在計算機辦公自動化中推廣信息技術

李巍 郝玉婷

摘 要：現階段，我國辦公自動化發展進程已經收獲一定成效，建設了具備人與系統全面集成化的開放式系統，常規事務處理的智能化模式，應用方式不斷朝多媒體化方向發展，電子數據交換的自動化傳輸等明顯特征，同時伴隨信息技術的進一步發展，辦公自動化勢必會促進獲取更多、更好的社會效益、經濟效益。在信息技術不斷發展的更新的時期，辦公室也會朝著自動化方向發展，本文對在辦公自動化中推廣信息技術進行了探討，未來辦公室的工作方式不僅會使工作效率大大提高，同時還可以做出更加準確和快速的決策。

關鍵詞：信息技術；計算機；辦公自動化；推廣應用

伴隨信息技術的迅速發展，辦公自動化應運而生，其通過對一系列計算機技術的科學合理應用，于企業內容構建起具備自動化屬性功能的信息處理系統，全力促進企業辦公室辦公的自動化。辦公室辦公人員借助各種計算機設備，開展一系列與信息相關的工作，諸如加工、處理、存儲、更新、維護等，把企業公務管理系統、自動化辦公系統及信息處理系統等收攏至計算機網絡中。就本質上而言，辦公自動化是一個對信息開展收集、分析、處理、利用、傳遞等的過程，其構成要素包括辦公場所、組織結構、辦公制度、辦公人員、技術工具等。

1辦公自動化的優點及缺點

1.1辦公自動化的優點

（一）辦公處理信息化是計算機辦公自動化系統中的重要內容，其中主要包括：利用計算機網絡，實現對信息文件的傳輸和收發，發揮自動化管理系統的作用，充分利用計算機網絡；計算機具有存儲量大、效率高、書寫速度快等優點，辦公自動化能夠使辦公效率大大提高，也能夠保證信息文件的質量；計算機信息技術能夠促進企業各類信息的處理，方面企業對財務、資產和檔案的管理；利用數據庫、多媒體、電子郵件和計算機網絡能夠實現異地辦公，不再受到辦公環境的限制[1]。

（二）能夠使咨詢決策更加智能化。計算機辦公系統能夠幫助企業領導進行決策，實現智能化辦公，同時也能夠提高企業的辦公效率，這一特點預示著我國辦公自動化的主要發展方向。在辦公過程中，許多政務信息都能夠在網站中公開，這就減少了逐層下達指令的環節，也增加了企業工作的透明度，方便相關部門進行監督和檢查。

（三）能夠實現指揮調度的現代化。企業領導能夠利用計算機辦公自動化的優勢來審查企業的日常工作，能夠及時了解企業各項工作的執行情況，并對辦理結果進行反饋，這樣就能夠讓企業領導人及時了解公司業務的具體動向，從而使管理的現代化水平提高。

1.2辦公自動化的缺點

計算機辦公自動化可以讓使用人充分使用網絡上的資源，但也增加了泄密情況發生的概率。用戶同用戶之間、計算機同用戶之間利用網絡聯系可能存在很多漏洞。資料共享不安全。另外，由于辦公電腦的公用性，也可能導致辦公自動化的安全隱患，電腦內部文件很容易被人員帶走，亦或是外來磁盤攜帶病毒感染電腦等。同時，辦公人員并沒有良好的保密習慣，電腦沒有建立密碼，重要資料在桌面上。辦公自動化還可能由于員工每天面對電腦，導致人情關系冷漠，工作缺少激情，員工機械化操作，潛能被淹沒。

2信息技術在傳統產業辦公自動化中的作用

（一）能夠實現辦公非專業化。在商務環境的影響下，大多數事務職員能夠對文件進行快速熟練的處理，所以需要擁有良好的的辦公環境做保證，這樣就能讓普通的用戶利用輸入知識和數據的方式，來制作出需要的文件，同時也能便于信息的檢索、傳播和共享。雖然這種方式制作出的知識質量會低于專業水平，但其數量卻能夠占有一定的優勢。在互聯網內容日益增加的情況下，通過檢索的方式能夠將這些內容快速高效的挑選出來。

（二）能夠使工作流更靈活。電子文件在網絡中的傳輸效率要遠遠高于普通的紙張傳輸，網絡傳輸的內容中主要包含動畫、文字、語音和圖像等各類信息，并且傳輸的信息內容也比較豐富。文件只有在傳輸的過程中才能夠充分體現其價值，文件需要進行傳遞和流動，這種流動的過程就被稱之為工作流[2]。

