檔案機構的數字轉型研究

周文泓 邢琳悅 王俊慧 石心怡

摘? 要：本文以文本分析的方法對美國檔案與文件署的《戰略計劃2018-2022》進行梳理與總結，從其政策內容中識別檔案機構數字轉型的要點。基于分析，本文提出我國檔案機構的數字轉型可從如下方面予以深入：基于信息深化檔案資源建設、優化信息與通訊技術的應用、依托公眾參與優化主體協同機制、將創新與學習理念融合于檔案機構整體建設中。

關鍵詞：檔案機構;數字轉型;國家戰略

Abstract： The paper took the method of discourse analysis to investigate into FY 2018 - FY 2022 Strategic Plan by NARA and conclude its points related to digital transformation. Based on the analysis， the paper proposed that the digital transformation of archives institutions of China should include deepening archives resource construction based on the information， optimization of the use of information and communication technology， establishment of collaboration mechanism relying on the public participation， and embedding innovation and learning concept in the whole construction of archival institutions.

Keywords： archival institutions; digital transformation; national strategy

1 引言

在信息通訊技術的驅動下，檔案管理理論、方法與實踐在數字轉型的進程中。研究層面，專家學者呼吁管理從主體、對象到方法的變化。例如，我國學者馮惠玲、安小米、劉越男等從電子文件風險管理、電子文件國家戰略、數字資源整合與服務等展開前沿的理論構建與實證，從中識別文件管理數字轉型的要素、進程與方向[1-4]，在這其中，檔案機構作為關鍵主體是檔案領域數字轉型的重要方面，美國ERA項目、英國數字連續性項目、澳大利亞信息治理框架，以及我國積極推進的“存量數字化、增量電子化”信息化戰略[5]無一不是在檔案機構引領下進行。

然而，數字轉型是過程性的事務，將伴隨技術、社會、文化的發展而持續，目前的研究尚未全面深入地預測和闡釋檔案管理數字轉型的方向與內容，實踐亦難以一蹴而就。因此，本文將以文獻調研的方式總結當前在檔案管理位處世界前沿的美國檔案與文件署（NARA）面向未來的戰略即《戰略計劃2018-2022》，以文本分析方法識別美國當下倡導檔案機構數字轉型的背景、方向和具體內容，以期立足我國情境提出相應的發展建議。

2 NARA《戰略計劃2018-2022》概覽

《戰略計劃2018-2022》是NARA用來指導未來工作的重要指南，在明確自身定位與方向的前提下設定具體的目標與相應的任務以及路徑。NARA《戰略計劃2018-2022》將其定位為通過檔案信息資源和文件管理推進開放、參與和民主的國家建構的核心機構，由此將協作、創新、學習作為NARA的核心價值觀，其具體內容主要從四大目標呈現[6]：

2.1 目標1：實現利用。該目標是指為實現檔案利用的拓展與深化，NARA將進一步開展數字化工作，并開發新方法幫助公民通過網上國家檔案館目錄查找文件，主要任務包括：

（1）到2021財年，NARA擁有的82%的館藏將被處理，以便公眾發現和獲取，主要策略為部署標準、開發新程序、探索尖端技術。

（2）到2024財年，NARA將數字化5億頁文件，并在網上通過國家檔案目錄向公眾提供，主要策略為與新伙伴合作、將數字化作為檔案單位職責、在整個組織架構內提供數字化設備、實現檔案目錄現代化。

（3）到2025財年，NARA將為國家檔案目錄中描述的95%的館藏提供數字化的下一代檢索工具，主要策略為了解用戶需求、在不同平臺使用檢索工具、開發新檢索工具。

2.2 目標2：與用戶建立聯系。該目標旨在提高以用戶為中心的服務水平，把用戶當作客戶，培養公眾參與度，并且重新認識檔案在民主國家中的重要性，主要任務包括：

（1）到2020財年，將在承諾的時間內完成93%的用戶要求，主要策略為規范標準、開發基準的新指標、將請求遷移到在線解決方案。

（2）到2020財年，NARA將在參與博物館、外展、教育和公共節目活動方面獲得90%的滿意度，主要策略為擴大眾包工具的使用、制定全國宣傳計劃。

（3）到2025財年，NARA將通過公民捐助使國家檔案目錄的文件增加到100萬條，主要策略為擴大眾包工具的使用、構建設計和用戶體驗的功能。

（4）到2020財年，NARA將制定相關政策和流程來支持聯邦機構向完全的電子文件保管的轉變，主要策略為業務流程再造、提供管理電子文件數字化的指導、制定聯邦檔案管理要求。

