關于加強事業單位人事檔案收集歸檔工作探討

張淑文

摘要：隨著我國的市場經濟日益活躍，社會主義市場經濟不斷的進行改革，人民的生活水平也得到穩定提高，事業單位作為黨的基礎組織，內部的信息管理工作也需要隨著時代的發展而進行改變，有關行政體制、機構精簡、人事管理這幾個方面等存在著許多問題，尤其是人事檔案管理方面，存在著許多不足，需要引起相關管理人員的強烈重視。本文主要針對事業單位人事檔案收集歸檔工作常見問題與引發原因進行了介紹，提出了針對性的應對措施，希望能給相關領域提供一些參考，對事業單位的可持續性發展奠定基礎。

關鍵詞：事業單位人事檔案收集歸檔

引言

隨著二十一世紀的信息科技技術的飛速發展，網絡化以及人工智能化開始逐漸普及，信息化技術廣泛應用在各個生產領域與工作場所。事業單位黨的基礎組織，一定要把握好自身的內部運營，如何在新環境下提升自己的信息管理成為急需解決的問題。隨著網絡化的普及，再加上我國現階段處于改革的關鍵時期，所以應該正確的建立人事檔案的管理系統，明確常見的信息管理的問題類型，不斷深化收集歸檔工作的改革，結合實際制定可靠的系列措施保證信息管理的有效性和安全性。

一、新形勢下的事業單位人事檔案收集歸檔工作的重要性

事業單位人事檔案信息管理問題突出，在新形勢下，主要存在以下幾點問題：

1、人事檔案管理制度有待進一步完善

我國大部分事業單位對于人事檔案管理工作并沒有制定相對于的政策，缺乏科學的規章制度和管理細則，導致在開展人事檔案管理工作的過程中無法找到相適應的法律法規進行約束監督。部分單位不注重人事檔案管理制度的建立，在具體的工作中對人事檔案管理工作的認識不夠，貫徹力度不到位，導致人事檔案管理缺乏力度，工作質量差。

2、檔案管理軟硬件設備落后

目前現代社會公共管理中重要的一種信息載體就是檔案管理，檔案信息的不全、泄露或者是丟失，都會對日后的信息管理帶來不可估量的麻煩。配套的軟硬件基礎設施建設不到位，對于紙質檔案的管理，對應的檔案管理設施還較為落后，保管環境也不達標，鐵制的檔案柜無法達到理想的防潮隔熱效果，保存環境不夠干燥，導致部分紙質檔案產生受潮、發黃、霉變等情況，而且紙質檔案經過數次的裝訂整理之后，將會出現損毀的現象，從而無法保證檔案完整性。配套的計算機設備比較陳舊，運行速度緩慢，很容易出現電子檔案保存過程中丟失的現象。

3、人事檔案管理人員綜合素質有待提高

檔案管理工作具有一定的專業性，需要由專業人員完成。對管理人員的要求比較高，需要具備負責，耐心，細心的工作態度。互聯網時期的到來，對于人事檔案管理人才計算機的水平也提出來一定要求，某些事業單位在人事計劃方面考慮不周，臨時聘用兼職人員進行人事檔案管理工作，而且變動次數比較頻繁，給整體的檔案管理帶來了不曉得麻煩。同時，部分單位人員管理人員綜合素質不強，業務水平有限，工作責任薄弱等。對于檔案管理需配備專門的管理人員，避免辦公室人員對檔案進行兼職管理工作。隨著我國的人事管理制度改革的不斷深化，事業單位的人事檔案管理需要達到科學化、規范化和制度化的要求。

4、網絡信息管理存在漏洞

與此同時，網絡化的便利也給信息的安全性帶來了危機，目前我國許多事業單位的人事檔案信息化管理還不夠成熟，信息之間的互通也不夠完善。事業單位內部計算機系統服務器性能直接左右整個網絡的安全。由于事業單位信息的特殊性，網絡中儲存的信息數據量大、復雜并且十分重要，如果服務器性能不佳或者是無法保持持續的工作，將會導致事業單位的數據信息傳遞的中斷，可能發生信息丟失的結果。如果計算機本身也存在漏洞和安全隱患，那么聯網之后的數據互通也會給信息安全性帶來問題，嚴重甚至會造成網絡癱瘓。

