的大力支持下，摒棄舊版OA系統(tǒng)，采取全新的模式，建設集電子公文流轉、服務流程審批、校務信息公開、移動化辦公為一體的新一代協(xié)同辦公系統(tǒng)。

系統(tǒng)總體設計

設計理念

在設計之初，浙大就明確了系統(tǒng)“頂層設計、靈活擴展、資源共享、高效協(xié)同”的設計理念。

圖 1 OA系統(tǒng)框架

1. 學校OA系統(tǒng)由全校各職能部門共同使用，由黨委辦公室、校長辦公室牽頭，通過多次調研和座談會研討，開展總體規(guī)劃，確定了自上而下的設計模式，把握“先共性、后個性”的原則，優(yōu)先考慮各部門共同業(yè)務需求，待系統(tǒng)運行穩(wěn)定后，再考慮各部門特色業(yè)務的個性需求。

2. 由于舊版本OA系統(tǒng)可擴展性受到了嚴重限制，每當有新的業(yè)務上系統(tǒng)，或是已有業(yè)務運轉模式發(fā)生變更，都需要大量代碼開發(fā)，系統(tǒng)升級迭代困難，因此新版本OA更強調了系統(tǒng)的可擴展性。如何通過零代碼開發(fā)實現(xiàn)快捷的功能定制成為此次系統(tǒng)建設的重點方向。新版本OA強調“工作流”的概念，以“流程引擎”作為背后驅動。工作流（workflow）的概念起源于生成組織和辦公自動化領域，工作流管理聯(lián)盟（WFMC）給工作流下的定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務能夠在不同的執(zhí)行者直接進行傳遞與執(zhí)行。當需要上線新流程或者變更已有流程，通過流程引擎能快速進行流程配置，零編程實現(xiàn)功能擴展和需求變更，并根據(jù)個性化需求，靈活支持二次開發(fā)，保障系統(tǒng)順利演進。

3. 為保證數(shù)據(jù)交換暢通、解決信息孤島問題，新版OA也充分考慮了系統(tǒng)的集成性。系統(tǒng)集成（SI，System Integration），就是通過結構化的綜合布線系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡技術，將各個分離的設備(如個人電腦)、功能和信息等集成到相互關聯(lián)的、統(tǒng)一和協(xié)調的系統(tǒng)之中，使資源達到充分共享，實現(xiàn)集中、高效、便利的管理。新OA系統(tǒng)的建設需滿足國家數(shù)字校園信息標準，接口規(guī)范統(tǒng)一，將來可與ERP系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成、信息集成，與HR系統(tǒng)進行用戶集成，與短信平臺、郵箱系統(tǒng)進行消息集成，甚至進行數(shù)據(jù)拆分與重組等。

4. 舊版本OA系統(tǒng)實際分為了校級OA系統(tǒng)和院級OA系統(tǒng)，并沒有在真正意義上實現(xiàn)協(xié)同。工作流從校級流轉到院級的時候，校級主流程會觸發(fā)多個院級子流程，不僅數(shù)據(jù)冗余，可維護性也不好，經常出現(xiàn)交換失敗、丟件等問題。而新版本OA系統(tǒng)，所有校級和院級用戶均使用同一套系統(tǒng)，所有流程在一個平臺流轉，所有數(shù)據(jù)在一個數(shù)據(jù)庫存儲，真正做到校院兩級高效協(xié)同。

系統(tǒng)框架

在設計新一代OA系統(tǒng)總體框架時，浙大通過去兄弟高校、政府部門、大中型企業(yè)調研，充分吸收了對方OA系統(tǒng)建設積累的經驗，結合浙大實際管理特點和現(xiàn)實需求，從系統(tǒng)的體系架構、業(yè)務流程的開發(fā)及擴展、多業(yè)務功能“一站式”集成等方面考慮，以“1套系統(tǒng)平臺、5大核心支撐引擎、6個核心功能模塊”為核心設想，將新OA總體框架落地，如圖 1，旨在實現(xiàn)電子公文網(wǎng)上全流轉，服務事項審批“一站式”網(wǎng)上辦理以及全面移動化辦公。

