關于加強檔案管理信息化建設的幾點思考

肖太琴

摘 要：現如今伴隨著我國時代不斷的進步，信息技術發展在日常生活中占據著越來越重要的地位，通過對檔案管理的信息化進行建設，在一定程度上滿足科學時代發展的必然要求。所以在本文中，主要針對提高檔案管理信息化建設做出全面的分析研究，同時也在此基礎上提出下文內容，希望能夠給予同行業工作人員提供相應的參考價值，進一步加強檔案在管理過程中的信息化建設，全面提高檔案管理質量。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；分析

引言：對于數字化的技術而言，其發展主要是時代的產物，也是時代進步的重要標志，為了能夠滿足時代發展要求，我們自身的生活方式和工作方式也發生了一定變化，在檔案管理的過程中，傳統的人工管理方式已經無法滿足時代發展需求，這點需要我們采取新的技術進行創新，這樣不僅能夠節約工作成本，同時還能在一定程度上節約工作中所花費的時間，對其工作準確性進行全面的提高。

1.檔案管理工作信息化建設中的問題分析

1.1由于缺少對檔案管理信息化的重視程度

由于重視才會被采用，因為重視才可以得到發展，對于任何一件事而言，只有被領導人員所重視才能夠發揮出更好的效果。然而在進行檔案工作信息化建設的過程中，現如今多數的領導沒有能夠充分的認識到信息化檔案管理的技術對于企業發展具有著的作用，沒有對本單位檔案管理人員的信息化技術進行培訓，因此直接導致多數單位的檔案管理工作依然處于在較為落后的狀態下，這樣也直接阻礙了檔案管理工作的全面建設。

1.2由于檔案管理工作的信息化建設缺少針對性

針對于現如今的檔案管理工作而言，雖然從原來文字辦公轉變成為了無紙化辦公，但是依然缺少著具有針對性的軟件幫助信息化建設發展。以往雖然由很多的軟件可以在計算機中應用，但多數都是一些文字類的辦公軟件，現如今的信息化檔案管理也是需要一些技術性的軟件去促進信息化技術的快速發展，因為很多的技術并不是很成熟，同時和計算機之間的兼容性也比較差，這樣也在一定程度上導致檔案信息化管理中存在著文字不識別或者程序不讀取等問題，直接阻礙了信息化建設的腳步，這點也不利于信息化技術的快速發展。

2.檔案管理工作信息化建設的措施分析

2.1需要提高對檔案管理工作和信息化建設的重視

在對檔案進行管理的時候，必須要對其重要性引起充分的重視，同時對其重視程度進行提高，只有這樣才能在一定程度上更好的保證信息化的建設。此外信息化的建設對于檔案管理的工作也是存在著十分重要的作用，在進行信息化建設的時候也是為檔案管管理工作提供出一定的便利和效率，促進檔案管理工作人員自身的素質進行提高。現如今隨著信息化時代發展越來越快速，只有提高對其認識，并且采用信息化去進行檔案的管理，才可以更好的滿足時代發展的潮流，對檔案管理工作的現狀進行積極的改善，進一步帶動我國社會的不斷進步。

2.2需要開發檔案管理工作的一些辦公軟件

在檔案管理工作的時候，必須要有針對性的從事一些工作，這樣將會使其工作變得更加的明顯，由于現如今多數的辦公軟件是缺少著一定程度的針對性，因此也是直接的導致了很多的檔案管理工作無法有序的進行，這樣則是需要我們去不斷的開發一些可以通用的辦公軟件，使其可以處于在信息化檔案管理工作中可以被數字化以及無紙化辦公去進行取代，也是可以讓現如今的檔案管理工作被信息化的工作方式進行取代，但更加重要的則是，信息化發展作為時代發展重要趨勢，檔案管理工作也是需要滿足時代發展的趨勢。

2.3要幫助檔案管理人員適應信息化建設的需求

在進行信息化建設時，不僅只是技術以及設備方面的創新，也要變革和提高檔案管理人員自身的技術水平，此外對于檔案工作的管理人員來說，也是作為檔案管理信息化建設的重要工作人員，只有不斷的提高自己的應變的能力，并且對自身工作水平和素質進行提高后，才能更好的滿足信息化時代建設的發展需求，此外需要領導人員采取相應的措施，不斷提高檔案管理人員自身的適應能力，保證信息化建設得到快速的發展。

2.4要為各種信息化檔案建設管理提高設備

對于檔案管理工作而言，主要是一項復雜和系統的工作，每個環節和步驟都是需要檔案管理工作人員進行嚴格的對待，同時而又是需要細心的去進行審核，這樣便是使其檔案管理工作具有著一定的復雜性和挑戰，通過提高信息化檔案工作設備，能在一定程度上減少工作復雜程度，同時有效的縮短工作的流程和工作的時間，更加重要的則是，能明顯的提高檔案管理工作的準確率，使其檔案管理工作更加方便。

2.5需要對電子文件管理進行完善

對于檔案管理工作而言，主要是對檔案信息安全度要求相對來說比較高的工作，需要時刻要求管理人員對檔案進行保密，進一步導致對電子文件的管理和設備的應用提出比較高的要求。此外在檔案管理的過程中，對電子文件管理進行完善提出較高的要求，需要對檔案管理工作人員的工作態度做出嚴格考核，更加重要的則是，對電子文件的檔案進行完善也是保證信息化建設的重要核心。在檔案管理進行信息化建設的同時，不僅需要檔案管理人員進行積極配合，同時也需具有著先進的設備，這樣才能進一步保證檔案管理信息化的建設得到快速前進。

總結：通過對上述內容進行分析研究后得出，檔案管理信息化主要是檔案管理模式從以往的檔案實體向著以檔案信息作為重心進行轉變的過程，這也是比較漫長的過程，在這個過程中，檔案部門必須要積極的滿足檔案工作的發展趨勢，提高采用多媒體技術在檔案管理信息化建設的作用，這樣才能在一定成程度上提高檔案管理以及服務的現代化。

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