關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作探討

張淑文

摘要：隨著我國的市場經(jīng)濟(jì)日益活躍，社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷的進(jìn)行改革，人民的生活水平也得到穩(wěn)定提高，事業(yè)單位作為黨的基礎(chǔ)組織，內(nèi)部的信息管理工作也需要隨著時代的發(fā)展而進(jìn)行改變，有關(guān)行政體制、機(jī)構(gòu)精簡、人事管理這幾個方面等存在著許多問題，尤其是人事檔案管理方面，存在著許多不足，需要引起相關(guān)管理人員的強(qiáng)烈重視。本文主要針對事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作常見問題與引發(fā)原因進(jìn)行了介紹，提出了針對性的應(yīng)對措施，希望能給相關(guān)領(lǐng)域提供一些參考，對事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位人事檔案收集歸檔

引言

隨著二十一世紀(jì)的信息科技技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化以及人工智能化開始逐漸普及，信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在各個生產(chǎn)領(lǐng)域與工作場所。事業(yè)單位黨的基礎(chǔ)組織，一定要把握好自身的內(nèi)部運(yùn)營，如何在新環(huán)境下提升自己的信息管理成為急需解決的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，再加上我國現(xiàn)階段處于改革的關(guān)鍵時期，所以應(yīng)該正確的建立人事檔案的管理系統(tǒng)，明確常見的信息管理的問題類型，不斷深化收集歸檔工作的改革，結(jié)合實(shí)際制定可靠的系列措施保證信息管理的有效性和安全性。

一、新形勢下的事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的重要性

事業(yè)單位人事檔案信息管理問題突出，在新形勢下，主要存在以下幾點(diǎn)問題：

1、人事檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

我國大部分事業(yè)單位對于人事檔案管理工作并沒有制定相對于的政策，缺乏科學(xué)的規(guī)章制度和管理細(xì)則，導(dǎo)致在開展人事檔案管理工作的過程中無法找到相適應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行約束監(jiān)督。部分單位不注重人事檔案管理制度的建立，在具體的工作中對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠，貫徹力度不到位，導(dǎo)致人事檔案管理缺乏力度，工作質(zhì)量差。

2、檔案管理軟硬件設(shè)備落后

目前現(xiàn)代社會公共管理中重要的一種信息載體就是檔案管理，檔案信息的不全、泄露或者是丟失，都會對日后的信息管理帶來不可估量的麻煩。配套的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，對于紙質(zhì)檔案的管理，對應(yīng)的檔案管理設(shè)施還較為落后，保管環(huán)境也不達(dá)標(biāo)，鐵制的檔案柜無法達(dá)到理想的防潮隔熱效果，保存環(huán)境不夠干燥，導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案產(chǎn)生受潮、發(fā)黃、霉變等情況，而且紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)次的裝訂整理之后，將會出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象，從而無法保證檔案完整性。配套的計算機(jī)設(shè)備比較陳舊，運(yùn)行速度緩慢，很容易出現(xiàn)電子檔案保存過程中丟失的現(xiàn)象。

3、人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，需要由專業(yè)人員完成。對管理人員的要求比較高，需要具備負(fù)責(zé)，耐心，細(xì)心的工作態(tài)度。互聯(lián)網(wǎng)時期的到來，對于人事檔案管理人才計算機(jī)的水平也提出來一定要求，某些事業(yè)單位在人事計劃方面考慮不周，臨時聘用兼職人員進(jìn)行人事檔案管理工作，而且變動次數(shù)比較頻繁，給整體的檔案管理帶來了不曉得麻煩。同時，部分單位人員管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平有限，工作責(zé)任薄弱等。對于檔案管理需配備專門的管理人員，避免辦公室人員對檔案進(jìn)行兼職管理工作。隨著我國的人事管理制度改革的不斷深化，事業(yè)單位的人事檔案管理需要達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的要求。

4、網(wǎng)絡(luò)信息管理存在漏洞

與此同時，網(wǎng)絡(luò)化的便利也給信息的安全性帶來了危機(jī)，目前我國許多事業(yè)單位的人事檔案信息化管理還不夠成熟，信息之間的互通也不夠完善。事業(yè)單位內(nèi)部計算機(jī)系統(tǒng)服務(wù)器性能直接左右整個網(wǎng)絡(luò)的安全。由于事業(yè)單位信息的特殊性，網(wǎng)絡(luò)中儲存的信息數(shù)據(jù)量大、復(fù)雜并且十分重要，如果服務(wù)器性能不佳或者是無法保持持續(xù)的工作，將會導(dǎo)致事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息傳遞的中斷，可能發(fā)生信息丟失的結(jié)果。如果計算機(jī)本身也存在漏洞和安全隱患，那么聯(lián)網(wǎng)之后的數(shù)據(jù)互通也會給信息安全性帶來問題，嚴(yán)重甚至?xí)斐删W(wǎng)絡(luò)癱瘓。