2.3 目標3：最大限度地實現NARA對國家的價值。該目標是要對聯邦政府的檔案管理政策和實踐進行改革和現代化，支持向數字政府轉變，通過推動政府數據和文件的再利用以創造可觀的經濟效益，主要任務包括：

（1）到2019財年，NARA每年將對聯邦機構10%的文件管理實踐進行檢查，以確保聯邦電子郵件和其他永久性電子文件以電子格式進行管理，主要策略包括復審檢查到的問題、根據未來檢查的需要修改基準、開發評估程序、建立檢查單位。

（2）到2022年12月31日，NARA將盡最大可能不再接收傳統格式的文件的轉移，僅以電子格式和適當的元數據接收文件，主要策略包括建立評估流程、重新設計文件管理培訓、制定永久文件數字化和模擬原件適當處置的政策、培養模擬文件的大規模數字化能力，轉移臨時模擬文件存儲。

（3）到2025財年，至少有15個外部來源將把國家檔案目錄的NARA數集作為主要來源，主要策略包括增強NARA的應用程序編程接口（API）、建立新的公私伙伴關系、發展與其他文化機構的合作關系，吸引新的私人投資。

2.4 目標4：通過我們的員工建設我們的未來。該目標是指NARA將建立一個包容的、賦權的工作環境，注重培養員工，打造具有完成機構目標所需技能的多元化員工隊伍，主要任務包括：

（1）各級職員參加正式的領導力發展計劃活動，主要策略為重新設計NARA的主管發展計劃、定期進行培訓、增強NARA的交叉培訓、提供擴展課程、制定標準和指標評估計劃。

（2）填補空缺職位，主要策略為改善人力資本業務流程、調整人力資本辦公室的服務、確保經理和人力資源人員經過適當的培訓。

（3）為員工提供清晰的職業發展途徑，主要策略為重新設計前線職位、調整主管與員工的比率、發展新職位、解決職業發展障礙，建立包容的工作環境。

（4）制定職業發展計劃支持向電子文件的轉變，主要策略為確定職業能力和要求、轉變技能培訓計劃、擴大NARA的交叉培訓計劃、制定發展計劃，培養專業能力。

3 檔案機構數字轉型要點識別：解析NARA《戰略計劃2018-2022》

3.1 多元化的轉型理念。NARA旨在將其升級為動態和現代的機構，它的轉型理念并不限定于某個維度，而是從社會、文化、技術等方面全面體現，由此豐富了檔案機構數字轉型的內涵。從NARA的戰略計劃來看，轉型理念表現為：

第一，以開放政府為導向與框架。NARA認為開放政府是美國重要的建設內容，擁有海量信息資源且對聯邦機構的文件管理有著關鍵監督與指導作用的NARA是開放建設中不可或缺的組成，也是NARA積極參與社會建構的契機，NARA應當作為引領者來推進美國聯邦政府的開放政府構建。由此，NARA需以開放政府的透明、參與、協作為原則，以開放政府的主體內容為框架確定NARA的定位、目標以及具體任務。

第二，創新理念的全面融合。NARA將創新視作核心價值之一，認為創新是應對各方面挑戰的必備要素，因而需貫穿于檔案機構建設各項內容中。例如，NARA要求將提升員工的創造力和創新中心的建設作為重點。

第三，技術的前沿追蹤與應用。在NARA看來，技術既是檔案機構的轉型動因也是解決方案。因而，電子文件管理、檔案數字化、各類數字平臺和工具的利用都在戰略中得到凸顯。

3.2 基于檔案資源的全面數字化深化利用。深化檔案利用被NARA設定為四大目標之一，其余三個目標也是要實現檔案資源更優質的開發利用，因而利用被NARA設定為檔案機構轉型的核心，這是在于檔案信息資源是NARA最為顯著的資本，也是NARA引領開放政府的根本所在。因而，NARA的數字轉型圍繞開放利用的對象、主體、方式展開，顯著表現為檔案資源的全面數字化。為了應用先進的信息與通訊技術，檔案資源的數字化能夠支持深度精準的挖掘與利用，這在戰略中體現為：一是歷史檔案資源的數字化，這要求在盡可能開放歷史檔案資源的同時實現線上線下的雙重建設，因而從充實與優化目錄到檔案整體內容的上線都在戰略中凸顯。二是現行文件均要求以數字格式形成、管理和接收。為了與數字技術同步，更好地融入當前的數字環境，從檔案機構倒逼文件形成機構的數字辦公環境建設已成為重要趨勢。三是深入探索數據技術與檔案利用。隨著技術的發展，數據層級的檔案利用也得到關注，如何應用數據技術開發利用檔案也在戰略中顯現。

