人事檔案管理在事業單位的探討

李海兵 董俊英

1 人事檔案管理在事業單位的重要性

1.1 有利于體現人力資源管理的社會價值

事業單位的人事檔案管理工作從其屬性上講是屬于社會范疇的，這也充分體現了它的社會價值。同時，事業單位的人事檔案管理工作是受國家相關法律法規的約束的，事業單位也可以通過人事管理工作來履行社會職能，來體現其社會價值。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。因此，從某種意義上講，事業單位的人事檔案管理工作直接影響了員工的待遇、職稱晉升、組織關系等[1]。

1.2 有利于深化人力資源改革

受各種因素的影響，事業單位的人事檔案管理工作中不可避免的存在著各種各樣的問題，例如：管理人員的專業素質問題、管理制度問題、設備儀器等，這些問題嚴重影響了人事檔案管理工作的質量。因此，提高事業單位的人事檔案管理工作可以在很大程度上提升事業單位的工作質量，有利于深化事業單位的人力資源改革[2]。

2 事業單位人事檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏對人事檔案管理的重視

人事檔案管理工作是事業單位一項基礎性的工作，因此人們經常忽視人事檔案管理工作，缺乏對人事檔案管理工作的重視程度。一些單位領導認為人事檔案管理這項工作很簡單，沒有什么技術含量，只是簡單的抄寫和分類整理報關而已，沒有必要投入那么多的人力、物力，這種意識使得事業單位的人事檔案管理工作長期處在被動的地位，檔案管理的質量也提不上去，從而嚴重影響了事業單位的日常工作[3]。

2.2 檔案管理人員的專業素質欠缺

在事業單位的人事檔案管理工作中，相對于以前來說，很多部門的人員編制都較少，這就使得人事檔案的管理工作出現嚴重的人員缺乏的現象，因此，一些臨時工或者人事部門的工作人員就會來兼任這份工作，嚴重影響了人事檔案管理工作的專業性，例如，一些檔案材料歸檔不及時或者是根本就沒有歸檔，檔案的擺放和管理不到位等[4]。

2.3 人事檔案材料制作不規范

目前，事業單位的人事檔案管理工作中還存在著對于材料制作不規范的問題。一方面是對于材料的分類不規范。一些檔案管理人員雖然知道要將人事檔案分類保存，但是對具體的分類規則卻不清楚，嚴重影響了對于人事檔案的查閱；另一方面是材料的制作不規范，存在著一些折損、卷角的情況，嚴重影響了整體的美觀和壽命。

3 加強事業單位人事檔案管理工作的措施

3.1 建立健全人事檔案管理制度

通過建立健全完善的人事檔案管理制度，可以有效的為事業單位的人事檔案管理工作提供制度保障，進一步規范事業單位的人事檔案管理工作。從通常意義上講，事業單位的人事檔案管理工作比較繁雜，對事業單位也有著非常重要的意義。因此，事業單位要在一定程度上加強對檔案管理工作的制度約束，充分考慮到事業單位人事檔案管理工作的實際情況，建立健全相關的人事檔案管理制度，以此來滿足工作的需要。首先，要切實的落實好現有的人事檔案管理制度，保障其規范化、標準化，按照嚴格的標準和要求來落實好人事檔案材料的收集和歸檔整理等工作，要充分的利用現代化的人事檔案管理方式，促使人事檔案的管理方式不斷向著信息化、現代化、精細化的方向發展。其次，要嚴格的了解和掌握人事檔案管理工作的每一個細節性的問題，建立健全人事檔案整理細則，以此來規范人事檔案的整理工作，不斷增強認識檔案信息的真實性和準確性。最后，要加強對事業單位人事檔案管理工作的宣傳力度，包括相關的一些檔案法、整理細則等，最大限度地保障管理人員的工作規范性，并且還可以提高社會認可度[5]。

3.2 加強對事業單位人事檔案管理工作的重視程度

目前，在一些事業單位中，對于人事檔案的管理工作是比較隨意的，通常是由人事部門來進行管理，而缺乏專門的人事檔案管理部門，只有在需要查閱人事檔案的時候，才會去整理和審核，這充分說明對其人事檔案管理工作的認識不夠。因此，必須要加強對事業單位人事檔案管理工作的重視程度，加大對其人力、物力的支持力度。具體來說，一方面，事業單位的領導班子要從根本上認識到人事檔案管理的重要性，加大對人事檔案管理的財政支持，例如，增加對其資金、設備、人才等的支持力度；另一方面，應該加強對人事檔案管理的宣傳工作，增強社會認可度[6]。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質

隨著社會的不斷進步，事業單位的人事檔案管理工作也應該順應時代的發展潮流，不斷進行改革和創新，在此過程之中，就需要提高檔案管理人員的專業素質，加強人事檔案管理的專業隊伍建設，不斷增強檔案管理人員的實際操作能力。除此之外，還要加強對檔案管理人員的專業培訓，幫助他們更好的了解和掌握檔案管理工作的內容和流程，逐步掌握現代化的檔案管理手段，從而不斷的提高檔案管理工作的質量[7]。

3.4 加強人事檔案管理工作的信息化建設

隨著科學技術的不斷發展，在事業單位人事檔案管理工作中，需要不斷地加強信息化建設，以此來滿足對于人事檔案管理工作的需求。因此，事業單位人事檔案管理部門需要積極的引進現代化的人事檔案管理技術，不斷提高自身人事檔案管理手段，建立健全檔案資料輸入系統，從而有效的提高人事檔案管理工作的效率。同時，還需要通過現代化的信息技術手段來加強對于人事檔案管理的保密工作，而對于一些不需要保密的人事檔案資料則需要加強其共享性，以此來不斷提高人事檔案管理工作的水平[8]。

4 結語

綜上所述，通過本文對人事檔案管理在事業單位的探討的相關介紹，我們了解了事業單位加強人事檔案管理工作的必要性，以及目前人事檔案管理工作中存在的問題，并通過研究分析，找出相應的解決措施，以此來提高事業單位人事檔案管理工作的質量。

[1] 陸美芳. 事業單位人事檔案管理存在的問題與對策[J]. 北京檔案，2006，23（12）：34-36.

[2] 莫若琦，楊力. 事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J]. 經濟與社會發展，2007，5（5）：78-79.

[3] 王丹. 談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J]. 統計與管理，2014，29（10）：130-131.

[4] 俞樂奕，周苗苗. 完善事業單位人事檔案管理制度以提高管理水平[J]. 陜西檔案，2011，28（6）：41-42.

[5] 夏麗帕·努爾堅. 從戰略發展角度談事業單位人事檔案管理的問題與對策[J]. 經營管理者，2014（34）：338-339.

[6] 楊仁輝. 建立與完善編制外聘用人員檔案的思考[J]. 自動化與儀器儀表，2015，35（3）：156-157.

[7] 馬奪正. 淺議人事檔案管理中存在的問題及建議[J]. 科技情報開發與經濟，2010，20（21）：67-68.

[8] 張兵. 關于加強事業單位登記檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江科技信息，2011，15（21）：90-92.