怎樣做好人事檔案管理工作

李艷華

人事檔案是的基礎(chǔ)工作，它為員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查、編寫修改等工作提供了原始依據(jù)，更是規(guī)避人事風(fēng)險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規(guī)范，但也存在一些需要完善的地方。

一、人事檔案包括的內(nèi)容：

（一）電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓(xùn)履歷表（入職培訓(xùn)、在職培訓(xùn)）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進(jìn)行分類長期保存。

（二）紙質(zhì)檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證等）復(fù)印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖT工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。

（1）員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡(luò)電話）、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項目經(jīng)歷（僅針對開發(fā)及技術(shù)服務(wù)人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯(lián)系方式）、資格證書、個人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

（2）員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認(rèn)）、試用期崗位職責(zé)及目標(biāo)計劃和培訓(xùn)計劃（新員工簽字確認(rèn)）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。

（3）員工轉(zhuǎn)正審批材料：包括個人申請及試用期總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利（新員工需簽字確認(rèn)）。

（4）員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認(rèn)。

（5）員工培訓(xùn)記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓(xùn)后均要有員工本人簽字認(rèn)可。

（6）勞動合同及保密協(xié)議

（7）其他：包括員工入職后取得的資格證書等。備案（紙質(zhì)原件+電子版）。

二、公司人事檔案規(guī)范及措施：

（1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責(zé)、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細(xì)的規(guī)定。

（2）專人管理：HR部門派專人進(jìn)行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當(dāng)時對制度進(jìn)行修改和完善。

（3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復(fù)印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴(yán)重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉(zhuǎn)到具體機構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。

（4）一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認(rèn)為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規(guī)，適當(dāng)結(jié)合公司發(fā)展階段的實際，并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)及時加以完善，做到“內(nèi)外檢查有據(jù)”。