3.3 多層次的主體協同機制構建。協作亦是NARA的數字轉型中倡導的精神，從中融合于管理主體的拓展之中，將文件與檔案管理有效銜接，在文件的全生命周期中實現各利益相關的多層次協同。這主要表現為：第一，檔案機構內部的有效整合與協作。NARA強調轉型的重要成果是NARA作為整體的升級而非只是各部分優化。因而，在戰略中，NARA號召優化組織架構，更多地基于工作目標設定組織模塊和層級，從官僚的組織架構導向扁平的與業務密切關聯更具交流與共享能力的網絡。第二，檔案機構與聯邦機構的合作實現文件檔案管理的無縫連接。檔案機構要將文件檔案管理的前沿理念與方法嵌入聯邦機構的業務運行中，通過文件管理對機構效率的提升以獲取聯邦機構對文件管理政策的了解與落實，從而保障真實、可靠且符合檔案機構要求的文件在前端得到形成與維護。第三，檔案機構與公眾的廣泛合作。公眾參與作為NARA轉變工作模式的重要方向在戰略中凸顯，在滿足公眾檔案需求的前提下吸納公眾的集體智慧和投入從而幫助NARA完成繁重復雜的工作。通過建立與不同主體在不同方面與流程的合作，NARA能夠更好地應對數字轉型中不同類型的挑戰。

3.4 多措施優化檔案人才培養。檔案專業人員發展未能及時滿足數字轉型帶來的一系列管理要求成為檔案機構面臨的重要挑戰，因而NARA提倡要將人才培養納入到數字轉型的重要構件中，從而為持續且不斷變化的數字轉型提供充分的智力支持。這主要從以下方面體現：第一，領導理念的培養與貫徹。與以往將檔案管理人員視作相對被動或追隨其他機構要求的狀態不同，NARA將檔案機構作為政府升級建設中引領者的理念同樣嵌入到人才培養中，要求雇員要有更加主動積極的領導理念，并貫徹于內部的工作以及與外部的協同中，既做專業領域的領先者，也要做社會建構的領導者。第二，將雇員的職業發展與檔案機構的發展相融合。NARA提倡要針對不同職能、業務與職位的雇員設計不同的發展規劃，在整體發展的框架下提倡雇員個人的職業發展。第三，培養數字背景下的綜合技能。NARA倡導要為雇員提供不同方面的培訓，不僅要有傳統的檔案管理基礎，更要有人文、技術等方面的學習精神與相關培訓，從而形成立足于數字轉型中的綜合性人才。

4 啟示：檔案機構數字轉型策略

信息與通訊技術已是人類世界向前推進的重要驅動力，隨著人工智能、大數據、云計算、區塊鏈等技術應用的成熟乃至新技術的出現，信息環境相應發生變革，為了適應不同變量在數字轉型中的變化，檔案機構的數字轉型需持續推進。這也是我國檔案機構所面臨的挑戰與契機，在當下著力于數字檔案館、電子文件管理、新媒體應用的情況下，我國亦形成了一系列數字轉型成果，構建應對數字挑戰的綜合能力，但對比美國等發達國家的前瞻性戰略，我國在管理理念、對象、主體、技術方面尚有需優化之處。基于NARA《戰略計劃2018-2022》的統籌、布局與規劃，可從如下方面構建數字轉型的策略：

4.1基于信息深化檔案資源建設。數字技術有助于將檔案作為信息資源予以挖掘，從中深度呈現其背景、形式與內容信息，因而在數字轉型中檔案機構需從簡單的整理和保管檔案轉向深度開發，將檔案作為信息資源的核心組成予以認識、理解、管理、保存與利用，借助技術整合檔案以成為更具開發與應用性的信息資源。通過數字技術的支持，文件所形成的信息資源無論是作為整體還是深度的部分挖掘，都將有著豐富的體系，所開發的產品與服務在內容和形式上都會遠遠超出現有的想象力，用于支持未來數字世界的運轉，例如為人工智能、大數據等產業提供豐富可靠的信息資源及其管理方法。

