基于Indioffice的決議督辦管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

武渭民

（潞安礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司通信公司， 山西 長(zhǎng)治 046204）

引言

潞安集團(tuán)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[1]自2010年12月開始實(shí)施以來，為企業(yè)管理效率的提升提供了有力的支撐。但是面對(duì)多變的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)發(fā)展的速度要加快、發(fā)展的質(zhì)量要提高。提升企業(yè)的快速?zèng)Q策能力、改善企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行力、加強(qiáng)決策執(zhí)行與反饋已成為企業(yè)的關(guān)鍵競(jìng)爭(zhēng)因素之一。目前，潞安集團(tuán)決議及重大事項(xiàng)管理過程中大多還是通過郵件或者電話進(jìn)行分解下達(dá)與反饋跟蹤，缺乏分解下達(dá)、協(xié)作執(zhí)行、執(zhí)行反饋的通道。

本文旨在利用現(xiàn)有潞安集團(tuán)廣泛應(yīng)用的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，搭建決議事項(xiàng)督辦管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)重要會(huì)議、“13710”[2]督辦、領(lǐng)導(dǎo)交辦、重點(diǎn)工作等從提案到?jīng)Q議形成，直至任務(wù)分解、任務(wù)執(zhí)行反饋、任務(wù)評(píng)價(jià)確認(rèn)等的閉環(huán)管理功能，提高了各項(xiàng)重大決策和督辦的執(zhí)行力和執(zhí)行效率；同時(shí)，改造OA辦公系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)功能，增加公文的限時(shí)待辦、超時(shí)自動(dòng)辦理等功能。最終整合OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和決議督辦管理系統(tǒng)，形成統(tǒng)一的辦公門戶，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登錄、統(tǒng)一權(quán)限控制，為系統(tǒng)管理和用戶使用提供方便快捷的登錄和使用方式。

1 設(shè)計(jì)原則

該系統(tǒng)總體架構(gòu)要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)構(gòu)造，在本文中以模塊化的方式實(shí)現(xiàn)內(nèi)容，以結(jié)構(gòu)將功能模塊化，并給模塊進(jìn)行架構(gòu)設(shè)計(jì)。

2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

為保證不同的用戶能夠合作完成某項(xiàng)督辦事項(xiàng)，要求相互之間能夠相互配合，共同合作，處理問題。利用 5C概念，即：溝通（Communication）、協(xié)作（Cooperation）、控制（Control）、創(chuàng)造（Creation）和方便（Convenience）實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的協(xié)同工作。該系統(tǒng)總體的架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)

從圖1可以看出，該系統(tǒng)總體架構(gòu)是基于用戶需求設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的，并且將這些需求從不同層面實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)使用主要是用戶通過首頁信息介紹，進(jìn)入不同的頁面中心，包括個(gè)人工作臺(tái)、決議督辦、我的待辦、我的督辦、黨建調(diào)度、“13710”督辦等。統(tǒng)一管理視圖中，包括會(huì)議管理督辦模塊、督辦管理模塊和決策支撐模塊，每一項(xiàng)中又包含多項(xiàng)內(nèi)容。結(jié)合上述功能，配合安全日志管理以及選擇合適的應(yīng)用支撐平臺(tái)Indi.Platform，即可為系統(tǒng)的用戶管理提供基于網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)平臺(tái)。

通過辦公自動(dòng)化的使用可以實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，并且可以保證成本的重復(fù)利用，合理的架構(gòu)設(shè)計(jì)可以增加系統(tǒng)的使用范圍，并且在使用的過程中也可以實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的合理收集。

2.1 平臺(tái)功能設(shè)計(jì)

基礎(chǔ)平臺(tái)層為支撐辦公應(yīng)用的基礎(chǔ)技術(shù)層，主要實(shí)現(xiàn)了組織管理、流程管理、權(quán)限管理等功能。同時(shí)，為適應(yīng)業(yè)務(wù)需求、提升系統(tǒng)處理性能，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)交換設(shè)計(jì)方面采取了一定的技術(shù)策略。

2.1.1 組織管理

組織機(jī)構(gòu)管理是協(xié)同辦公應(yīng)用系統(tǒng)的核心模塊，包含機(jī)構(gòu)與部門、人員、崗位等信息管理，可以支持部門新增、刪除、修改、合并，可支持矩陣式組織管理和垂直化管理組織模式。督辦管理系統(tǒng)自動(dòng)讀取辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的組織架構(gòu)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組織架構(gòu)支持獨(dú)立設(shè)置管理和從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步管理。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除了基本的人員和基本信息外，還有一些特別的信息，如部門文書、部門領(lǐng)導(dǎo)、持章人、部門管理員等信息。

