牙病防治所檔案管理的現狀及改進措施

張秀敏

在醫療衛生體制不斷深入改革的大背景下，牙病防治所檔案管理工作也逐步由傳統單一的模式轉變為綜合模式，本文通過分析牙病防治所檔案管理的現狀，促進推出一系列改進措施，以便做好新時期牙病防治檔案管理。

牙病防治所檔案管理是指在醫生工作過程中形成的各種文件，如住院記錄、常規化驗、影像學檢查等圖畫、文字材料。在醫院管理工作中以醫院檔案作為憑據，牙病防治所檔案管理與醫院的醫療服務水平有著非常緊密的聯系，對醫學科學研究有理論指導作用，是醫院進行義診、宣傳教育的生動資料，也是醫院的一筆寶貴財富。

1牙病防治所檔案管理的現狀

1.1檔案管理意識淡薄。檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。作為牙病防治所一項經常性的管理工作，檔案管理為各種醫療設備得以正常運行的重要技術支持。在牙病防治所的管理工作中重視醫療而輕視檔案管理的觀念較為普遍，由于檔案工作不能直接創造經濟效益，醫院的檔案工作并沒有被真正重視起來。檔案利用率低。會造成檔案信息資源的浪費，主要原因在于牙病防治所的管理人員未能意識到檔案管理的重要性，未能嚴格監督并檢查各項設備檔案管理措施的開展，缺乏專人負責，進而導致檔案資料收集不全以及資料丟失等問題的出現，使得檔案管理工作混亂不堪，不能充分開發現有的檔案資料的使用價值。

1.2檔案管理制度相對落后。隨著社會經濟發展日新月異，現代醫療科學技術的不斷提高，新的先進醫療設備和醫療手段不斷投入使用。在牙病防治所管理中，都會依據具體情況制定出較為完善的醫院醫療、人事、行政、后勤等方面的管理制度，其中涉及到檔案管理的制度卻非常少。

由于相關的檔案管理制度沒有得到及時補充修訂，再加上缺乏管理部門的嚴格監管，沒有制定科學的統一的管理制度標準，沒有將檔案管理納入目標管理考核方案中，從而導致收集資料困難。缺乏安全的查詢、借閱制度，以及檔案管理人員調動、更換等手續不嚴格等問題，致使有些很有價值的科研成果，未能及時整理歸檔，有些雖進行了整理歸檔，但執行的還是舊的檔案管理制度，導致檔案資料內容重點不突出，缺項漏項，圖表資料和文字資料不符等現象。

1.3檔案管理缺乏現代化手段。近年來，隨著科學技術的進步。計算機、網絡技術廣泛應用于管理中，電子檔案應運而生，信息化管理已成為一項最為科學、有效的管理模式。但是，計算機在檔案管理中的開發較其他領域仍有很大的差異。由于檔案管理的設備陳舊，管理技術落后，檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力，信息化管理普遍不到位，依舊采取傳統收集、放置等方法來處理具有龐大數據的設備檔案，不僅查詢難度大，管理成本高，不利于檔案的收集、利用、保管和開發，并且嚴重阻礙了牙病防治所醫療設備的保管與使用，因此，開發牙病防治所檔案管理的系統軟件，拓展計算機在檔案管理方面的應用范圍，已迫在眉睫。

2牙病防治所檔案管理工作的有效改進措施

2.1提高檔案管理意識。針對目前牙病防治所檔案管理中存在的一系列問題，首要改進措施便是加強設備管理人員對檔案管理工作的重視，大力宣傳檔案工作，讓領導、職工都充分認識到歸檔的優勢和重要性，從事檔案管理工作的人員要轉變重管輕用的觀點，克服無所作為的消極落后的思想意識，解放思想，更新觀念，變封閉管理為開放型管理。

檔案工作與自己日常工作和生活的密切相關性，檔案作為一種基礎性的信息資源，如果利用的好往往能起到很好的宣傳效果，要形成全員檔案意識的格局，讓更多的人支持檔案管理工作。實行統一領導、分級管理的原則，為了確保檔案的完整與安全，以便于社會各方面對檔案的利用。從事檔案管理工作的人員要為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務，主動提供各種檔案的咨詢服務。

2.2加快健全檔案管理體制的建立。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵，為充分做好牙病防治所的檔案管理工作，應加快健全檔案管理體制的建立，實行統一管理。在開展此項工作前，首先要對管理人員的工作職責進行明確，并安排專人來收集并保管好設備檔案。可以適當運用行政以及法律手段對檔案工作進行統一管理，制定檔案工作標準化管理的制度，加強管理人員綜合素質的培養，要將檔案人員培養納入人才培養計劃中去，建立健全的崗位責任制，統一考核，定期對檔案管理進行和醫療業務同步的考核。

2.3大力開展檔案信息化管理。牙病防治所要加大資金投入，引進現代化的技術和設備，建立起以電子檔案為主的信息化管理體系。可積極開展多種檔案管理活動，對信息進行合理開發，利用計算機技術儲存各種業務、行政方面的檔案，方便使用者及時查閱，編寫一些專題報道，為使用者提供多方面、有效的管理信息，提高工作效率。加快配套軟件系統的建立，維護并備份檔案信息數據，加強信息網絡聯系，嚴格開展檔案的歸納及管理，實現信息資源共享，來滿足醫療、教學、科研的需要，從而實現檔案使用價值的提高。

3結語

綜上所述，牙病防治所檔案管理作為醫院重要管理內容之一，有效利用這一信息資源，對醫院管理現代化建設非常重要。