論如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

韓麗榮

摘 要：在整個檔案當(dāng)中，實(shí)物檔案是其中非常重要的一個內(nèi)容。實(shí)物檔案和紙質(zhì)檔案之間的區(qū)別非常明顯，其以實(shí)物來承載信息，并且一般是指特定的、有形的物體，能夠更好地實(shí)現(xiàn)單位的歷史面貌，體現(xiàn)出其個體職能。但是實(shí)物檔案和常規(guī)檔案之間的表現(xiàn)形式是有所區(qū)別的，所以其管理收集方式也有所區(qū)別，這就需要相關(guān)工作人員對其進(jìn)行妥善管理，避免其遺失損壞。本文首先簡要分析了實(shí)物檔案管理工作中存在的問題，之后總結(jié)了一些可行的管理對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；收集；管理；檔案管理方法

在一個單位當(dāng)中，實(shí)物檔案也是非常重要的歷史材料，但是其與紙質(zhì)檔案相比，特點(diǎn)在于具有更高的保管要求，并且很多內(nèi)容也無法復(fù)制，一旦損壞就無法復(fù)原。但是實(shí)物檔案在一定程度上反映出單位歷史的發(fā)展情況，記錄著各項(xiàng)實(shí)踐活動，所以檔案管理人員應(yīng)當(dāng)收集管理這些實(shí)物信息，并且采用合適的手段進(jìn)行保存。本文針對上述問題進(jìn)行了分析，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

1 現(xiàn)階段實(shí)物檔案管理工作中的不足

如果想要做好實(shí)物檔案管理工作，首先需要我們對保管工作中存在的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，與此同時，管理人員也要更好地界定實(shí)物檔案的涵蓋范圍，這樣才能開展接下來的檔案管理工作。實(shí)物檔案包括的內(nèi)容以單位或企業(yè)在一定時間內(nèi)所獲取的榮譽(yù)和各種證書為主，除了這些內(nèi)容摯愛，還有一些紀(jì)念品、牌匾和更換過的印章、宣傳品等等，這些都屬于實(shí)物檔案的范圍。在現(xiàn)階段的實(shí)物檔案管理工作中，主要存在以下幾個方面的問題：

1.1 歸檔意識不足

實(shí)物檔案管理開展的基礎(chǔ)是檔案的收集，檔案管理人員每次實(shí)踐活動完畢之后，都需要將具有保管價值的內(nèi)容弄?dú)w檔整理起來。但是在歸檔管理工作中，往往會存在一定的問題，最為突出的就是檔案劃分不明確，歸檔程度不高。舉例來說，很多單位在活動開展完畢后，紀(jì)念品都沒有被重視起來，沒有得到歸檔，同時很多在工作中使用的印章在更換完畢后沒有有效收集利用，這也導(dǎo)致實(shí)物檔案收集受到影響。

1.2 實(shí)物檔案利用率低

實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)具備足夠的收藏價值才能用于保管，但是正常來說，單位的保管空間非常有限，所以經(jīng)常更加傾向于選擇具有較高價值的實(shí)物檔案。在檔案的收集之前首先需要完成的是價值評判。但是很多從事檔案管理工作的人員對于實(shí)物檔案的價值沒有一個明確的把握，一方面不會對實(shí)物檔案歸檔進(jìn)行輔助，另一方面在檔案利用當(dāng)中也存在一定的不足，沒有發(fā)揮出其真正的價值來。所以不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在在檔案的收集和利用上都存在一定的問題。

1.3 保管條件嚴(yán)重不足

實(shí)物檔案和紙質(zhì)檔案存在一定的區(qū)別，其對保管的要求更高。實(shí)物檔案包括的類型主要有獎狀和獎杯等等，但是這些內(nèi)容和紙質(zhì)檔案相比都更加容易損壞，并且具有唯一性，一旦被損壞就無法復(fù)原。所以在保管的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況采取特殊手段進(jìn)行處理。但是很多單位在檔案保管過程中，僅僅是將其堆放起來，處置過程存在隨意性，并且沒有采取有效手段來進(jìn)行維護(hù)，在這種情況下，實(shí)物檔案的損壞也就無法避免，其保管期限大大縮短。