二、新形勢下事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的新思路方法

要想從根本上改善新形勢下的事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作存在的諸多問題，必須從四個方面著手解決。一是健全檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制，二是改善檔案保管保護(hù)條件；三是提高檔案管理工作人員素質(zhì)，四是大力加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的管理。

2.1健全檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制

無規(guī)矩?zé)o以成方圓，事業(yè)單位必須建立健全的人事檔案管理制度，明確落實(shí)工作人員的責(zé)任制度，充分重視人事檔案收集歸檔工作的重要性，確保檔案管理工作有條理地進(jìn)行，除此之外，各個事業(yè)單位可以單獨(dú)成立專門的機(jī)構(gòu)來分管檔案管理工作，將人事檔案、財務(wù)信息等各類別信息管理分開，使檔案管理工作規(guī)范化，提高檔案收集歸檔的效率。對人事檔案管理的規(guī)章制度需要具體化，整個的收集、鑒別、整理、保密等環(huán)節(jié)都應(yīng)該分別制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證整個收集歸檔工作有規(guī)則可以遵循。把握檔案收集歸檔的工作重點(diǎn)，增強(qiáng)檔案歸檔工作力度，人事檔案進(jìn)行歸檔的過程當(dāng)中，要做好篩查和甄別，對于最后的檔案收集歸檔審核工作，登記號缺少資料的檔案，并且要求有關(guān)單位和個人按照規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充收集。

2.2改善檔案保管保護(hù)條件

建立專門用于人事檔案檔案管理的專項資金。對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施加大投資建設(shè)力度，選擇具有較高素質(zhì)的專人進(jìn)行管理，實(shí)施人才戰(zhàn)略。互聯(lián)網(wǎng)與人工智能時代的來臨，要逐漸將紙質(zhì)版檔案朝“電子化”進(jìn)行發(fā)展，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，能夠聯(lián)網(wǎng)查看有關(guān)檔案信息，便于分析統(tǒng)計，提高工作效率，從而能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理和信息共享。改善人事檔案管理部門的工作環(huán)境，更新計算機(jī)配置與相關(guān)配套管理設(shè)施。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)該加大對檔案工作的宣傳力度，定期組織檔案管理人員對檔案管理進(jìn)行宣傳，普及有關(guān)檔案管理方面的法律和知識。除此之外，還要做好行事業(yè)單位的檔案保密工作，事業(yè)單位的檔案資料十分重要，保密工作要求比較高，庫房與閱覽室、辦公室要進(jìn)行分開，同時安排警衛(wèi)人員對庫房看管和巡視，禁止無關(guān)人員入內(nèi)，防止資料被盜竊。

2.3提高檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案管理人員要保證自身的專業(yè)素質(zhì)，面對時代發(fā)展，大數(shù)據(jù)的來臨，也要不斷地更新自己的專業(yè)知識，提高計算機(jī)操作水平，跟上檔案管理現(xiàn)代化的步伐，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，除了保存紙質(zhì)檔案之外，還要建立對應(yīng)的電子檔案。事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理人員的考核，加強(qiáng)技能培訓(xùn)，提高管理水平，加強(qiáng)法律意識，定期組織培訓(xùn)考試，將理論人員轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝实臋n案管理人才，提高檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率，使檔案工作規(guī)范化。

2.4大力加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的管理

事業(yè)單位需要建立一套關(guān)于檔案管理計算機(jī)軟硬件使用管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、安全管理制度等，關(guān)注數(shù)據(jù)安全的管理定期對事業(yè)單位的計算機(jī)硬件進(jìn)行維護(hù)，做好CPU的散熱工作，對于被損壞或者老化嚴(yán)重的散熱器及時替換；經(jīng)常留意硬盤的工作狀態(tài)。除此之外，還需要安裝最有效的防火墻和病毒查殺軟件，建立事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，預(yù)防外部網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)病毒的侵入、維護(hù)數(shù)據(jù)信的安全。對于工作人員在使用計算機(jī)時，應(yīng)養(yǎng)成對重要數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，避免因病毒攻擊或者突然斷電等情況造成數(shù)據(jù)信息丟失；定期組織網(wǎng)絡(luò)管理人員對電腦進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞修復(fù)；還需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和賬號之間的訪問控制，設(shè)定密碼保護(hù)保護(hù)單位的重要數(shù)據(jù)和關(guān)鍵文件。

三、結(jié)束語

21世紀(jì)的信息管理離不開互聯(lián)網(wǎng)，事業(yè)單位的人事檔案管理工作都應(yīng)順應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。對于檔案管理我們必須了解存在的問題以及原因，制定合理的應(yīng)對方法，完善管理制度，改善檔案儲存的環(huán)境設(shè)施，提高找工作人員的專業(yè)性，保證檔案管理的安全性，維護(hù)事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理工作，從而更好保證事業(yè)單位給人民帶來更好的服務(wù)。

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