數字時代新來源觀與建設項目管理理論的契合研究*

高愛民 范亞明

摘? 要：新來源觀與建設項目管理理論形成核心契合點——業務活動過程。核心契合點使檔案管理與業務管理形成合力，推動利用信息技術形成多維全息實時的原始信息記錄、強化檔案的歷史再現性和憑證作用，促進建立基于信息流集成的建設項目集成管理信息系統，消解全宗理論對建設項目適應性的爭議基礎。

關鍵詞：新來源觀;建設項目;過程管理;核心契合;多維全息

來源原則是檔案學中最具學科特色并具有核心地位的基礎理論，但隨著數字時代的來臨，傳統來源原則遇到了重大挑戰，國際檔案界與時俱進對來源原則“重新發現”。“這種‘重新發現的實質是一種‘新來源觀。新來源觀使來源原則進一步完善和發展，實現了來源原則的飛躍和升華，在電子時代贏得了更大的用武之地?！盵1]

1? 數字時代新來源觀

1.1 國內外檔案學者對新來源觀的論述。上世紀90年代，國外檔案學者首先“重新發現”來源原則。“來源原則以導致文件形成的個人、團體或組織的那些職能、過程及活動的背景為中心，這個背景貫穿和跨越始終處于演變狀態的組織和個人生命，與不斷變化的文件聯合形成者和用戶相互作用，反映不同的組織和管理文化或個人需求與心理，展現經常具有特質性并始終處于動態的工作習慣，以及適合扁平的、橫向的、網絡化的以及短期的人際交往活動。簡而言之，來源實質上與多樣的職能及活動關系相聯，而不是主要與其初始的組織結構位置相聯。”[2]“來源信息揭示文件與其形成活動之間的關系，反映了機構形成和利用文件的活動過程才是文件的真正來源?！盵3]

我國學者認為：“面對電子文件的挑戰，新來源觀更加注重文件的客觀形成過程，更加強調記錄和保留文件生成、處理、傳遞和利用過程的原始背景信息，其實質是尊重歷史、尊重客觀，更好地維護和還原歷史記憶的真實?！盵4]“總之，來源原則的‘重新發現并非簡單傳統觀念的再現，而是明確地將文件的來源定格在‘形成文件的業務活動上并肯定該原則仍然適用于電子文件管理。這當然是來源原則具有劃時代意義的重大發展?！盵5]

1.2 領悟新來源觀。國內外檔案學者對新來源原則的認識總體一致，即越過原有的組織實體，以機關、組織和個人在履行職能時的業務活動過程為來源，注重把全方位、全過程、多層次、多維度的背景信息作為原始記錄不可或缺的組成，保證電子檔案內容、背景、結構三要素的相對完整。

在社會分工細化和互聯網的環境下，傳統的科層制和平面單維的交往和工作方式被立體的、網絡狀的方式替代，電子文件時常具有多個組織、人員等狹義來源。社會活動信息迅捷密集、交互多維、疊加迭代，各種原始信息互為內容和背景，缺少相關機關、組織和人之間的信息交流，既難以完成有效的社會活動，也談不上形成真實豐富的內容和背景信息。

業務活動過程既允許以背景信息的形式存在，也可以形成多層次的原始記錄，或者說業務活動過程本身就是深層次或微觀的原始記錄，在紙質載體時代缺少社會需求和有效的形成方法。數字時代新來源觀注重檔案的形成過程，利用信息技術可以嘗試把處于后臺作為背景的人、事物、事件等，用圖、文、聲、像并存的多媒體形式使之走向前臺，如此形成的電子文件更加真實直觀、豐富多彩，具有更有效的歷史再現性和憑證作用。

2? 建設項目管理的核心是過程管理

項目是一件事情、一項獨一無二的任務。基本建設項目是指在一定的資源約束條件下，經過策劃、設計、施工、營運等，形成固定資產并實現確定目標的一次性過程。建設項目具有一次性、單件性等本質屬性，側重于過程管理，是一個動態的概念。

建設項目一次性、單件性的本質屬性，決定了建設項目管理必須采用前饋控制和過程管理的方法保證一次性成功。經過長期的探索發展，以符合性控制為特點的過程控制成為經典思想和國際通用的管理術語和方法。

3? 新來源觀與建設項目管理理論的契合

新來源觀以機關、組織和個人在履行職能時的業務活動過程為來源，建設項目過程管理的對象也是業務活動過程，也就是說，“業務活動過程”既是檔案的“來源”，同時又是建設項目管理的核心客體，說明新來源觀與建設項目管理理論在核心問題上的高度契合。進一步研究“業務活動過程”這一“核心契合點”，使之成為檔案管理和建設項目管理融合發展的結合點。