二、新形勢下事業單位人事檔案收集歸檔工作的新思路方法

要想從根本上改善新形勢下的事業單位人事檔案收集歸檔工作存在的諸多問題，必須從四個方面著手解決。一是健全檔案管理機構和機制，二是改善檔案保管保護條件；三是提高檔案管理工作人員素質，四是大力加強網絡信息的管理。

2.1健全檔案管理機構和機制

無規矩無以成方圓，事業單位必須建立健全的人事檔案管理制度，明確落實工作人員的責任制度，充分重視人事檔案收集歸檔工作的重要性，確保檔案管理工作有條理地進行，除此之外，各個事業單位可以單獨成立專門的機構來分管檔案管理工作，將人事檔案、財務信息等各類別信息管理分開，使檔案管理工作規范化，提高檔案收集歸檔的效率。對人事檔案管理的規章制度需要具體化，整個的收集、鑒別、整理、保密等環節都應該分別制定相應的規章制度，保證整個收集歸檔工作有規則可以遵循。把握檔案收集歸檔的工作重點，增強檔案歸檔工作力度，人事檔案進行歸檔的過程當中，要做好篩查和甄別，對于最后的檔案收集歸檔審核工作，登記號缺少資料的檔案，并且要求有關單位和個人按照規定時間內進行補充收集。

2.2改善檔案保管保護條件

建立專門用于人事檔案檔案管理的專項資金。對軟硬件基礎設施加大投資建設力度，選擇具有較高素質的專人進行管理，實施人才戰略。互聯網與人工智能時代的來臨，要逐漸將紙質版檔案朝“電子化”進行發展，建立網絡數據庫，能夠聯網查看有關檔案信息，便于分析統計，提高工作效率，從而能實現現代化、信息化管理和信息共享。改善人事檔案管理部門的工作環境，更新計算機配置與相關配套管理設施。與此同時，事業單位還應該加大對檔案工作的宣傳力度，定期組織檔案管理人員對檔案管理進行宣傳，普及有關檔案管理方面的法律和知識。除此之外，還要做好行事業單位的檔案保密工作，事業單位的檔案資料十分重要，保密工作要求比較高，庫房與閱覽室、辦公室要進行分開，同時安排警衛人員對庫房看管和巡視，禁止無關人員入內，防止資料被盜竊。

2.3提高檔案管理工作人員素質

檔案管理人員要保證自身的專業素質，面對時代發展，大數據的來臨，也要不斷地更新自己的專業知識，提高計算機操作水平，跟上檔案管理現代化的步伐，利用信息化技術進行檔案管理，除了保存紙質檔案之外，還要建立對應的電子檔案。事業單位要加強對檔案管理人員的考核，加強技能培訓，提高管理水平，加強法律意識，定期組織培訓考試，將理論人員轉變為高效率的檔案管理人才，提高檔案管理的工作質量與工作效率，使檔案工作規范化。

2.4大力加強網絡信息的管理

事業單位需要建立一套關于檔案管理計算機軟硬件使用管理規范、標準、安全管理制度等，關注數據安全的管理定期對事業單位的計算機硬件進行維護，做好CPU的散熱工作，對于被損壞或者老化嚴重的散熱器及時替換；經常留意硬盤的工作狀態。除此之外，還需要安裝最有效的防火墻和病毒查殺軟件，建立事業單位內部的網絡，預防外部網絡計算機病毒的侵入、維護數據信的安全。對于工作人員在使用計算機時，應養成對重要數據備份的習慣，避免因病毒攻擊或者突然斷電等情況造成數據信息丟失；定期組織網絡管理人員對電腦進行病毒查殺和系統漏洞修復；還需加強網絡和賬號之間的訪問控制，設定密碼保護保護單位的重要數據和關鍵文件。

三、結束語

21世紀的信息管理離不開互聯網，事業單位的人事檔案管理工作都應順應科學技術的發展。對于檔案管理我們必須了解存在的問題以及原因，制定合理的應對方法，完善管理制度，改善檔案儲存的環境設施，提高找工作人員的專業性，保證檔案管理的安全性，維護事業單位內部的網絡管理工作，從而更好保證事業單位給人民帶來更好的服務。

參考文獻

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