淺議醫院行政檔案管理

夏澤良

摘 要：分析醫院行政檔案管理在醫院管理中的作用，探討行政檔案管理中存在的管理組織不健全、管理標準不統一、管理人員素質不高、檔案利用不足等問題，提出加強檔案管理組織建設、加強檔案管理制度建設與宣傳、加強檔案管理人員素質培訓、深化檔案利用和加強信息化建設等對策，為醫院行政檔案管理提供參考。

關鍵詞：醫院行政檔案； 困難； 對策

醫院行政檔案是指醫院在實踐中形成，記錄醫院日常工作的紙質文書、電子文檔、視頻、照片等資料，包含醫院黨群、行政、醫療、科教、設備、基建、人事和財務等內容。醫院行政檔案是醫院工作的重要載體和客觀體現，對醫院建設發展有著重要的意義。

一、醫院行政檔案的作用

1.歷史記憶作用

醫院行政檔案是醫院工作的客觀載體，忠實記錄醫院發生的日常工作和重大事件。通過查閱行政檔案，可以有效回顧醫院歷史發展軌跡，了解醫院重大歷史事件和突出工作人員，掌握醫院人事、基建營房、水電等行政后勤建設的各項基本數據，是醫院歷史沿革的一手素材，是開展工作的直接依據，具有不可替代的歷史記憶作用。

2.文化建設作用

醫院行政檔案客觀記載醫院發展歷程、重大事件和先進工作人員等單位和個人奮斗歷史，記錄單位由小到大、艱苦奮斗、不斷發展的歷程，以及先進模范積極投身醫院建設、奉獻力量的先進事跡，具有豐富的可以激勵當前醫院工作人員投身崗位，積極奉獻的榜樣，是醫院文化建設素材的重要來源。

3. 參考借鑒作用

醫院行政檔案記錄醫院歷史上面對各時期外部機遇與挑戰、內部優勢與劣勢等情況下醫院各級的決策和應對，既有決策成功取得良好效果的成功案例，也有決策失當沒有達到既定目標的經驗教訓； 例如重大醫療糾紛的現場處置和事后處理，是醫院管理智慧的結晶。細致研究醫院行政檔案，對醫院在新形勢下科學決策有著重要的參考借鑒意義。

二、醫院行政檔案管理存在的問題

1.管理組織不健全，各自為戰。醫院行政檔案一般由院辦或檔案室管理，但全院統一的管理組織還沒有建立。在機關層面，醫院醫務、護理、財務、后勤等不同部門為了自身工作方便，不同程度存在各自獨立存放資料的現狀，阻礙醫院檔案資源體系的完整性，為檔案開發利用帶來諸多不便。

2.管理技術缺乏，效率較低。醫院現有檔案管理人員大部分是由臨床醫務人員轉崗擔任或機關工作人員兼職，缺乏系統專業的檔案管理訓練。相對于臨床工作，檔案管理工作不為醫院直接創造經濟價值和社會價值，處于后臺，往往存在重視不足的情況，導致現有檔案管理人員進修深造、學術交流的機會較少。醫院在醫教研等多方面的實踐活動中會產生黨群、行政、醫療、科教、設備、基建、人事和財務等涉及多方面的關聯檔案。這要求文檔管理人員具備跨學科、多領域的綜合業務能力，但目前檔案管理人員能力還比較單一，缺乏處理專業交叉檔案的能力。

3.檔案利用不足，作用乏力。檔案歸檔后，加工與利用不足，多半在檔案室內塵封。這與檔案管理人員的管理理念有關，部分檔案管理人員認為，收集、保存好檔案就完成了本職工作，其他人員借閱檔案時，按借閱人要求為其提供好檔案文件就行，對檔案內容并不關心。不能給借閱人提供經過篩選的、精確的檔案信息，導致檔案管理工作在醫院的地位弱化。面對上級檢查和醫院等級評審等重大事件時，往往又需要臨時突擊整理補充甚至編造檔案資料，造成人員精力和物力財力浪費。

三、加強行政檔案管理工作的建議

1.健全檔案管理組織。健全的組織領導是檔案工作順利開展的組織保障。醫院應成立分管副院長負責、各職能部門和科室領導參加的管理組織，落實第一責任人，負責各部門、科室行政檔案管理工作。形成綜合檔案室統管，醫院 - 科室 - 專人三級負責的檔案管理體系。借鑒醫療病案質量管理經驗，成立由醫療、行政、黨群等各專業專家組成的行政檔案質量管理專家小組，每月定期對全院行政檔案內涵質量進行檢查督導，專家組定期召開檔案質控討論會，明確下一階段質量控制的重點，并對優秀檔案和問題檔案予以公示，利用全院大會進行點評。

2.加強人員培訓。檔案管理人員素質提升是檔案管理工作的關鍵。對醫院檔案室現有專職檔案管理工作人員，應當加強檔案管理法律法規和業務技能學習和交流培訓，不斷提高檔案管理人員物聯網、大數據、云計算等信息化能力，加速紙質檔案管理向信息化、智能化檔案管理邁進。加大科室兼職檔案人員培訓力度，定期組織檔案質量管理專家組成員對檔案管理中存在的常見問題和重點問題進行針對性培訓，提高檔案質量，促進部門和科室一線工作人員按三級管理體系主動收集、整理、存儲一線實踐中產生的檔案。

3.加強信息化建設。醫院加大檔案管理信息化投入。采用大數據技術和數據挖掘技術，對于種類多、非標準、價值密度低的大量數據進行深度挖掘，實現由檔案目錄、檔案全文的粗粒度信息管理向檔案內容信息的細粒度檔案管理延伸，通過數據共享、交叉復用，實現數據信息的深度整合和開發。運用網絡技術和移動互聯技術，在檔案服務網站平臺做好開放與利用的基礎上，開發醫院廣大員工密切關注的職稱晉升、生活待遇、學科前沿進展等檔案專題數據庫，探索利用微博、微信、微電影與信息訂閱、信息推送等新媒體拓展查檔服務新模式，提高用戶利用檔案的查全率、查準率和方便程度。

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