提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑及方法研究

程明

檔案管理就是通過對(duì)實(shí)體或電子資料與信息實(shí)行統(tǒng)一管理與利用，使用戶能夠按需求查詢，滿足相關(guān)工作內(nèi)容的需要。檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。隨著改革開放和社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深化，檔案資料提供了可靠的信息支持，檔案管理的重要性也日益凸顯出來。面對(duì)新形勢(shì)，檔案管理必須進(jìn)行科學(xué)化的改革和進(jìn)步，要摒棄傳統(tǒng)的低效率的檔案管理模式，發(fā)展科學(xué)化、高效率的工作方式，同時(shí)以科學(xué)的檔案管理制度作為保障，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效率高質(zhì)量的發(fā)展。

1檔案管理科學(xué)化水平的內(nèi)涵及其重要意義

檔案管理科學(xué)化水平，在本質(zhì)上說，就是以科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理，以科學(xué)方法推進(jìn)檔案管理，以科學(xué)制度保障檔案管理，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。檔案可以看作是對(duì)歷史的記錄，是一個(gè)國家或民族在發(fā)展過程中積累的文化財(cái)富儲(chǔ)備。

從宏觀方面理解，檔案是一個(gè)國家或民族發(fā)展的綜合體現(xiàn)。包含了政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、科技等等各個(gè)方面的內(nèi)容。當(dāng)前的時(shí)代背景下，文化因素在綜合國力中的作用日益凸顯。因此，檔案管理水平的高低、管理方法是否科學(xué)，會(huì)直接影響對(duì)歷史社會(huì)活動(dòng)是否真實(shí)的判斷，進(jìn)而影響該社會(huì)意識(shí)形態(tài)的穩(wěn)固性，影響該社會(huì)的精神凝聚力，甚至影響整個(gè)國家或民族的綜合競爭力。在微觀層面，不論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，都需要進(jìn)行信息儲(chǔ)存和檔案管理。在當(dāng)今的信息時(shí)代，如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化和數(shù)字化，會(huì)極大提高信息的儲(chǔ)存效率和使用效率，為企業(yè)單位或事業(yè)單位高效、高質(zhì)地運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的軟環(huán)境。

2提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

2.1深化檔案管理科學(xué)化的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前檔案管理存在水平不高，效率低下的現(xiàn)象，其主要原因就是檔案管理科學(xué)化的思想意識(shí)不足，沒有意識(shí)到在新時(shí)期，檔案管理工作應(yīng)結(jié)合社會(huì)發(fā)展有更高層次的要求。因而導(dǎo)致部分單位仍然保持傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)意識(shí)，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案管理工作嚴(yán)重滯后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。因此，檔案管理工作要在在思想意識(shí)方面加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，第一檔案管理的社會(huì)功能已逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)型功能，這就要求檔案管理人員必須加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，并以服務(wù)意識(shí)指導(dǎo)工作；第二檔案管理工作必須服務(wù)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)，用真實(shí)、高效的方法收集、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)據(jù)和信息；第三，檔案管理工作有內(nèi)在的科學(xué)化要求，進(jìn)而需要檔案管理工作人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，以加快檔案管理科學(xué)化水平的提升速度。

2.2提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的科技化。新形勢(shì)下高效的檔案管理工作已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和媒體設(shè)備，這就需要各單位，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及完善，以確保檔案管理的社會(huì)服務(wù)型功能充分發(fā)揮。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施主要包括硬件設(shè)備及軟件設(shè)備，硬件包括計(jì)算機(jī)、多媒體等軟件設(shè)備包括信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、管理系統(tǒng)等。因此，新形式下檔案管理工作必須加強(qiáng)科技意識(shí)，并加強(qiáng)與科技有關(guān)的基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)。第一。運(yùn)用信息技術(shù)把檔案管理的傳統(tǒng)記載和錄入模式進(jìn)行根本性變革。實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)據(jù)化建設(shè)、檔案中心的電子化建設(shè)，并服務(wù)社會(huì)，向社會(huì)推出電子政務(wù)、數(shù)字檔案庫、網(wǎng)絡(luò)檔案中心：第二，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化與升級(jí)，通過檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化地檔案管理，向社會(huì)提供高效、高質(zhì)的檔案管理服務(wù)：第三，檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能是建立安全管理的基礎(chǔ)之上，在利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)高效率的同時(shí)，還要兼顧網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，確保檔案管理電子化和數(shù)字化安全的前提下，才能更好地使得檔案管理服務(wù)于社會(huì)。

2.3注重檔案管理工作中的人才選用。隨著新時(shí)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案已經(jīng)不能達(dá)到檔案管理工作的效率水平，檔案電子化、數(shù)字化已經(jīng)成為全球檔案管理的必然趨勢(shì)。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷變革，使得檔案管理的貯藏型社會(huì)功能已經(jīng)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需要，檔案管理在安全管理的基礎(chǔ)上，更注重于對(duì)檔案的利用，即檔案管理的服務(wù)型功能。如何在安全管理的前提下最大程度得實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，便是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的新要求。

其次，重視人才、選用人才，做到“唯才是用”。在當(dāng)前很多領(lǐng)域的檔案管理工作崗位上，存在不少專業(yè)素養(yǎng)低下、缺乏職業(yè)精神、“占崗不干事”的檔案管理人員。應(yīng)該建立健全多層次全方位的人才管理體系，對(duì)部門的人才檔案管理進(jìn)行細(xì)化，做好專業(yè)人才的選用，落實(shí)“唯才是用”。但是，現(xiàn)代檔案管理已面臨不斷科學(xué)化的時(shí)代要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息管理已經(jīng)融入檔案管理工作，并不斷提升檔案管理的儲(chǔ)存效率和服務(wù)效率，這就要求應(yīng)用專業(yè)人才，進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)，提高服務(wù)水平。

2.4建立健全檔案管理規(guī)章。當(dāng)前大多的檔案管理規(guī)章要么太過原則性而有章難循，要么太過隨意性而無章可循。檔案管理規(guī)章是對(duì)檔案管理工作的原則性要求，包括體系構(gòu)建、制度安排、人員配備、操作規(guī)范等各方面。一個(gè)完善、科學(xué)的檔案管理規(guī)章，既要從法律法規(guī)的角度進(jìn)行制度建設(shè)，確立檔案管理規(guī)章執(zhí)行的強(qiáng)制力，又要結(jié)合各個(gè)領(lǐng)域和單位的個(gè)體差異，進(jìn)行具體問題具體分析，避免管理規(guī)章的同質(zhì)而缺乏效力，進(jìn)而提高檔案管理規(guī)章的可操作性。