2 實(shí)物檔案收集管理方法分析

總結(jié)起來，我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的實(shí)物檔案管理工作中仍然存在一定的問題，給檔案管理工作的開展帶來了很大的不便，阻礙了實(shí)物檔案管理水平的提升。企業(yè)只有下大氣力不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理，使實(shí)物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實(shí)物檔案的查考價值。實(shí)物檔案的特點(diǎn)是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個企事業(yè)單位或個人的發(fā)展軌跡。

2.1 明確實(shí)物檔案收集與管理的范圍

應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作中管理方式落后的現(xiàn)狀，必須對實(shí)物檔案收集與管理的范圍進(jìn)行明確。實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理不同，由于實(shí)物檔案的種類較多，而且具有的價值的有所不同，因此收集和管理時的難度也就相對較大。另外，實(shí)物檔案的體積和規(guī)格都各不相同，因此對存儲所需的條件也各不相同。為了保障每種實(shí)物檔案的有效歸檔，需要投入的精力也就比其他檔案管理工作大，因此在進(jìn)行實(shí)物檔案的收集和管理工作時，必須先對實(shí)物的價值進(jìn)行鑒定，判斷該實(shí)物是否具備檔案收集和管理的必要，防止造成精力、時間和存儲空間等資源浪費(fèi)。

2.2 大力宣傳《檔案法》，提升實(shí)物檔案收集管理意識

應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作中管理意識不強(qiáng)的現(xiàn)狀，必須大力宣傳《檔案法》，提升實(shí)物檔案收集與管理的意識。《檔案法》中對實(shí)物檔案的收集和管理具有重要的指導(dǎo)作用，能夠有效提升檔案管理工作者的工作意識，規(guī)范管理者的工作行為，從而切實(shí)提高管理者的水平。另外，一些經(jīng)營者的管理理念落后，對實(shí)物檔案的收集與管理沒有正確的認(rèn)識，對實(shí)物檔案的價值認(rèn)識不足，造成檔案的遺失和破壞，為企業(yè)帶來較大的損失。針對這一問題，可以加強(qiáng)對檔案管理工作制度的建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，并且對不同部分的收集和管理工作做出規(guī)定，讓各部門對實(shí)物檔案的收集與管理進(jìn)行有效配合。

2.3 對實(shí)物檔案收集與管理的信息進(jìn)行明示

要加強(qiáng)實(shí)物檔案收集與管理工作，必須對實(shí)物檔案收集與管理的信息進(jìn)行明示，以便于對實(shí)物檔案進(jìn)行有效的利用。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位對實(shí)物檔案收集與管理工作的重視度越來越高，因此實(shí)物檔案收集與管理的工作水平也相對提高，大多數(shù)企業(yè)單位的檔案部門都將實(shí)物檔案作為企業(yè)單位的展覽物，通過舉辦展覽會的方式對實(shí)物檔案進(jìn)行公開展示。實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案不同，一般都是一些能夠充分反映企業(yè)單位發(fā)展歷程和榮譽(yù)事跡的物品，因此在進(jìn)行實(shí)物檔案收集與管理的工作中，應(yīng)該重視對實(shí)物檔案的宣傳作用，令實(shí)物檔案的宣傳和展覽作用進(jìn)行充分的發(fā)揮，從而將其與紙質(zhì)檔案和電子檔案的職能進(jìn)行有效的區(qū)分；另外，實(shí)物檔案能夠反映出不同的信息，可以在展覽中對實(shí)物檔案的不同信息進(jìn)行有效地利用，滿足展覽者在展覽中的不同需要。

3 結(jié)束語

本文針對實(shí)物檔案收集管理的相關(guān)問題進(jìn)行了簡要總結(jié)，經(jīng)過總結(jié)我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的實(shí)物檔案管理工作仍然是存在一定的問題的，這就需要我們首先對現(xiàn)有的問題進(jìn)行總結(jié)和分析，避免由于保管不當(dāng)所導(dǎo)致的材料損壞問題。作為檔案管理工作人員來說，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況來做好檔案管理工作。檔案收集的過程中，需要合理分析檔案本身的存在的價值，這樣才能用最合適的力度來開展管理工作。本文針對上述問題進(jìn)行了簡要分析，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

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