綜合行政事務管理信息系統的設計與實現

李東旭

摘 要：為了提高綜合行政事務管理系統的效率，需要根據辦公環節中的各個部分進行合理的劃分，對管理方式和范圍進行明確，再使用相關的軟件程序對辦公系統進行改善，使其具有更高的工作效率，能夠為客戶帶來更加滿意的服務。

關鍵詞：綜合行政事務；軟件

國家對信息化建設的投入使行政事務的發展有了更加高效的特點，也加強了行政管理的水平，國家對機關單位要求要降低成本，各個地區的行政單位為了達到要求，致力于提高行政管理的效率和質量，并且有效的進行成本的節省，通過信息化的應用，不但減少了工作人員的工作量和壓力，信息化管理能夠優化管理的模式和過程，同時節約了人力物力的消耗，使工作的效率大大提高，采用綜合行政事務信息化管理能夠提高工作的效率，從而使管理具有更加明顯的作用。

1 綜合行政事務管理信息系統的發展現狀

辦公室的中的核心系統是辦公自動化，在辦公室中有著運作的作用，管理的效率也能得到提高，我國使用辦公室自動化是在會議開展之后，隨著自動化系統的使用以及技術運用等，辦公室自動化系統也逐漸發展。

辦公室自動化使用剛開始的時候，其工作方式主要為結構化數據處理，結合IT技術的使用，對文件資料管理的水平也得到提高，從而提升效率。之后，計算機網絡技術的應用，使辦公自動化系統的發展更加具有網絡性。

其工作方式的中心由工作流轉變為公文流轉、流程審批、會議管理等功能，這些功能使辦公室系統的作用更加廣泛，同時能夠將管理的水平提高，增強工作效率，工作的質量也隨之提高。辦公室自動化的發展時期在目前有了逐漸完善的體系，隨著軟件的發展應用，在辦公室中有了重要的作用，在管理的各個方面都能起到幫助，還可以使工作的效率大大提升，從而使辦公室的管理更加快速便捷，對管理活動中的細節也能起到較好的效果，利于辦公室管理中的多種環節。

2 事務信息管理系統中存在的問題

辦公自動化系統雖然經過了較長的時間，有了一定的技術水平，但是在為員工提供信息和管理的服務的過程中，依然存在一些問題這使系統的功能仍然制約著行政事務管理的效率和質量。

1.雖然辦公室自動化系統使管理中的各個環節有了一定的提升，但是在辦公的環節中對文檔資料的綜合處理水平還比較低，只能對普遍的文件進行處理，而對于特殊的文件資料缺少針對性，所以不能使文件的處理質量有較大的提高。

2.隨著市場的快速發展，辦公自動化系統的發展不能和時代的發展規律相適應，由于辦公系統的處理能力有限，在逐漸復雜的流程中，軟件功能還無法為客戶提供更加高效的結果，這使工作的質量降低，效率也有所下降。

3.事務管理是申請審批的過程，事務管理的內容復雜且數量比較多，不同的事務需要不同的處理方式，這和不同的部門都有聯系，目前的辦公自動化管理系統的事務流程中都需要特殊的程序來完成，如果不能具有特殊性，那么管理的過程中就會出現問題，導致流程發生較大的變動，這對辦公的效率有很大的影響，所以需要加強對辦公系統的功能和特殊性，針對流程的不同進行特殊的定制。

4 系統需求設計和實現的分析

系統的基本需求分析就是系統的功能性需求，把確定設計任務和設計目標作為系統的主要目的，也把它作為一個標準來知道系統的開發和實現。需求分析也就是系統分析，在整個系統開發過程中是不可或缺的。經過這一非常關鍵的環節，然后建立模型。而系統設計和實現的基礎就是這系統分析，所以系統分析非常重要。在進行系統分析的時候往往需要同時進行需求分析和需求調查。該綜合行政事務管理信息系統采用模塊化設計，將整個系統劃分為七個完整的功能模塊：系統管理模塊、文件管理模塊、會議管理模塊、值班管理模塊、車輛管理、財產管理和系統幫助。具體的系統功能模塊示意圖如圖1 。

4.1 系統管理

在系統管理模塊中，我設計的是可以進行更改密碼、查詢用戶、設置用戶權限的功能。這是整個系統管理所有用戶的模塊，如果想進一步操作此系統必須在此模塊進行相關的設置。

4.2 文件管理

文件管理模塊是本系統的主要模塊之一，公文管理是溫州市農業局辦公室日常辦公活動中的重要組成部分，某市農業局文件需要利用先進的計算機技術和高速的計算機網絡技術實現公文的標準化、流程化，更好的處理內部以及兩級機關間的公文信息。但是為了做一個適合事務處理辦公室的辦公系統，我將上面的公文處理做了相應的調整，以期能夠更加適合溫州市農業局的實際情況，能夠更好的給行政部門使用。我將文件管理部分分成行文管理、信函管理、報表發送管理等三個功能模塊，其功能是實現對各部分數據內容進行添加、修改、刪除等操作。

各管理部分的明細如下：1.行文管理：發文號、發文日期、保密級別、傳遞方法、份數、保存年數、受文者、核辦人、核稿人、承辦人、主題、事由等。2.信函管理：信件號、信件日期、信件類別、單位名稱、信件內容、接收人、回函日期、回函內容等。3.報表發送管理：報表編號、發送日期、保密級別、傳遞方法、標題、份數、接收單位、接收人、保存年數等。

4.3 會議管理

會議管理模塊主要實現以下功能：此部分功能是實現對會議管理數據進行添加、修改、刪除等操作。

4.4 值班管理

此部分功能是實現對值班管理數據進行添加、修改、刪除等操作。內容包括：值班開始日期、值班開始時間、值班截止日期、值班截止時間、值班人、記事等。

4.5 車輛管理

車輛管理部分包括車輛登記、車輛使用、車輛事故等。其功能是實現對各部分數據內容進行添加、修改、刪除等操作。

4.7 財產管理

財產管理部分包括對溫州市農業局的財產進行財產登記、財產維修、財產投保、財產增減等。其功能可以實現對各部分數據內容進行添加、修改、刪除等操作。財產增減：產品編號、產品名稱、數量、單位、總價、轉移單位、轉移人、轉移原因、轉移用途、經辦人等。

4.8 系統幫助

此功能模塊可以提供給初次使用此系統的用戶一些幫助，在里面可以設置一個鏈接文件允許用戶點擊查詢，以提供用戶必須的幫助。

5 結語

采用軟件的專業知識來對辦公系統進行改善，要通過和客戶的交流獲得經驗，以此來對系統進行針對性的改變，將操作系統和管理方式變得更加滿足客戶的需求，還要對功能進行不斷的完善，使其能夠更加的高效。通過對事務管理系統的劃分和設計，對系統進行明確的程序設計，針對不同環節的特點，采取軟件的測試方法來分析系統的優勢和缺陷，從而利于更好的完善軟件的系統，這樣才能將事務管理系統的效率和作用提高。

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