醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用分析

周學(xué)波

【摘要】目前，中國已進入高科技時代，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展和普及，為提高醫(yī)院文件管理的效率和質(zhì)量創(chuàng)造了機會，既有利于提高檔案資源的利用率。還對提高醫(yī)院檔案管理效率提供幫助。基于此，本文闡述了將現(xiàn)代信息技術(shù)引入醫(yī)院檔案管理的必要性，并分析了信息技術(shù)的實際應(yīng)用和應(yīng)用策略。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化信息技術(shù) 醫(yī)院檔案管理 檔案信息化

一、醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)的必要性

首先，便于對醫(yī)院檔案進行管理利用，現(xiàn)代信息技術(shù)下的醫(yī)院檔案管理可以對醫(yī)院檔案實施有效的保護措施，避免因破壞紙質(zhì)文件而導(dǎo)致的信息丟失，從而提高醫(yī)院檔案的利用率；其次，提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理有了更大的發(fā)展空間，使醫(yī)院檔案管理人員更加便捷，也能使醫(yī)院檔案管理工作就算面對工作人員數(shù)量很少的情況下也能按照正確的流程進行下去；第三，加快建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理，有效提高了醫(yī)院檔案管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的有序發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化就是建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

二、現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

1.實踐應(yīng)用

如果醫(yī)院在檔案管理中應(yīng)用文件管理系統(tǒng)等信息技術(shù)產(chǎn)品，可以實現(xiàn)許多功能，如支持檔案統(tǒng)計、檢索、借用、原始批量掃描和掛接等需求。支持掃描儀，打印機和通訊等設(shè)備連接用于信息存儲、傳輸和共享，支持檔案分類管理、設(shè)置用戶權(quán)限、快速增、刪、改信息以及系統(tǒng)自動升級等功能，因此，電子文檔逐漸成為醫(yī)院檔案的主要載體，實現(xiàn)了便捷的管理和高效的辦公工作；打破傳統(tǒng)的文件分類，如文檔、人員、會計和基礎(chǔ)設(shè)施，但將其轉(zhuǎn)換為更科學(xué)，標準化和詳細的類別。更符合檔案的管理和其他要求；同時檔案的接收、校對、歸檔、保存等也變得更為快捷和安全，且可經(jīng)深度挖掘及時獲取價值信息。故現(xiàn)代化信息技術(shù)為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造了可觀的效益。

2.應(yīng)用現(xiàn)狀

可是電子信息技術(shù)的不斷深化，對電子文件的收集、處理、保管和利用提出了更高的要求，此時需要檔案人員不斷擴大服務(wù)要求，構(gòu)建一套科學(xué)、高效、靈活、多功能的檔案信息管理體系。但目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還存在諸多不足，如相應(yīng)的規(guī)范標準尚未統(tǒng)一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善，信息共享和開發(fā)程度不夠，檔案信息安全性亟待提高等，這些都不利于信息技術(shù)優(yōu)勢的發(fā)揮和檔案信息價值的提高，故下面就現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略加以探討。

三、現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略探討

1.以統(tǒng)籌規(guī)劃為前提

醫(yī)院檔案是其診療、管理和管理活動的重要記憶，是最可靠、最有價值和最系統(tǒng)化的信息資源。醫(yī)院在獲取信息服務(wù)，做出決策和建立核心競爭力方面的作用不容小覷。只有通過科學(xué)分析和整體規(guī)劃，我們才能順利實現(xiàn)目標。這要求醫(yī)院認真調(diào)查實際的信息量、檔案類型、運行狀態(tài)、利用情況，然后制定出科學(xué)的計劃，以平衡長期發(fā)展和強度條件。

2.以標準規(guī)范為指導(dǎo)

