檔案保存方法分析

曲艷霞

事業單位的檔案管理種類繁多。數量龐大，檔案管理的是否規范，直接影響查閱效率的高低。同時，查閱效率的高低。又大大關系到事業單位很多方面辦事效率的快慢。這些方面，直接顯示著事業單位的管理水平、決策水平。這在很大程度上影響著來辦事人員的情緒。高效快捷的查閱翻找。是對查閱人員的一種尊重，也是我們檔案管理人員必須具備的素質之一。顯然傳統的管理方法已經無法滿足現代事業單位檔案保存與利用的要求。由此，必須轉變觀念。更新檔案管理方法，利用先進技術。確保事業單位的各項檔案管理工作能夠正常開展，為檔案的利用提供準確、及時、有用的信息，提升事業單位的辦事效率，切實為社會服務作出貢獻。下面是我多年來從事檔案工作的小經驗和小方法，現寫出供大家參考。

1計算機錄入信息：EXCEL表格和備份

如今計算機辦公已全面普及。檔案的保存與查閱也大多數應用了電腦信息錄入和保存。但為了雙重保險，計算機錄入信息的同時。紙制材料的保存也同樣重要。

計算機錄入檔案信息時。我常用EXCEL表格。進行錄入。首先把材料按事先規定的分類要求進行基本分類：大致為，按年度或按地域分類。例如，財務類檔案基本上是按年度分，即一個年度的裝訂成卷、冊。文件類檔案按地域分類，即：省級文件、市級文件、縣級文件。其次每條信息錄入制定好的表格內，按流水順序，逐條錄入。

建立多個文件夾，每個文件以年度為標志，按內容的不同，將EXCEL表格。分別存在建立好的文件夾中，以便于查找。

為了信息的安全和保險，將錄入后的信息，備份存入“云收藏”中。隨時錄入新內容，隨時進行備份存儲。

2紙制材料的保存：冊、盒、架

檔案要想不丟失。不破損，我認為，最好的方法是先裝訂成冊。這樣。即便于保存，也便于查閱。裝訂成冊。首先要作好分類工作。分類的基本原則是：方便查找和借閱。本人的作法是：一是按年度分類；二是按內容分類。這就要看檔案的性質來確定如何分類。大多數情況下，文件類檔案，基本上是按年度分類。因為文件類檔案數量不大，半年裝訂一次。按照下發文件的先后順序。裝訂成卷冊。用牛皮紙封皮兒訂在外面，以便于保存。在卷皮上寫明保存期限、年份時間以及一些重要的標志性搜索文字。

財務檔案，是單位量比較大的一類存檔資料。大致上按季度、且按內容分類歸檔裝訂。財務檔案首先按月份整理好。用夾子夾住，每個季度末，按內容分類裝訂。也用牛皮紙類封皮為封面和封底。對于其它類型的資料，以便于保存和查閱為原則。視實際情況而確定。在我從年的工作中，我個人認為，財務類票據中，購買收據一類檔案。我大多數用薄紙版類作為一卷的封面和封底。因為這個材料紙張太薄。放在架中，不容易站立擺放，平整放置。材料擺放太多。不利于通風，容易受潮變形，從而從利于達到長期存放的目的。

檔案裝訂成冊后，多數情況下，在未到年終時，最好放在檔案盒中。在檔案盒中側面貼上標簽，這樣作的目的，還是便于保存和查問。年終。將存放在檔案盒中的成冊材料。將檔案盒一并放在可移動密集檔案架中。每組檔案架的距離不可過于太小。至少要保持5厘米的距離。這樣便于通風、防潮。

3防火、防盜、防潮、防蟲蛀

防火、防盜、防潮、防蟲蛀。是檔案管理的重中之重。材料檔案室中必須備有滅火器、樟腦球、濕度表、溫度計等基本的工具和器材，而且要定期檢查溫度計及濕度表等工具是否屬于正常使用范圍，如有故障要及時修理或更換。

材料檔案室中，絕對要禁止明火出現。因此。檔案室的墻壁上顯注的在方，粘貼“禁止吸煙”。這警示查閱人員及工作人員絕不能在檔案室內吸煙。并且我個人認為，有條件的單位。檔案室應放置煙火報警器。

北方的天氣，冬天室內取暖溫度較高，大多數能達到零上25度左右。因此，防潮不僅僅是夏天的任務，冬天也應關注到檔案的濕度情況。冬天的室內溫度和濕度太高。并且無法常時間打開窗戶通風，檔案更容易發生變霉腐爛。多年的檔案工作，在實際中不斷的探索。我常常在檔案室的四周墻角灑上白石灰粉。這樣即能起到防潮，還能有效地滅菌，防蟲蛀的效果，可謂是一舉兩得。

通風。是檔案室夏季的重要任務。近年來，由于環境的原因。春季時常有大風沙塵天氣出現，而且春夏之交時，有很多楊花和柳絮隨風到處飄落。遇見這樣的天氣。絕對不能打開檔案室的窗戶進行“室內穿堂風”的通過。因為大量灰塵及楊花和柳絮毛毛兒進入室內，以防隨風飄進灰塵和楊柳花絮進入檔案架中。也帶來了外面細菌，會導致細菌增生。腐壞紙張材料。為防蟲蛀帶來更大難度。但是長時間不開窗戶進行通風室內會有一種發霉的味道，久了，檔案同樣會發霉損壞。這時，我會常常根據風向選擇打開檔案的一側窗戶進行短暫的通風處理。一般會選擇風向的對側窗戶打開通風，防止“穿堂風”進入室內。但這時，打開窗戶的時間一定不能過長。最好選擇在早上或晚上下班前后。

4結語

目前，檔案管理工作已經由傳統的紙質檔案管理模式轉變為數字化的檔案管理模式。這種管理方式的轉變能夠大大提升檔案管理效率，有利于檔案信息的永久性保存，也方便了使用者對檔案信息的查閱、利用，降低了檔案保存的成本，讓檔案實現了真正的高效利用。