新來源觀與建設項目管理理論核心契合的內涵：

（1）新來源觀和項目管理理論的研究客體契合，都指向業務活動過程。

（2）新來源觀以業務活動過程為信息來源，在管理層面使檔案管理與業務管理的客體契合，都是業務活動過程。

（3）“全程管理”和“前端控制”是電子檔案管理的重要理念和方法，但由于受制于文件生命周期理論和部門職能分工，“全程管理”和“前端控制”難以發揮理想的作用?！皹I務活動過程”核心契合點的形成，以管理客體一致性為前提，可以認為“全程管理”和“前端控制”與建設項目業務管理中“過程管理”和“前饋控制”等理念契合、途徑一致，有利于發揮“全程管理”和“前端控制”的作用。

4? 理論核心契合的作用和意義

4.1? 推動多維全息電子檔案的產生。在傳統來源原則的紙質載體時代，信息采集、保存、管理的技術落后，難以有效記錄和保管復雜的背景信息，同時也缺少這方面的主動性和需求。核心契合點使檔案管理與業務管理形成合力，推動利用信息技術更詳盡地記錄業務活動過程信息。

建設項目過程本身就是項目實體產品不可或缺的微分組成，人員、設備、產品的空間移動和變化就是建設項目最初始最真實的歷史記錄。直觀的聲像場景記錄與深奧的業務技術數據形成直白與晦澀兩個極端的對照，以說明業務技術數據產生的背景和場景變化的量化結果。這在紙質載體時代無法有效記錄?！爱斍癐T的發展水平已能支持幾乎任何的企業需求。已經不是問What IT can do，而是What we want to do”[6]，計算機、互聯網、移動通信、自動采集等信息技術的發展，為綜合運用文字、圖像、視頻等多媒體方式形成多維全息的歷史記錄提供了許多技術支持。理論核心契合形成的合力，推動背景信息走向前臺，形成圖、文、聲、像并茂的內容信息，進一步組合成為超文本電子檔案。

4.2? 支持建立基于信息流集成的建設項目集成管理信息系統。“主張根據業務需求設計和實施文件管理活動，用文件管理支持業務活動的高效運行，并把這種思想提煉為‘業務驅動理念?！盵7]“我們必須認真研究立檔單位的職能、業務過程和工作程序，幫助它們決定何時何項工作是關鍵的，使它們明白只有文件才是其重要職能、舉措、事務活動的重要的憑證，促進其進行系統設計，把信息系統變為文件存貯系統，區別信息與文件，使文件的內容、結構和來源作為集體記憶乃至整個檔案遺產的組成部分保存下來?！盵8]

新來源觀與建設項目管理理論在“業務活動過程”核心點的契合，為形成業務驅動型電子檔案管理奠定了理論基礎。檔案管理與業務管理的客體和途徑一致，綜合設計信息采集、文件結構、業務流程等已經沒有實質性的障礙，完全能夠實現業務驅動型的電子檔案管理。

“管理就是收集信息、分析事物。IT用于信息的收集，提升了信息收集階段的重要性和水平，它已經向決策階段延伸，能實現輔助決策的功能?！盵9]在業務驅動型電子檔案管理子系統的基礎上，增加必要的業務管理程序，自然能夠建立與“業務驅動型”電子檔案管理子系統對應的“數據驅動型”業務管理子系統。也就是說，在數字時代新來源觀理論指導下，電子檔案管理與業務管理的融合具有天然的基因重疊優勢。

以融合電子檔案管理和業務管理為基礎，進一步設計建立科學的信息采集體系，形成信息流的集成，最終形成基于信息流集成的建設項目集成管理信息系統。

4.3? 使成套性和客體全宗歸化于全宗理論?！翱萍紮n案是組織機構或個人在科技、生產活動中直接形成的、保存備查的信息記錄?！盵10]建設項目具有多個參建主體，一份原始記錄時常形成于不同的組織和個人。長期以來，以傳統來源原則為基礎的全宗理論在科技檔案領域的適用性一直存在爭議，因此形成了科技檔案的成套性理論和分類方案。建設項目檔案屬于科技檔案的范疇，自然也被認為不適用于全宗理論。何嘉蓀先生曾提出過“客體全宗”的觀點，認為客體全宗是在以客體為核心的社會活動過程中形成的。但面對傳統來源原則，客體全宗的存在似乎總有點牽強。

新來源觀與建設項目管理理論核心契合點——業務活動過程的存在，說明新來源觀對建設項目管理具有指導作用。皮之不存，毛將焉附，既然新來源觀適用于建設項目檔案管理，以來源原則為基礎的全宗理論在建設項目領域的適用性，在邏輯上應該失去了爭議的基礎。同時，客體全宗這一稱謂是否也可以名正言順地用于建設項目檔案管理？

參考文獻：

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（作者單位：高愛民，鄭州市公路管理局;范亞明，河南省交通運輸廳公路管理局? ?來稿日期：2017-12-19）