1套系統(tǒng)平臺指OA系統(tǒng)搭建在一個平臺上，組織維護、功能開發(fā)、用戶行為及數(shù)據(jù)存儲均在該平臺上實現(xiàn)。5大核心支撐引擎是信息門戶引擎、工作流引擎、內容引擎、組織權限引擎及移動辦公引擎。6個核心功能模塊指公文管理模塊、督辦管理模塊、信息管理模塊、綜合管理模塊、日程管理模塊及統(tǒng)計報表模塊。

從系統(tǒng)總體框架圖可以看出，系統(tǒng)采用多層架構，使前端和后端松耦合，前端負責展示與使用，后端進行開發(fā)及維護。當業(yè)務需求變更，只需在后端操作，未推出新版本時不影響前端的使用。前端采用統(tǒng)一門戶中心，但又可以根據(jù)不同的身份類型，個性化定制不同的門戶，滿足個性化需求。中間層是各功能模塊平臺，是系統(tǒng)應用控件中心，每個控件負責一項功能，如門戶管理、文檔管理、日程管理等。同時，該系統(tǒng)具有很強的開放性和靈活性，實現(xiàn)了和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，如短信平臺、信訪網(wǎng)站的集成。后端為引擎平臺，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)開發(fā)標準，能根據(jù)需求快速實現(xiàn)功能擴展和變更，并且支持二次開發(fā)，為系統(tǒng)演進提供有力支持。總體來說，該系統(tǒng)框架能實現(xiàn)后臺統(tǒng)一管理、前臺滿足個性化需求，系統(tǒng)標準化程度高，可擴展性、適應性和靈活性高，在未來很長一段時間內，都能滿足浙江大學發(fā)展的需要。

系統(tǒng)主要建設內容

個性化的門戶桌面

圖 2 校領導辦公桌面

新版OA系統(tǒng)強化了服務整合，以“公文辦理+流程審批”為核心構建門戶桌面。門戶桌面是每個OA用戶登錄系統(tǒng)后首先展示的頁面，是信息分類聚合的窗口，用戶可以一目了然地看到自己的待辦事宜、待閱文件、通知公告、日程安排等內容。同時，根據(jù)不同人的身份角色類型，定制了校領導辦公桌面（圖 2）、兩辦辦公桌面、院級辦公桌面、管理員辦公桌面及統(tǒng)一辦公桌面等。定制化的桌面使系統(tǒng)能智能地根據(jù)不同的用戶推送與其相關的內容，用戶只需關注自己桌面上的內容就能基本完成工作。

校院兩級協(xié)同的架構

圖 3 校級對院級的信息下發(fā)

圖 4 院級對校級的信息上報

圖 5 院級部門間信息傳遞

新版OA真正將校級用戶和院級用戶整合到一個平臺上，覆蓋了學校所有機構，全體行政人員。在系統(tǒng)中，學校分為了三種機構：校級機構、院級機構和臨時議事機構。根據(jù)不同的安全級別設置，每種用戶所有的權限不同，對應不同的操作功能。比如，系統(tǒng)管理員可以修改所有人的信息，查看所有的流程；級別低的用戶無法在系統(tǒng)用戶列表中看到比自己級別高的用戶，無法直接與其進行信息互通，無法查看其個人信息包括手機、郵箱、辦公電話等；不同類別信息有不同的接收用戶范圍。每個院級機構及臨時議事機構都設置一名部門管理員。部門管理員是部門與外界信息溝通的紐帶。文件要流轉給部門，只需發(fā)給部門管理員，由管理員轉發(fā)給部門內部人員；部門內部在系統(tǒng)上的溝通意見（即內部意見）不對外呈現(xiàn)，形成的最終意見（即部門意見）通過管理員報出。新OA系統(tǒng)構建了校院兩級行政人員全員參與、校院兩級既協(xié)同、又相互獨立的應用授權體系，適應了分級管理的需要，符合各級辦公的要求，真正實現(xiàn)一套系統(tǒng)多個應用部門、多個用戶信息隔離、操作獨立。