4.2優化信息與通訊技術的應用。在檔案保管、開發與利用的一系列流程中積極應用數字技術的工具屬性：第一，打造數字檔案館為檔案機構數字轉型提供全面支持。一方面是通過技術實現檔案的全面數字化。這既要求通過數字化工具與技術將紙質、模擬等格式的檔案轉換為數字格式，且充分描述好數字化資源，也要求與形成機構達成共識，以數字形式形成、保存、管理與接收檔案。另一方面，數字資源要通過互聯網上線，實現檔案信息資源的在線利用。第二，充分應用數字技術，在檔案管理活動中應用各種數字工具、系統與平臺等。第三，以信息與通訊技術深化檔案的開發與利用，借助技術檔案信息資源開發與利用從內容到形式實現了巨大升級。

4.3 依托公眾參與優化主體協同機制。數字轉型中透明、參與、協作是管理變革的重要方向，因而除了優化檔案機構與業務機構的協同外，公眾參與是需要拓展與深入考量與落實的。公眾參與檔案機構的建設可從如下方面予以升級：第一，檔案數字化。這是從公眾可作為志愿者來充實檔案工作隊伍的視角展開，既包括公眾可到檔案機構中參與檔案的掃描，亦涵蓋公眾對檔案內容予以整合例如對檔案背景信息的補充、主題詞的優化等。這意味著檔案數字化的外包可以將部分工作轉向基于集體智慧的眾包。第二，公眾可幫助補充檔案資源。公眾作為社會活動的實踐者，擁有同政府等官方機構不同的檔案資源，公眾可依據檔案機構的需求共享相應的資源，例如家庭、社區的發展記錄。第三，公眾參與檔案政策的制定與實施，這是社會治理框架下必然實現的管理方式，檔案機構的戰略、目標、職能、工作任務等都可以引入公眾的監督和參與。尤其是在數字轉型中面對多方面的挑戰及時借助公眾來自不同領域的經驗和優勢，既能夠更好地考慮多方面的需求，也能利用好公眾在不同方面與層次的智慧來解決不同的困難。

4.4 將創新與學習理念融合于檔案機構整體建設中。數字技術引發檔案機構運營的理念與方法產生變革，且這樣的變革是持續進行的，因而創新與學習的理念要全方面融合于檔案機構的整體建設中。第一，管理主體層面，一方面組織機構要進行調整從而保障創新與學習得以落實，可借鑒NARA在高層設立創新主管的做法來領銜與貫徹創意工作與文化建設。另一方面，實現檔案人才綜合能力的持續構建和拓展，這意味著檔案機構的人才隊伍建設并非一蹴而就的，而是要根據機構目標和外部環境的變化而不斷識別所需能力，在引入新人才的同時升級原有人才的能力構建。第二，管理對象要跟隨技術的變化而相應調整，例如在當前倡導數據治理的趨勢下，從數據角度理解、管理、開發與利用檔案是必然要求，因而在開放數據和大數據的框架下開展工作也是必須的。第三，管理技術的創新應用，信息與通訊技術處于日新月異的發展中，這要求檔案機構要及時追蹤前沿技術，深入理解技術的內容，思考技術能用于檔案管理的哪些方面以及怎么用。例如，在人工智能熱的今天，檔案機構與人工智能的相互關系就需要得到及時的探索。

參考文獻：

[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊，2005（3）：8-11

[2]馮惠玲，劉越男.電子文件管理國家戰略[M].北京：中國人民大學出版社，2011：1

[3]安小米，白文琳，鐘文睿等.數字轉型背景下的我國數字檔案資源整合與服務研究框架[J].圖書情報工作，2013（24）：44-50+78

[4]馮惠玲，劉越男，馬林青.文件管理的數字轉型[J].檔案學通訊，2017（3）：4-11

[5]國家檔案局.國家檔案局2016年度政府信息公開工作年度報告[R/OL].（2017-03-31） [2017-07-09] http：//www.saac.gov.cn/news/2017-03/31/content_181501.htm

[6] NARA. FY 2018 - FY 2022 Strategic Plan[EB/OL]. [2017-12-02] https：//usnationalarchives.github.io/strategic-plan/