“中國制造”時代機械產品檔案管理存在問題及對策研究

牟虹 何思靜 竇雪 祖慶芝

摘? 要：隨著機械制造業“兩化”融合度的進一步加深，OA、CAD、CAM、CAPP等計算機輔助系統在機械產品的研制過程中發揮著重要的作用，機械產品檔案無論是數量、記錄方式還是系統環境均發生著質的變化。本文立足于新環境下機械產品檔案的特殊性，闡述了產品檔案現有管理中出現的問題，提出了新形勢下機械產品檔案管理在管理理念、標準規范、業務流程等方面應作的調整和改變。

關鍵詞：機械產品;產品檔案;中國制造

Abstract：With the further integration of the industrialization and informatization in the machinery manufacturing industry，computer aided systems， such as OA， CAD， CAM and CAPP， play an important role in the development of mechanical products.The mechanical product archives have changed qualitatively， whether it is the quantity， the way of recording， or the system environment.This article is based on the particularity of the mechanical products archives under the new environment.This article expounds the problems existing in the existing management of product archives， and puts forward the readjustment and change that should taken in the management concept， management standard and operation flow of mechanical product archives under the new situation.

Keywords：Mechanical Products;Product Archives;Made in China

隨著《中國制造2025》規劃綱要和《裝備制造業標準化和質量提升規劃》的頒布與實施，我國制造業“兩化”融合度進一步加深，“中國制造”的時代已經來臨。制造業的迅猛發展將在未來十年內徹底改變我國的制造模式，制造業各項業務活動的開展將更加依賴于信息技術，智能制造將是“中國制造”發展的必然趨勢。在“中國制造”時代，機械制造型企業的檔案管理正面臨著巨大的變化，其檔案的核心部分——機械產品檔案呈現出數量激增、內容結構和文件來源系統多樣化的特點。傳統的檔案管理模式無法解決信息孤島、數據冗余、檢索困難等難題，新形勢下機械產品檔案管理問題日益凸顯。

1機械產品檔案的概念及特點

1.1機械產品檔案的概念。機械產品檔案是機械制造型企業在機械產品的市場調研、技術研發、工藝設計、生產制造、安裝調試、質量檢測及技術更新過程中直接生成和積累的、具有保存價值的各種類型和載體的原始記錄。它真實地記錄和反映了機械產品從無到有的演變過程，對于產品技術的傳承和發展具有重要的意義。它主要包括產品技術管理過程文件、計算機輔助設計過程中產生的產品圖樣設計文件、工藝指導文件、加工制造過程中產生的數據、科研試驗文件、質量檢驗文件、國際合作和技術引進過程中帶來的文件等。

1.2機械產品檔案的特點

1.2.1生成環境的復雜性。機械產品檔案不同于一般檔案一個重要特點就是生成環境的復雜多樣性。機械產品從設計到最終產出，需要技術管理、設計、工藝、生產制造等若干個專業部門的分工協作，這些專業部門使用的系統軟件復雜多樣。它們主要包括OA辦公系統、CAD和Pro-E輔助設計系統、CAPP輔助工藝設計系統、CAM輔助制造系統等。機械產品文件正是這諸多業務系統所生成和管理的，產品文件生成的技術環境復雜，產品檔案的來源系統多樣。

1.2.2存在狀態的動態性。機械產品的結構復雜，其研發設計工作也是一個復雜漫長和不斷完善的過程。機械產品在技術研發、樣品制造、質量檢驗的過程中，會不斷地對設計圖樣文件、檢驗作業指導書等業已歸檔的產品檔案進行技術更改。甚至有一些已經走向市場的機械產品，由于用戶在使用過程中的問題反饋，需要對原產品技術檔案進行更改、換版。產品檔案從形成之始到歸檔保存均處在動態變化之中。

1.2.3內容的專業性。鑒于機械產品結構的復雜性，某一研發項目或某一型號產品的研發，需要工程制造、力學、電氣、液壓等多學科專業領域的人員共同協作完成，不同專業部門所生成的產品檔案，其內容具有很強的專業性。產品零部件技術圖紙，工藝過程卡、產品計算書等產品文件中，包含有大量的技術參數和圖文信息，非專業人士難以解讀。

1.2.4關聯的緊密性。機械產品檔案具有型號成套的特點，同一型號產品檔案以產品的結構框架為綱，圍繞著同一產品所形成的文檔之間是一個不容分割的有機整體，它們在形式上和內容結構上都具有緊密的聯系。此外，由于產品檔案技術數據的套用和承繼性，不同型號產品之間也存在部分的聯系，一個產品系列內的兩個不同型號的產品，往往會因為某一部件設計的借用而存在數據的公用。

