鄉(xiāng)鎮(zhèn)疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作探討

馬洪媛

疾病預(yù)防控制檔案說的是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測和衛(wèi)生服務(wù)與科研培訓(xùn)、衛(wèi)生學(xué)評價等活動及其各項(xiàng)工作改革發(fā)展里產(chǎn)生的有著重要價值的圖片和文字和其他方式的記載載體。我國的各級疾病預(yù)防控制中心是國家體系里的職能機(jī)構(gòu)，擔(dān)任著群體預(yù)防任務(wù)，各種疾病的監(jiān)測及分析與防治等重要任務(wù)，在每項(xiàng)工作里，產(chǎn)生了很多的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，而這些檔案若無合理，有效的管理，不僅會失去很多珍貴的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，還不能合理地利用這部分檔案資源，發(fā)揮檔案資源的價值，從而加以合理利用，因此，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理是衛(wèi)生防疫工作的重要一環(huán)。

1現(xiàn)代疾病控制檔案利用工作特征分析

1.1封閉期。自建成疾病控制檔案之日起就將其封閉起來，并且會封閉很長一段時間，而這就使得檔案自身的保管和利用工作產(chǎn)生出矛盾。

1.2階段性。在不同時期的疾病控制檔案的作用和價值及服務(wù)對象都是不同的。有很多對人危害的傳染病逐漸被消滅，而原來記載傳染病的檔案也就變成一份孤本，有著很大的歷史價值和科研意義。會被永久保存。

1.3專業(yè)復(fù)合性。眾所周知，疾病控制檔案利用工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性及技術(shù)性特點(diǎn)，管理者一定要牢牢掌握檔案管理知識和了解有關(guān)的醫(yī)療理論知識以及具有扎實(shí)的信息操作能力，所以，工作人員應(yīng)主動把不同領(lǐng)域的技能知識復(fù)合起來，從而更好地為疾病控制檔案管理和利用工作服務(wù)。

2對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案實(shí)行分級管理

檔案的分級級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行站級、科級兩級管理，把反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料和基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測并有一定學(xué)術(shù)價值，保管時限長的資料定成中心級檔案，以確保中心業(yè)務(wù)檔案能反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平。劃歸是中心管理的業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)各科立卷，定期交中心檔案室歸檔，統(tǒng)一保管及提供利用。劃歸是科級管理檔案，經(jīng)各科室收集整理立卷，由專人負(fù)責(zé)保管，提供利用。

3檔案材料的歸檔范圍

凡是反映本中心工作活動，有查考利用價值的文字、照片、錄音帶等不同載體的文件都需收集歸檔。

3.1上報、下發(fā)的文件和下級單位的相關(guān)資料，請示和上級的批復(fù)。

3.2工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、條例、制度、大事記等。

3.3會議材料及上級頒予的獎狀和榮譽(yù)證書等。

3.4各種儀器設(shè)備的全套隨機(jī)文件材料，包括購買申請、批復(fù)、合同、圖紙、說明書、合格證、裝箱單、使用、保養(yǎng)等。

3.5疾病預(yù)防控制的法律和法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)還有每項(xiàng)規(guī)章制度和傳染病及慢性病的流行病學(xué)調(diào)查、防治規(guī)劃與監(jiān)測點(diǎn)的記載。

3.6計(jì)免、疫情、計(jì)劃免疫方案，免疫效果觀測與接種事故調(diào)查，疫情報表與統(tǒng)計(jì)分析。

3.7消毒滅蟲、鼠計(jì)劃，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)標(biāo)本，監(jiān)督審批材料。

3.8空氣、水與公共場地監(jiān)測記載和報告。

3.9檢測使用的各種標(biāo)準(zhǔn)方法和非標(biāo)準(zhǔn)方法還有有關(guān)資料，檢測報告存根。

3.10質(zhì)量體系文件與質(zhì)量體系運(yùn)行形成的有關(guān)記錄。

3.11宣傳教育規(guī)劃，宣傳手冊、照片、錄像等材料。

4實(shí)施兩級管理的意義

4.1兩級管理讓業(yè)務(wù)檔案便于查找，減少空間使用。在工作里產(chǎn)生的大量業(yè)務(wù)檔案，若不實(shí)施兩級管理，讓各種主要的，較大保存價值的檔案與其他檔案混放于一處，不便于查找和全中心檔案工作的統(tǒng)一安排與指導(dǎo)，若將全部綜合性的材料合并歸結(jié)至檔案室，方便檔案的管理也減少了空間的使用。

4.2中心級檔案管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提升。

4.2.1可使中心檔案反映業(yè)務(wù)工作全貌與工作水平，針對領(lǐng)導(dǎo)及時掌握全局做出對的決定提供了有力根據(jù)。

4.2.2因?yàn)橹行募墭I(yè)務(wù)歸檔范疇明確，把有著總結(jié)分析性和學(xué)術(shù)性的材料經(jīng)中心歸檔，所以各科人員應(yīng)于很多的監(jiān)測材料方面上更深入加工，變成分析性報告，從而推動了業(yè)務(wù)工作的提升。

4.2.3中心檔案室工作者針對業(yè)務(wù)檔案展開信息加工，以每種編研材料給全體科學(xué)研究防病工作服務(wù)，有利于防疫機(jī)構(gòu)科學(xué)研究工作的進(jìn)行。

4.3科級管理有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需求。防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在針對監(jiān)測點(diǎn)和直管意境的監(jiān)測里需常用它以前產(chǎn)生的監(jiān)測檔案，尤其是在生產(chǎn)經(jīng)營單位的不斷變化中，一些檔案應(yīng)需不斷來補(bǔ)充或注銷，所以，科級管理就應(yīng)及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

5檔案利用價值

檔案利用價值即是檔案的編研工作應(yīng)從業(yè)務(wù)檔案著手，編研材料才會有專業(yè)特點(diǎn)，才可以更加有效為衛(wèi)生防疫工作服務(wù)，選題要環(huán)繞與反映單位的中心工作及主要業(yè)務(wù)活動，主要內(nèi)容要以開展傳染病和地方病的預(yù)防還有學(xué)校衛(wèi)生、食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生等為重點(diǎn)，了解各科業(yè)務(wù)工作檔案的精華，比較之前年度的監(jiān)測數(shù)據(jù)，尤其是開展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時，更應(yīng)有大量的跨年度的統(tǒng)一數(shù)據(jù)為根據(jù)，才可有針對性地統(tǒng)計(jì)與分析，因此需把編研工作重點(diǎn)放在能系統(tǒng)的提供高度精煉的業(yè)務(wù)檔案上。

檔案編研工作還應(yīng)有各部門的協(xié)同合作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)和準(zhǔn)確及完整，同時需要形式新穎美觀，檔案工作者不僅需要有檔案編研專業(yè)知識，還要具備衛(wèi)生防病專業(yè)知識，這就需要檔案人員應(yīng)不斷提升本身素質(zhì)，掌握防病專業(yè)知識，為進(jìn)一步開展有專業(yè)特色的編研工作，深入開展衛(wèi)生防疫檔案信息資源。