提高檔案管理科學化水平的途徑及方法研究

程明

檔案管理就是通過對實體或電子資料與信息實行統一管理與利用，使用戶能夠按需求查詢，滿足相關工作內容的需要。檔案管理工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。隨著改革開放和社會主義市場經濟建設的不斷深化，檔案資料提供了可靠的信息支持，檔案管理的重要性也日益凸顯出來。面對新形勢，檔案管理必須進行科學化的改革和進步，要摒棄傳統的低效率的檔案管理模式，發展科學化、高效率的工作方式，同時以科學的檔案管理制度作為保障，推動檔案管理工作實現高效率高質量的發展。

1檔案管理科學化水平的內涵及其重要意義

檔案管理科學化水平，在本質上說，就是以科學理論指導檔案管理，以科學方法推進檔案管理，以科學制度保障檔案管理，推動檔案管理規范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。檔案可以看作是對歷史的記錄，是一個國家或民族在發展過程中積累的文化財富儲備。

從宏觀方面理解，檔案是一個國家或民族發展的綜合體現。包含了政治、經濟、文化、社會、科技等等各個方面的內容。當前的時代背景下，文化因素在綜合國力中的作用日益凸顯。因此，檔案管理水平的高低、管理方法是否科學，會直接影響對歷史社會活動是否真實的判斷，進而影響該社會意識形態的穩固性，影響該社會的精神凝聚力，甚至影響整個國家或民族的綜合競爭力。在微觀層面，不論是企業單位還是事業單位，都需要進行信息儲存和檔案管理。在當今的信息時代，如果能實現檔案管理電子化和數字化，會極大提高信息的儲存效率和使用效率，為企業單位或事業單位高效、高質地運轉提供良好的軟環境。

2提高檔案管理科學化水平的有效途徑

2.1深化檔案管理科學化的認識。當前檔案管理存在水平不高，效率低下的現象，其主要原因就是檔案管理科學化的思想意識不足，沒有意識到在新時期，檔案管理工作應結合社會發展有更高層次的要求。因而導致部分單位仍然保持傳統的檔案管理服務意識，采用傳統的檔案管理模式，使得檔案管理工作嚴重滯后于經濟社會的發展需要。因此，檔案管理工作要在在思想意識方面加強認識，第一檔案管理的社會功能已逐漸轉向服務型功能，這就要求檔案管理人員必須加強服務意識，并以服務意識指導工作；第二檔案管理工作必須服務于社會主義精神文明建設，用真實、高效的方法收集、儲存經濟社會的數據和信息；第三，檔案管理工作有內在的科學化要求，進而需要檔案管理工作人員加強自我學習和自身業務素質的提高，以加快檔案管理科學化水平的提升速度。

2.2提高檔案管理基礎設施的科技化。新形勢下高效的檔案管理工作已經離不開計算機網絡和媒體設備，這就需要各單位，加強對檔案管理的基礎設施建設及完善，以確保檔案管理的社會服務型功能充分發揮。檔案管理基礎設施主要包括硬件設備及軟件設備，硬件包括計算機、多媒體等軟件設備包括信息網絡技術、數據庫技術、管理系統等。因此，新形式下檔案管理工作必須加強科技意識，并加強與科技有關的基礎實施建設。第一。運用信息技術把檔案管理的傳統記載和錄入模式進行根本性變革。實現信息資源的數據化建設、檔案中心的電子化建設，并服務社會，向社會推出電子政務、數字檔案庫、網絡檔案中心：第二，加強檔案管理系統的優化與升級，通過檔案管理系統的開發及應用，進而實現標準化、程序化地檔案管理，向社會提供高效、高質的檔案管理服務：第三，檔案管理的社會服務功能是建立安全管理的基礎之上，在利用網絡和信息技術高效率的同時，還要兼顧網絡信息的安全性，確保檔案管理電子化和數字化安全的前提下，才能更好地使得檔案管理服務于社會。

2.3注重檔案管理工作中的人才選用。隨著新時代信息和網絡技術的發展，檔案管理的紙質檔案、實體檔案已經不能達到檔案管理工作的效率水平，檔案電子化、數字化已經成為全球檔案管理的必然趨勢。經濟社會的不斷變革，使得檔案管理的貯藏型社會功能已經不能滿足當前經濟社會的需要，檔案管理在安全管理的基礎上，更注重于對檔案的利用，即檔案管理的服務型功能。如何在安全管理的前提下最大程度得實現檔案管理的經濟效益和社會效益，便是當前經濟社會對檔案管理工作提出的新要求。

其次，重視人才、選用人才，做到“唯才是用”。在當前很多領域的檔案管理工作崗位上，存在不少專業素養低下、缺乏職業精神、“占崗不干事”的檔案管理人員。應該建立健全多層次全方位的人才管理體系，對部門的人才檔案管理進行細化，做好專業人才的選用，落實“唯才是用”。但是，現代檔案管理已面臨不斷科學化的時代要求，網絡技術和電子信息管理已經融入檔案管理工作，并不斷提升檔案管理的儲存效率和服務效率，這就要求應用專業人才，進一步推進信息化建設，提高服務水平。

2.4建立健全檔案管理規章。當前大多的檔案管理規章要么太過原則性而有章難循，要么太過隨意性而無章可循。檔案管理規章是對檔案管理工作的原則性要求，包括體系構建、制度安排、人員配備、操作規范等各方面。一個完善、科學的檔案管理規章，既要從法律法規的角度進行制度建設，確立檔案管理規章執行的強制力，又要結合各個領域和單位的個體差異，進行具體問題具體分析，避免管理規章的同質而缺乏效力，進而提高檔案管理規章的可操作性。