（三）能夠實現無線辦公場所。傳統的辦公作業會受到多種條件的限制，計算機信息處理技術的應用，能夠打破原有的束縛。在無線技術不斷發展和引用的過程中，網絡通信方式也在悄然崛起，這些通信方式主要包括即時通訊、電子郵件和視頻會議等，這些方面都能夠體現出信息技術的飛躍和發展。封閉辦公室已經不能適應時代發展的需求，無線辦公場所能夠使人們在機場、大廳、賓館、咖啡館和車上進行辦公，大大方便和豐富了人們的日常生活。

（四）技術革新使圍墻消失。信息技術的更新和進步已經將辦公室的概念淡化，有些公司認為在信息技術的帶動下，咖啡館已經成為最具發展潛力的辦公產品市場。隨著辦公室場所的分散化發展，辦公建筑的設計也出現了各種形式的變化，許多公司都將辦公建筑中的公共區域進行擴展和設計，從而使辦公環境更加寬敞和溫馨[3]。

（五）能夠實現視頻技術的大量應用。在今后辦公自動化發展的過程中，將會使用到大量的視頻技術，由于視頻具有較強大的視頻感性，所以在大多數重要的場合中，都會被用到。在視頻技術和壓縮技術不斷發展的過程中，視頻會議等形式也會受到普及和應用。

（六）信息產業的發展能夠為其技術的推廣提供必要的技術支持和物質力量，信息技術在各領域辦公自動化的應用能夠為信息產業的發展提供一定的條件，也是信息產業發展的不竭動力。在信息技術發展和應用的過程中，企業、政府部門和行業組織都在積極努力、密切配合，共同促進信息技術的發展[4]。

（七）我國某機電公司開發出具有高節能作用的流化床鍋爐優化控制系統，這一系統能夠能夠是燃燒效率提高，大約比以往的綜合熱效率提高了5%；某鋼鐵公司利用控制和通信技術，構建出了能源管理控制中心，從而使鋼鐵生產所產生的消耗得到高效控制，也提高了能源的利用率；傳統工業政工的共性技術和關鍵產品的開發也取得了較大的進展，在檢測技術和智能傳感器方面，應該保證其符合集成化和網絡化的標準，主要開發高精度、高可靠性、微型化和低功率的智能傳感器；在數控技術中，我國主要以經濟型數控系統為主；在工業控制技術發展中，PLC、DCS、IPC和FCS基本實現了產業化，并提升了我國傳統產業信息技術中的控制裝備和國產系統能力[5]。

（八）伴隨著信息技術的逐步發展，企業改革進程的不斷深入，企業的管理模式也正逐步向創新型管理方面改變。為了更好的同企業的管理模式及發展方向相吻合，就應增強辦公自動化、管理信息化的力度。假如企業沒有進行辦公自動化，就可能導致其管理能力降低，工作效率下降，縮減企業經濟收益。因此，企業應全面推廣辦公的自動化，從而確保企業在市場激烈的競爭中屹立不倒。

結束語

隨著社會迅速發展、科學技術的不斷進步，辦公機構需要處理的信息量變得越來越龐大，過去勞動方式已然無法滿足社會發展需求，由此，辦公自動化應運而生。辦公自動化是一種現代化辦公手段，其引入了各式各樣的先進計算機技術。計算機技術在辦公自動化中的應用，能夠有效改善辦公水平、辦公效率，提高企業經濟效益、社會效益，對計算機技術在辦公自動化中的應用展開研究有著十分重要的現實意義。

參考文獻：

[1]康勁，徐超.藍牙技術在發電廠辦公自動化信息網絡中的應用[J].電力系統自動化[J].2003（21）.

[2]徐亮，歐歷云，王小剛，王保保，馮逢，喬進朝.基于角色的辦公自動化實現[J].西安電子科技大學學報，2004（1）.

[3]王進，張艷平.基于B/S模式的高校智能辦公自動化信息系統的設計與應用[J].計算機應用研究，2003（4）.

[4]占紅霞，寧夏.圖書館辦公自動化的實現及其應注意的問題[J].圖書館理論與實踐，2011（9）.

[5]費麗華，孫麗君，陸畹.中國辦公自動化系統的特色[A].OA97全國辦公自動化學術與經驗交流會論文集[C]，1997.