淺談檔案管理工作的收集及服務意識

盧葦

【摘要】檔案收集是檔案管理工作的開端，是開張檔案工作的基礎，也是最為重要的環節。只有做好收集工作，才能確保檔案材料齊全完整，內容豐富，滿足檔案各方面管理與利用的需求。筆者結合多年來從事檔案管理工作的經歷，談談在檔案收集方面的一些做法和體會。

【關鍵詞】檔案收集 檔案意識 業務流程 制度服務

一、加強宣傳引導，提高全員檔案意識

加強宣傳教育，明確積累檔案材料的重要意義，提高全員檔案意識，自覺參與檔案材料的收集工作，是每一名員工應盡的義務。一是以《檔案法》等法律法規為依據，建立一系列的收集歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷質量要求等，把檔案收集歸檔工作作為部門工作考核之一，建立獎懲考核制度。二是精選相關法律法規和指導檔案工作的文章，及時組織員工學習，擴大檔案工作影響，提高大家的檔案意識，營造人人參與檔案收集，人人重視檔案管理，人人明確檔案責任的濃厚氛圍，進一步提高檔案工作主動性。三是改善檔案保管條件，提高檔案服務水平。

二、明確業務流程，提高檔案收集質量

哪些檔案需要歸檔，哪些檔案需要保密，歸檔必須經過哪些程序以及需要注意的事項等等，員工一般不是很清晰。如何讓員工明確檔案收集、歸檔的工作流程，需要從制度進行明確界定。首先對收集工作要做到“心中有數”，要收集具有長久保存價值的檔案材料和征集與本單位發展相關的歷史檔案，特別是對一些重大歷史事件，要確保收集資料準確、完整、齊全。針對檔案管理的薄弱環節，制定文件歸檔范圍、條件、要求及保管期限，該歸檔的要及時歸檔，不需要歸檔要及時清理。

一是制定檔案工作計劃。年初，要根據單位生產經營實際，明確每一階段的工作重點，抓住關鍵環節，及時跟蹤指導，確保重要資料及時存檔。應該對某一項目進行重點監督，明確檔案上報負責人，確保歸檔資料數據翔實，有保存價值。對不能及時歸檔的資料要及時督促，嚴格考核，提高檔案管理工作嚴肅性。

二是建立檔案收集網絡。設立部門兼職檔案員。各種檔案材料是在各部門生產活動過程中形成的，有關工作人員直接參與其中，他們專業知識性強，掌握了最原始、最直接的第一手材料。在各部門設立一名兼職檔案員負責本部門檔案的收集工作，確保了歸檔材料及時完整、全面系統。檔案部門應充分利用和發揮部門兼職檔案員的作用，開展多樣化的業務培訓與研討活動，搭建經驗交流平臺，更有利于檔案資料的收集與歸檔工作。

三是加強檔案業務指導。應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實做到學以致用。第一要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，補充一次性教育的不足。第二要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，并靈活運用到實際工作之中。

四是豐富檔案館藏內容。本著“種類齊全、資源豐富、保障完整”的思路，要加大對各項資料收集、保存，保證為各項工作服好務。除了做好本單位普通檔案、專業檔案、科技檔案的收集外，還應通過多種渠道和方式向社會及個人廣泛收集與本單位發展關系密切的其他檔案資料。由于這些檔案資料形成分散、流動性大、不易收集，檔案部門應進行全面調研，加強聯系，深入基層挖掘，收集有價值的檔案。

三、健全完善制度，提高服務保障水平

做好檔案收集工作，除了充分調動各部門和廣大員工的自覺性和積極性外，更應當在收集工作上實行嚴格的監督控制，這種監督控制主要通過完善和落實規章制度來實現。

一是健全完善規章制度。要確保檔案收集完整、準確，必須制定完善的規章制度，對檔案工作的方方面面做出明確的規定，保證檔案工作責任明確，有章可循，也使各部門明確該做什么？怎么做？應負的責任等等。通過制定檔案管理細則、各類檔案管理標準規范，詳細規定了歸檔范圍、時間、歸檔部門、控制措施等，詳細具體，可操作性強，將檔案收集納入了有關部門各人員崗位職責，使各部門能根據規定，按部就班地做好收集工作。同時，根據實際情況的變化，及時對規章制度進行修改、完善，保證檔案收集工作的連續性。

二是嚴格責任考核落實。檔案部門堅持依法治檔，按照制度規定，對不及時歸檔，收集不完整，材料不符合規定要求，沒有通知檔案人員參加項目驗收、設備開箱的部門及時給予考核，引起有關部門的重視，也提高了檔案工作的地位，有效促進了檔案收集工作的開展。檔案部門也應根據實際工作的變化及時修訂完善有關制度，以避免造成漏洞，如，隨著實時錄入系統和辦公自動化系統的投運，許多員工對紙質檔案歸檔感到不解和麻煩，針對這一情況，檔案部門人員認真做好解釋工作，及時出臺檔案收集辦法，對數據實時錄入、紙質文檔和電子文檔的收集做了詳細的規定，并定期到有關部門進行檢查考核，做到事前控制，確保了檔案材料的完整、準確。

三是突出檔案網絡作用。企業生產經營活動千頭萬緒，僅僅依靠專職檔案人員難以保證檔案收集的及時、完整、準確。各部門最清楚本部門的活動情況，收集工作由各部門負責是更為有效的途徑。檔案部門充分發揮檔案管理網絡的作用，各部門、各專業均有分管檔案工作的領導和兼職檔案員，由兼職檔案員負責本部門、本專業檔案的收集工作，由于立項的工程、大修、技改、科技項目的檔案，則由項目負責人負責收集，各專業兼職檔案員配合項目負責人做好收集工作。專職檔案員根據工作計劃和活動情況，到各部門進行檢查指導收集工作，由于兼職檔案員職責明確，檔案收集工作的得到了保證。檔案收集是一項長期性的工作，收集工作也是多種多樣的，只有根據企業的實際情況，采取不同的收集方法，常抓不懈，才能保證檔案材料完整、準確，做好檔案工作。

總之，要做好檔案收集工作，檔案部門應堅持“數量充分、質量優化、成分充實、結構合理、豐富館藏”為收集原則，與時俱進，加強調研，統籌安排，采取有效措施，廣泛持續地收集各種檔案資料，運用科學手段確保檔案收集質量，為檔案管理各個環節創造良好條件。