現(xiàn)代化信息技術(shù)若想在醫(yī)院檔案管理中順利應(yīng)用和有序發(fā)展，就必須以相應(yīng)的標準規(guī)范為指導(dǎo)和約束，以免因盲目應(yīng)用和管理而影響其實際效用。具體而言，應(yīng)以前瞻性、系統(tǒng)性、開放性、兼容性、經(jīng)濟性等為基本原則，對硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、數(shù)字水印、存儲格式、加密算法等技術(shù)類規(guī)范加以統(tǒng)一；對電子檔案定義、整理、著錄、存儲、鑒定、移交、檢索、利用、原始文件處理和安全維護等管理類規(guī)范加以統(tǒng)一；對電子檔案術(shù)語、描述、元數(shù)據(jù)、文件格式、對象數(shù)據(jù)格式等業(yè)務(wù)類規(guī)范加以統(tǒng)一，以此構(gòu)建標準、完善、實用的檔案信息化體系，從而為檔案管理工作高效、有序開展提供重要指導(dǎo)。

3.以資源建設(shè)為基礎(chǔ)

首先，要確保所選服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和其他硬件設(shè)施成熟、可靠、經(jīng)濟實用，并具有良好的通用性。檔案系統(tǒng)和管理軟件等軟件系統(tǒng)必須具有穩(wěn)定的性能，具備一定的開放性、包容性和可擴展性，同時，專門設(shè)置檔案室，優(yōu)化技術(shù)設(shè)備的運行環(huán)境，完善設(shè)施保護措施，確保信息技術(shù)正常運行；二要嚴格遵循檔案管理規(guī)范，努力保證檔案資源的真實性、完整性、連續(xù)性和安全性，為提高檔案分析質(zhì)量和利用價值奠定堅實的基礎(chǔ)；三要著力打造優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的檔案人員，可通過宣傳教育和實踐培訓(xùn)，強化其責任感，提高其技術(shù)操作水準，增強其檔案信息整合和開發(fā)能力，以及主動服務(wù)和創(chuàng)新意識等，從而更好地服務(wù)于檔案信息管理。

4.以信息技術(shù)為支撐

在構(gòu)建檔案信息化時必須運用多種現(xiàn)代信息技術(shù)，如最先進、最有前景的海量數(shù)據(jù)存儲、圖像分類、并發(fā)大規(guī)模查詢、智能檢索等信息技術(shù)，它可以顯著提高檔案管理的技術(shù)內(nèi)容和工作水平，因此，醫(yī)院應(yīng)該立足現(xiàn)實，充分認識信息技術(shù)的強大功能，并將其合理的融入于具體工作中。其中，基于信息技術(shù)的數(shù)據(jù)庫是一種新技術(shù)，是一種新的數(shù)據(jù)管理方法，不僅存儲容量大、搜索方便、檢索速度快。此外，它還具有可靠性高，保密性良好和經(jīng)濟性合理等優(yōu)勢，以利于推動其走向正規(guī)化和科學(xué)化。

5.以安全手段為保障

在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的同時，也會為醫(yī)院檔案管理帶來一定的負面影響，即增強安全風險。因此，醫(yī)院需要不時巡視和維護檔案的硬件設(shè)備，以避免因設(shè)備故障造成數(shù)據(jù)丟失或損壞；對于病毒入侵、垃圾郵件、特洛伊木馬等威脅，不斷提高防火墻的性能和功能。有效運用360安全衛(wèi)士、金山毒霸、卡巴斯基等防病毒軟件提升網(wǎng)絡(luò)安全防護水平；同時，對于文件管理應(yīng)用系統(tǒng)，文件管理軟件應(yīng)以檔案管理軟件為平臺，盡快完善用戶訪問權(quán)限，或者設(shè)置并定期更改密碼，以此抵御系統(tǒng)非正常訪問，并建立涵蓋用戶訪問、數(shù)據(jù)庫更新、管理軟件更新等在內(nèi)的日志文檔中心，以便及時追蹤安全時間，降低風險并確保文件信息安全。

總之，現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用已成為時代的潮流，為了有效提高文件管理的效率和安全性，這就要求醫(yī)院要立足現(xiàn)實，結(jié)合信息技術(shù)和有效措施，逐步推進檔案信息管理的規(guī)范化、標準化、安全化和多樣化，使檔案信息的使用價值不斷增強，有效推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

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