2.1.2 流程管理

流程管理主要實(shí)現(xiàn)將實(shí)際的審批流程電子化。其主要包括流程自定義配置和工作流引擎實(shí)現(xiàn)等內(nèi)容。其中，流程自定義配置主要是流程環(huán)節(jié)、節(jié)點(diǎn)流向、審批信息的配置，流程中的環(huán)節(jié)可以靈活配置多個(gè)后續(xù)環(huán)節(jié)，以適應(yīng)不同業(yè)務(wù)需要同時(shí)并發(fā)、順序、會(huì)簽審批等各種情況；同時(shí)每個(gè)環(huán)節(jié)包含多種節(jié)點(diǎn)屬性，可通過其是否允許上報(bào)、轉(zhuǎn)收文、轉(zhuǎn)發(fā)文、會(huì)簽、同處理人跳過、超時(shí)自動(dòng)辦理、評(píng)價(jià)等。

用戶訪問任何子系統(tǒng)都會(huì)由該子系統(tǒng)驗(yàn)證OA系統(tǒng)中是否存在該用戶的session，在用戶沒有登錄的情況下，子系統(tǒng)將會(huì)將頁面重定向到NetEye單點(diǎn)登錄系統(tǒng)的登錄頁面，要求用戶完成登錄。同時(shí)，重定向時(shí)，也會(huì)記錄用戶的來源頁，以便用戶在登錄成功后，可以直接打開之前要訪問的頁面，減少用戶操作。操作流程如圖2所示。

圖2 登錄模塊管理流程

2.1.3 權(quán)限管理

權(quán)限管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心功能，權(quán)限管理的設(shè)置是否合理決定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否安全。權(quán)限管理主要包含兩部分內(nèi)容：數(shù)據(jù)讀取權(quán)限和功能操作權(quán)限。本集團(tuán)系統(tǒng)中，遵循了銀行業(yè)習(xí)慣的權(quán)限管理機(jī)制，即管理員和所有參與過文檔的人員可以讀取文檔，而對(duì)文檔和系統(tǒng)一些功能的操作，則按一定的規(guī)則進(jìn)行設(shè)置。

2.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)需要結(jié)合實(shí)際系統(tǒng)需求和客觀工作現(xiàn)實(shí)，本設(shè)計(jì)結(jié)合現(xiàn)在OA系統(tǒng)中各項(xiàng)信息分析得出此數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，主要的數(shù)據(jù)庫表如表1所示。

表1 數(shù)據(jù)庫表

根據(jù)系統(tǒng)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)相應(yīng)數(shù)據(jù)表單，系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)表E-R、系統(tǒng)模塊處理時(shí)序如圖3、圖4所示。

圖3 系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)表E-R圖

圖4 系統(tǒng)處理時(shí)序圖

同時(shí)，為避免數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量積累到一定程度，出現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行逐漸緩慢的狀態(tài)，本次開發(fā)采用了自動(dòng)分庫技術(shù)和自動(dòng)歸檔技術(shù)。例如某模塊啟用自動(dòng)分庫設(shè)置后，該模塊對(duì)應(yīng)的正文、附件、辦結(jié)庫數(shù)據(jù)按時(shí)間自動(dòng)進(jìn)行分庫，同時(shí)正文和附件在年度內(nèi)再按設(shè)定大小進(jìn)行自動(dòng)分庫；自動(dòng)歸檔技術(shù)解決了流轉(zhuǎn)庫滯留文件過多造成的性能低下，系統(tǒng)通過對(duì)各類文件設(shè)置不同的處理策略進(jìn)行有效的處理。如自動(dòng)刪除超過3個(gè)月處于擬稿狀態(tài)的文件和自動(dòng)辦結(jié)和歸檔流轉(zhuǎn)時(shí)間超過6個(gè)月的文檔。

2.3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)是本設(shè)計(jì)的核心內(nèi)容，依賴于前面各數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)和鋪墊，采用lotus Domino平臺(tái)[3]，實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)所有功能。

系統(tǒng)首頁向用戶提供任務(wù)中心、我的待辦、我的會(huì)議和我的提醒。任務(wù)中心向用戶提供當(dāng)前用戶相關(guān)的各督辦事項(xiàng)情況統(tǒng)一管理平臺(tái)（主辦、協(xié)辦、交辦、分管），自動(dòng)向用戶推送相關(guān)的督辦事項(xiàng)、要求等信息；用戶還可根據(jù)事項(xiàng)狀態(tài)、來源等進(jìn)行便捷的篩選；用戶可以直接點(diǎn)擊相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行操作（反饋、點(diǎn)評(píng)、催督辦、打分等），為用戶提供一體化便捷的操作頁面，包括會(huì)議、待辦、提醒分別向用戶推送用戶需要參加的會(huì)議、待審批事項(xiàng)、提醒等信息。

3 結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的不斷進(jìn)步和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代，越來越多的信息化技術(shù)被集團(tuán)型企業(yè)電子政務(wù)所使用。本文通過開發(fā)潞安集團(tuán)自身的決議督辦管理系統(tǒng)，增強(qiáng)了集團(tuán)督辦工作的透明化，實(shí)現(xiàn)了督辦事項(xiàng)的自動(dòng)化、促進(jìn)了督辦管理的科學(xué)化，為集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)、全面、準(zhǔn)確、詳細(xì)、及時(shí)地把握督辦事項(xiàng)的難點(diǎn)、重點(diǎn)和熱點(diǎn)情況提供決策和依據(jù)。