基于流程引擎搭建的業(yè)務流程

新版OA系統(tǒng)以流程引擎為驅動，提供圖形化的、基于節(jié)點的流轉模式，針對某一具體要求，通過強大的流程引擎，能靈活、快速、規(guī)范地構建出一套合適的工作流程，無需額外代碼開發(fā)，滿足用戶隨需應變的要求，使OA系統(tǒng)真正“活”起來，促進管理科學化。新版OA的流程不再只局限于公文流轉，更致力于將工作中包含大量工作表單審批的事務規(guī)范化、流程化、制度化后，從線下搬到OA系統(tǒng)上，快速實現(xiàn)辦公事務網(wǎng)上辦理及審批，擴展OA系統(tǒng)的內涵與外延。除了傳統(tǒng)的學校收文發(fā)文、督辦管理、信訪管理等，還新增了校領導邀請、會議通知、兩會議題征集、部門公章申請、視頻會議申請等部門個性化業(yè)務流程。總體歸納起來，流程主要有三種模式：校級對院級信息傳達及督辦（圖 3）、院級對校級的信息上報（圖 4）、院級部門間的信息流轉（圖 5）。

不論是哪一類流轉模式，院級部門的管理員都是承上啟下的角色，這也是系統(tǒng)設計之初的一個理念，即任何經過該部門的事務，都需要通過部門管理員，不能直接越過管理員進行信息傳遞。因為部門需要有這樣一個角色，能監(jiān)控部門在OA系統(tǒng)上所有事務，追蹤事務的辦理進度，方便隨時對部門工作進行統(tǒng)計，生成報表，進行工作總結與下一步工作方案制定。部門管理員的存在，使部門之間的溝通變成點對點的模式。一個部門不需要關注另一個部門內部達成最終意見的過程，只需要知道對方部門最終意見是什么即可，這樣的模式降低了溝通的人力、時間成本，使部門協(xié)作更加順暢。

支持移動化辦公

移動客戶端作為新版OA系統(tǒng)的重要入口，可以支持手機、平板等移動智能終端。考慮到移動端屏幕較小的原因，移動端的主要功能是審批及查閱，不支持在線修改文檔等需要特定控件支持的復雜功能。待辦流程、待閱消息可以實時推送到移動端，主動消息提醒機制使用戶得到解放，用戶不再需要時不時登錄系統(tǒng)查閱是否有待辦事宜。移動端還有通訊錄功能，可以讓用戶隨時與任意一名同事取得聯(lián)系，甚至可以拉一個群組，像QQ、微信那般方便溝通協(xié)作。

與其他系統(tǒng)的集成

目前OA系統(tǒng)已與信訪平臺、檔案館系統(tǒng)、校務服務網(wǎng)審批模塊、短信平臺及郵件平臺進行了集成。其中OA系統(tǒng)與信訪平臺、檔案館的集成是數(shù)據(jù)集成。與信訪平臺的集成采用數(shù)據(jù)推送及回寫的方式。當信訪平臺收到一封信訪件，信訪數(shù)據(jù)會自動推送到OA系統(tǒng)，在系統(tǒng)里生成一條信訪管理流程。信訪秘書不需要登錄信訪系統(tǒng)，處理信訪件的過程全部在OA系統(tǒng)上。當信訪秘書在OA系統(tǒng)上提交信訪答復并辦結信訪件時，答復數(shù)據(jù)又會再推送回信訪平臺，同時會短信通知信訪人信訪件辦結的消息。與檔案館的對接采用如下方式、當OA系統(tǒng)上的公文管理類流程辦結歸檔后，在相應目錄下會生成一個特定格式的XML文件。年底檔案館歸檔的時候，由工作人員將這些XML文件導入到檔案系統(tǒng)即可，不需再人工輸入。與校務服務網(wǎng)審批模塊、短信平臺及郵件平臺的集成采用集成登錄方式，通過在OA系統(tǒng)設置登錄的標識、內外網(wǎng)網(wǎng)址、賬號及密碼等信息，就可以實現(xiàn)一鍵快捷登錄。