2機械產品檔案管理中存在的問題

2.1利用信息系統簡單模擬重現手工管理的方式普遍存在，產品檔案管理的思維和方式需要轉變。在制造業信息化的大環境中，如何改變產品檔案管理的方式方法，科學有效地組織和管理產品檔案，是企業管理部門需要迫切思考的問題。面對信息化發展形勢，許多檔案部門開始注重利用計算機和信息管理系統來輔助管理企業檔案，但其中大部分的檔案信息化管理方式的實質是一種“模擬”，是利用檔案信息系統模擬和重現手工管理的模式。這種“模擬”式的管理方式，其本質依然是以紙質檔案管理為核心，電子檔案更多是為了數據備份和信息檢索而存在，檔案的內容并沒有深入地組織、管理和挖掘。

2.2產品檔案信息化水平處于目錄式管理階段，信息化水平較低。在機械制造業信息化發展初期，企業內部產生的產品文件數量少、格式單一。對檔案系統中的工程圖文檔案進行簡單的目錄式的組織和管理，就可以滿足產品檔案的管理和利用需求。但是，隨著三維設計技術、工程分析技術、仿真技術的成熟和推廣應用，CAX（CAD、CAPP、CAM等）系統成為技術設計研發的主要技術環境，隨著業務的開展這些技術研發系統中生成了大量的異構數據和技術文檔。產品檔案在數量、格式、類型等諸多方面發生了質的變化，傳統的目錄管理無法滿足現代企業對檔案管理和利用的需求。

2.3標準化工作缺失，產品檔案的質量參差不齊。我國的機械制造型企業在信息化浪潮的推動下，過于迅速地將各種技術和系統應用于企業的各項業務中，故而在其建設的規劃期并沒有全面地考慮到電子文件格式、信息著錄格式、異構數據兼容等標準化管理問題。致使企業信息化發展到今天，出現了管理流程不規范、文件格式不統一、信息著錄不全面等問題，這些問題將給電子檔案的長期保存和利用，甚至給整個制造行業信息的共享和集成管理埋下隱患。

2.4異構系統之間的交互性差，信息孤島現象嚴重。目前在機械制造型企業內并存著OA、CAD、Pro-E、CAPP、CAM等多個業務系統，這些系統往往是針對不同的管理需求，在不同的時間階段所開發、所采用技術架構和開發語言亦是不同，系統間相對獨立，系統之間的兼容性較差。

這些異構的系統正在生成和管理著海量的產品數據和文件，系統間的各自為政必然導致數據的冗余和業務流程的不連貫，信息資源的整合優化難以進行。如何提高系統之間的互操作性和數據的一致性，實現企業內部檔案信息資源的集成管理和信息共享是檔案部門所面對的難題。

2.5檢索效率低，利用效果不盡如人意。大多數機械制造型企業所設計制造的產品，在結構、設計上有一定的共性，完全出新的產品并不是很多。產品研發設計工作的這種承繼性，使得產品檔案數據的套用性突出，技術研發人員、工藝編制人員等對于已有產品檔案的利用需求大。然而，由于信息著錄不標準不全面、簡單的目錄式管理等原因，產品檔案的檢索途徑少、檢索效率低;技術人員和檔案管理人員花費大量的時間在檔案數據的查找上，檔案利用服務的滿意度較低。

3機械產品檔案管理的建議及對策

3.1加強產品檔案管理的整體規劃。機械制造型企業應結合本企業現有的產品檔案管理體系及管理現狀，從管理流程和管理過程要素這兩個維度，對產品檔案的管理活動進行整體的規劃和設計。

其一，從管理流程的維度進行規劃和設計。管理流程的維度的設計也可以說是微觀維度的管理，它以產品檔案為管理對象，從文件全生命周期的視角，對產品檔案的整個生命周期中的關鍵業務環節進行研究和規劃。其二，從管理要素的維度進行規劃和設計。管理要素的維度的設計可以說是宏觀維度的管理，它是以產品檔案管理活動為研究對象，對管理活動過程中所涉及的管理系統、標準規章制度、管理人才等宏觀要素進行研究和設計。對機械產品檔案的管理進行雙維度的整體規劃是產品檔案管理活動有序進行的重要保障，同時也是實施產品檔案信息化戰略的有效途徑。

3.2標準規范的制定和施行是產品檔案規范化管理的前提。目前我國檔案部門尚未就產品檔案這一特殊類型檔案出臺針對性的標準規范，機械制造行業也未就產品檔案的管理形成一致的管理協議。各類機械制造型企業產品檔案的管理主要參照的是各種上行標準規范，其中最具參考價值的主要有《企業檔案工作規范》（DA/T 42—2009）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678-1999）。這些上行標準規范提供了一個大的框架和總體的原則，但它們往往只闡述了產品檔案某一方面或者某一部分檔案的管理要求，并未就產品檔案的內涵、管理流程、操作標準等內容進行全面且詳細的定義和規范。因而，為保證產品檔案的規范化管理，提升產品檔案數據的質量，一套涵蓋產品檔案管理全過程及管理要素的、詳細可操作的標準規范必須先行。

