現代化技術在人事檔案管理領域的運用研究

吳鐵萍

（四平市鐵東區環境衛生管理中心，吉林 四平 136000）

現代化技術在近些年以驚人的速度發展，并迸發出令人難以置信的生命力，憑借其便捷、省時諸多優點滲透于各領域，逐漸贏得人們的認可。面對新的時代潮流，人事檔案管理工作面臨從所未有之挑戰，倘繼續沿用以前遺留的傳統管理途徑，必將使自身置于落伍之境地，須大力吸納現代化技術并將其融入各管理及工作之中。工作人員要結合自身的工作情況與工作性質，注重現代化技術在該領域的實踐于運用，不但要注重人事檔案管理效率的增強，而且還得考慮進一步提升其人事檔案管理的精準度，對與之相關的系列工作管理進行分類和細化，避免人事檔案管理的錯誤及風險的發生。

1 現代化技術在人事檔案管理中的應用現狀

1）存在一定的地區差異。在現代化技術被不斷推廣于人事檔案管理的過程中，其地區性差異狀況日益凸顯，尤其是城鄉差異與東西部差異的狀況尤為突出。當前在我國大中城市的人事檔案管理的現代化技術水平高、覆蓋面廣，在小城市或者鄉鎮雖然出現部分單位投入和使用了現代化技術，但在其發展過程中仍存在較大的差異且部分地區繼續延續著傳統的管理模式[1]。此外，從總體來看，我國人事檔案管理的現代化技術的推廣與運用表現為不均衡的狀態，具體呈現為東部地區沿海城市的推廣率遠超中西部地區，其中在西北與西南的相對偏僻的省份表現得尤為突出，甚至在西部地區的部分城鎮在人事檔案管理上仍繼續沿用以前的非常落后的管理方式。部分單位的人事檔案室設備更新滯后，顧及到成本因素而排斥設備的更新，從事該領域的工作人員在年齡上出現老齡化現象，由于受到年齡與經歷等因素的制約，部分人員不思進取，滿足于以往的工作現狀，對人事檔案管理方面工作的更新不夠熱心，對改變長期遺留的工作模式持抵觸心理。

2）人事檔案數字編碼管理相對滯后。人事檔案管理運用現代化技術進行管理是一個相對繁復的工作，由于工作人員素質比較低、專業性水平不高，以及設備更新滯后等元素的客觀存在，導致在人事檔案管理方面的效率特別低下，其中數字編碼管理滯后就是重要的環節，數字編碼管理的缺失導致對個人檔案難以實施有針對性的編錄和分類，部分工作人員因基礎薄弱，剛接觸該項工作時對工作流程比較生疏[2]。在對相異型號的檔案采取數字化編碼期間，很難得到與之相匹配的信息，部分管理人員在管理綜合能力上無法與數字編碼管理更新的速度匹配。

3）現代技術運用于人事檔案的利用率普遍偏低。人事檔案管理在現代化技術投入方面可謂困難重重，因相當數量的現代管理技術源自國外不同的國家和地區，這些產品在標準制定上無法做到整齊劃一，在其設計的語種上大多使用英語或日語，勢必給習慣于漢字語言設置工作人員帶來巨大的挑戰。加之在人事檔案管理中的諸多檔案都運用了大量的古文獻，拘泥于漢字標準而導致人事檔案在現代技術的實際運用方面面臨巨大障礙，致使部分具有自身優勢的檔案管理與現代技術特別是國外引進的先進技術的拓展服務難以開展。

2 有關人事檔案管理對現代技術運用的優化渠道

1）加大在落后地區的該領域的技術投入。技術實踐同技術投入之間的關系是互相補充、互相促進的關系，將現代化技術滲透于人事檔案管理之中。首要解決的問題是做好現代化技術與人事檔案管理鏈接，最大限度地避免在其運用中出現頻繁的安全隱患，上述問題值得引起重視。西部地區的現代化技術人才的匱乏和資金投入的不足嚴重制約著現代化技術在人事檔案管理中的運用[3]。其運用過程紛繁復雜，波及的信息數據多如牛毛，在檔案借閱與歸類方面同樣需要對其進行必要的細化。因而提高西部地區的現代化技術的運用效率，引進現代化技術高端人才，加大對西部地區現代化技術在人事檔案管理中的實際投入勢在必行，因而對現代化技術與檔案管理的理論與實踐研究是目前西部地區人事檔案管理工作亟待解決的問題。特別是有關現代化技術在人事檔案管理的理論與實踐研究需要大量招攬更多在該領域的比較擅長的人員，因而擴大對經濟文化發展水平比較低的區域的理論與實踐技術運用與投入必將成為提升人事檔案管理亟待解決的問題。

2）致力創建高效檔案管理系統。將現代化科技實踐于人事檔案管理方面，其工作內容相對紛繁復雜，特別是將檔案室的資質文件同相關數據資料融合更是困難重重，做到電子文件與元數據信息的有效存儲并非易事，使其自動完成檔案文件的生成顯得極其困難。這一工作任務的完成對于剛接觸檔案管理的工作人員而言變得異常困難。切實做到熟稔高效的檔案管理系統并能將電子文件轉化成長期儲存更是難上加難，這就需要從事該領域的人員在檔案元數據儲存上做到規范化，在對檔案元數據的分類保存必須做到將其與之相對應的內容復制在紙質文檔上，這樣做的重要目的是便于隨時對檔案信息數據進行修改和更新。除了上述需考慮的因素外，還需將糾錯編碼與數字簽名技術、運算技術融合在一起，以此來達到最大限度地規避安全隱患的發生，高效率運用該系統。當然，構建高效的人事檔案管理系統不是一勞永逸的過程，甚至還需有漫長的路要走，需要最大限度避免急功近利現象發生。

3）擴大現代技術在人事檔案管理中的覆蓋面。提升和推動現代化技術服務高效開發的力度，是現代人事檔案管理的更高層次的要求，為達此目標，如對檔案管理中的復雜資料實施高效數字編碼，需要將檔案管理中的圖像、指紋、影音以及數字等緊密融合在一起，這樣才能做到檢索工作變得更加簡化，在對身份的識別過程中避免出錯。可見檔案管理的運用毋庸置疑地需要在實踐中對其不斷的完善。當檔案管理需要變更時，可借助現代化技術對其實施定位與鑒別，與此同時需要盡量降低人事檔案管理的風險，上述問題既要考慮到在具體實踐過程中的不斷改進，又要考慮到對于不適應社會和市場需求的技術進行系列整改，以使檔案管理高效運行，使其檔案管理的效率得以更好地提升。

3 結論

在信息技術日益發達的今天，現代技術已經融入到人們生產生活的各個領域，在將其運用于人事檔案管理的過程中，除了憑借其儲量大、處理數據及時、精準度高等優勢逐漸占據各領域的市場先機。更為重要的是必將成為我國人事檔案管理現代化水平的重要標準。同時值得注意的是將其大力運用于人事檔案管理過程中，需要預防客觀存在的系列安全隱患，避免檔案工作人員由于業務素質偏差的原因而落后于現代化技術發展速度，基于部分地區檔案工作人員在技術運用操作方面存在短板的現狀。不僅需要提高現代化技術在人事檔案管理中運用的效率，而且需要構建一個健全的現代化技術與人事檔案管理相互結合的管理系統。