系統(tǒng)運行情況

自2016年7月試運行至今，新OA系統(tǒng)一共上線了31條業(yè)務流程，共12300多條流程實例，完成歸檔的流程8700多條。其中公文管理類流程7200多條，占比六成。值得注意的是，非公文管理類流程，如校領導邀請、公務接待、賬號管理等分別有464條、93條和435條，說明這些在傳統(tǒng)OA上被忽視的業(yè)務也非常適應新OA的生態(tài)體系。當辦公室業(yè)務在OA系統(tǒng)上運行后，首先，以往“書面報告滿天飛、文件下發(fā)跑斷腿”的局面不復存在，時間、空間的限制被打破，“辦文、辦會、辦事”的效率提高。其次，業(yè)務流程更加規(guī)范化，業(yè)務工作對應到系統(tǒng)上都有據(jù)可循，不僅能提升工作質量，還能互相監(jiān)督，減少爭議。移動端的引入更是帶來了變革。截止到2018年3月10日，共計235958人次登錄，其中移動端登錄52697人次，占比22.33%。當用戶有新的待辦事項到來，移動端都會推送一條消息提醒給用戶，用戶即使不在電腦邊，也能快速處理。當有緊急事務需要處理時，主動消息提醒功能尤為重要。

目前系統(tǒng)用戶共1775人，覆蓋了全校各機構的中層及以上干部、部門辦公室主任和部分科員。系統(tǒng)每項業(yè)務都根據(jù)辦理要求無縫、順暢地流轉到相應部門進行辦理；通過流程圖、流程狀態(tài)可以輕松掌握其他部門的辦理情況（即未查看、已查看、已提交等），使得流程行為可追溯；一鍵群發(fā)短信催辦減少了催辦的溝通成本；基于安全級別的權限控制體系嚴格控制了每位用戶對流程的參與度，使各個部門間既互相獨立，又互相協(xié)同。

從工作效率上看，自新OA系統(tǒng)運行以來，最快的一則學校發(fā)文流程（浙江大學關于調整國務院學位委員會浙江大學委員人選的請示），從部門擬稿到最后的文件發(fā)布，全流程在線上走完只耗時2小時53分鐘。如此的速度在從前用人工跑腿送文件的時代是不敢想象的。表 1是學校發(fā)文流程各節(jié)點平均耗時與總耗時統(tǒng)計數(shù)據(jù)，逗留時間較長的節(jié)點是部門會簽，發(fā)文初核、學校領導會簽節(jié)點。平均每個節(jié)點耗時8小時47分鐘，全流程走完耗時5天11小時44分鐘。

OA系統(tǒng)是信息化時代高校信息化建設的重要內容之一，對于提升高校行政管理能力、推進自身管理改革具有重要的意義。因此，OA系統(tǒng)的建設必須持續(xù)推進。相比舊版OA系統(tǒng)，新版OA存在以下優(yōu)勢。第一，校院兩級真正協(xié)同，業(yè)務功能不再僅僅局限于發(fā)文、督辦和信息管理，而是不斷向二級單位延伸，通過流程圖、流程狀態(tài)可以輕松跟蹤辦理情況，辦理行為可追溯。第二，系統(tǒng)可擴展性增強，只要能將辦公室業(yè)務規(guī)范化為特定的流程，就可以在系統(tǒng)平臺部署，同時，對已有流程的變更也可以通過零代碼開發(fā)迅速配置，能快速響應用戶需求。第三，系統(tǒng)采用國家數(shù)字校園信息標準，能順利與其他系統(tǒng)集成，目前已經接入了信訪網(wǎng)站、短信平臺、郵件平臺，未來還要接入統(tǒng)一身份認證平臺及面向全校師生的服務審批平臺。第四，移動版同步上線，打破時間和空間的局限，使用戶可以隨時隨地查閱文件，迅速提交辦理意見，碎片化時間得以利用，提高了工作效率。總的來說，新版OA系統(tǒng)能適應浙大新階段的發(fā)展需求，滿足學校多層次、多業(yè)態(tài)、多管控模式的管理訴求，提升了學校的管理水平和信息化程度，為浙大完全實現(xiàn)“電子校務”、建設“雙一流”奠定了堅實的基礎。

表 1 學校發(fā)文流程各節(jié)點平均耗時與總耗時