3.2.1檔案管理部門在制定機械產品檔案管理標準規范時，要堅持兩個原則。第一，因地制宜，切實可行。必須根據本企業的產品檔案管理的現狀及發展的需求，在國家檔案管理標準規范的范疇內制定一套符合企業檔案特點的、簡單易行的、詳細可操作的業務標準。第二，堅持前端控制和全過程管控的原則。鑒于產品文件生成環境的復雜多樣，產品檔案管理標準規范的制定必須能涵蓋產品檔案生成的全過程，并在系統設計之初便將電子文件的管理要求、標準規范等，融入到信息系統之中。

3.2.2企業在制定檔案管理標準規范制度時，有兩個工作重點。第一，實現檔案管理標準規范制度與企業其他業務標準規范制度之間的協調統一。檔案管理作為企業內部的一項基礎業務活動，產品檔案管理與產品文件的形成息息相關，檔案前端控制和全程管理原則要求檔案管理標準規范制度建設要與其他業務標準規范之間協調統一。在制定企業檔案管理標準制度之時，必須綜合考慮檔案工作與其他業務工作之間的關聯，保證兩者之間的協調統一。在檔案業務標準及文件形成格式的制定上，要充分考慮各個專業系統的規定，實現產品文件的內容格式、審批要求與檔案歸檔管理要求協同一致。第二，實現檔案標準規范制度與檔案信息系統之間的有機融合。產品檔案信息化管理要讓檔案管理真正融入到企業信息化的進程之中，它不是簡單地利用計算機模擬手工管理方式，而是要充分地利用信息管理系統的智能特點，把檔案管理規章制度、業務標準、操作規程等內容嵌入到企業信息化管理系統平臺之中，實現檔案業務操作的自動化和智能化。

3.3調整檔案著錄流程，提高信息著錄及檢索效率。檔案著錄標引工作是編制檔案目錄的重要步驟，是檔案存儲和查找的重要依據。中國石油吐哈油田公司檔案中心的李勇、萬彩娟首次提出了“源點著錄歸檔”的概念，指出“源點著錄歸檔就是按照‘誰產生、誰審核、誰歸檔的原則，利用完善的網絡資源條件和數字檔案管理平臺，由各類資料的產生人員從源頭做好資料信息的著錄和電子文件的歸檔工作。”“它促進了油田企業檔案管理模式的轉變”。

隨著制造型企業信息管理平臺的搭建，檔案的數字化管理、數據的網絡化傳遞成為現實，這為機械產品檔案管理流程的優化提供了契機和可能。變更信息著錄主體、調整信息著錄的流程對于機械產品檔案的管理有著很強的參考價值。將電子產品檔案的著錄主體轉移到文件形成者，不僅有利于準確揭示產品文件的內外部特征、提高檢索的效率，而且能有效地提升業務部門的檔案意識，提高產品文件歸檔的及時完整性，從而在檔案的信息著錄環節實現對產品文件的前端控制。

具體來說，產品檔案源點著錄的實現要從以下四個方面著手：①針對本企業機械產品檔案的內容結構及特點，編制產品文件歸檔流程、檔案信息著錄標準，實現信息著錄工作的規范化，落實文件形成者的信息著錄主體責任;②在信息系統的建設初期，對產品文件的信息著錄功能模塊進行規劃，盡量采用清晰、簡單、具有指示性的操作頁面，減少信息著錄的復雜性，提高信息著錄的可操作性;③在推行源點著錄的前期要對文件的信息著錄工作進行指導和培訓，幫助各個業務部門實現信息著錄的規范化;④在產品文件的著錄過程中，檔案管理部門工作的重點由信息著錄轉變為著錄質量的審核上。

3.4實現檔案管理系統與業務系統的集成建設是機械產品檔案信息化建設的發展趨勢。檔案信息化建設與企業信息化發展相融合的發展趨勢已日益凸顯。然而，多個異構系統的并行存在是目前機械制造型企業信息化的現狀。因而，在已有的應用系統和技術結構的基礎上，完成異構系統之間的集成，實現系統間的互動和溝通，是目前解決信息集成管理的最佳選擇方案。我國目前已有部分大型的機械制造型企業從國外引進 PDM產品數據管理技術，通過構建一個整體的技術框架，將多個業務系統集成起來，從而實現與產品相關的業務流程、數據文件的統一集中管理。

不同的企業規模，信息系統的集成范圍和重點有所不同。對于小型企業而言，信息集成建設主要是實現企業內部檔案管理系統與業務管理信息系統的連接和集成，即實現跨部門的信息共享和統籌管理。對于集團型企業而言，各個分子企業之間的信息集成管理和協同設計的實現是建設的重點。各個子公司之間需要就產品市場戰略規劃、產品設計、產品營銷等諸多方面進行信息集成和共享。因而，對集團內部的信息進行集成管理，將不同位置、不同應用中產品數據進行高度的集成，實現產品分布協同設計和跨企業信息共享是企業發展的訴求。

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