提升民用建筑工程檔案資料管理的有效性

李巖

【摘 要】 依據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)資料的記載，首先介紹民用建筑檔案資料管理領(lǐng)域中存在的問題，而后提出一些問題應(yīng)對措施，希望能夠在日后相關(guān)工作人員對這個問題進(jìn)行分析的時候，起到一定借鑒性作用，最終在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 民用建筑 檔案資料 管理

1 現(xiàn)階段民用建筑工程檔案資料管理領(lǐng)域中存在的問題

相較于工業(yè)建筑工程項目來說，民用建筑工程項目的規(guī)模一般都不是很大，工程規(guī)模、投資量以及單位體量都比較小，因此一般不會得到充分地重視，但是卻會對民用建筑工程項目施工工藝和設(shè)備提出更高的要求。民用建筑工程項目管理具備一定特征，因此工程檔案資料管理和工業(yè)建筑項目自然也不一樣。

1.1 檔案資料沒有得到充分地重視

現(xiàn)階段民用建筑施工單位實際工作的過程當(dāng)中，一般都會予以工程項目建設(shè)工作充分地重視，但是檔案資料管理卻沒有得到應(yīng)有的重視，并沒有對檔案資料管理的重要性形成深入的認(rèn)識，存在檔案人員配置不充足以及水平不高等問題，因此會在民用建筑工程項目施工環(huán)節(jié)當(dāng)中造成一定負(fù)面影響。

1.2 檔案管理不是十分規(guī)范

一般情況下民用建筑工程項目檔案管理都不是十分標(biāo)準(zhǔn)，在各項檔案管理工作進(jìn)行的過程當(dāng)中，比方說檔案分類、編號以及文件傳輸?shù)裙ぷ鞯乃讲皇呛芨撸鱾€地區(qū)一般都會應(yīng)用地方性檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不會遵循國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此想要對檔案資料管理工作的規(guī)范性做出保證，是一件十分困難的事情。

1.3 參建單位數(shù)量比較多、覆蓋面比較大

民用建筑工程項目具備“麻雀雖小、五臟俱全”這種特征，整個工程項目看上去并不是很大，但是工程管理的要求比較高，并且系統(tǒng)也比較復(fù)雜，施工過程中產(chǎn)生的文件非常多，因此管理工作的難度比較高。將北京華能大廈當(dāng)成實際案例，這一工程項目是華能集團(tuán)辦公大樓，在總包單位之下還有消防、空調(diào)以及設(shè)備企業(yè)等三十多個單位，不單單交叉施工的難度比較高，也會讓檔案資料管理難度大幅度提升。這些施工單位來源于全國范圍內(nèi)各個地區(qū)當(dāng)中，因此對工程檔案資料管理都有自己的理解，非常容易在實際工作的過程中各自工作，假如管理水平不高，那么引發(fā)資料混亂及流失問題的幾率比較高。依據(jù)工程項目特征及工程管理目標(biāo)，使用有效性比較強(qiáng)的措施來處理問題，提升檔案資料過程控制力度，以免在民用建筑工程管理環(huán)節(jié)當(dāng)中發(fā)生資料返工以及造假等問題，促使檔案資料能夠更好的在建筑工程項目施工環(huán)節(jié)當(dāng)中提供服務(wù)，為工程項目各項工作的順利開展做出一定保證。

2 提升民用建筑工程檔案資料管理有效性的方法

2.1 多元化管理

構(gòu)建在整個工程項目中有所體現(xiàn)的全面檔案管理體系，在工程項目投入建設(shè)之后，就應(yīng)當(dāng)將檔案管理目標(biāo)以及竣工資料移交等工作列入到承包合同當(dāng)中，并將其當(dāng)成是考核的指標(biāo)之一。各個參建單位在實際工作的過程中，都應(yīng)當(dāng)將檔案工作劃歸到年度工作計劃當(dāng)中，并構(gòu)建適應(yīng)性比較強(qiáng)的崗位責(zé)任制，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)者參與到項目檔案管理當(dāng)中，部門經(jīng)理實際工作的過程中應(yīng)當(dāng)充分重視日常檔案，各個單位都應(yīng)當(dāng)派遣咋混業(yè)檔案管理人員參與到管理工作當(dāng)中，以便于可以對檔案管理效率及水平做出保證，最終在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

2.2 組織檔案管理人員參與培訓(xùn)

為了能夠促使檔案管理效率及質(zhì)量得到保證，各個單位不單單應(yīng)當(dāng)派遣專業(yè)工作人員開展檔案管理工作，也應(yīng)當(dāng)在業(yè)主處備案。施工單位定期邀請一定數(shù)量專家到施工現(xiàn)場當(dāng)中宣傳先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗，促使各個參建單位能夠依據(jù)實際要求完成檔案資料管理工作，滿足竣工驗收環(huán)節(jié)當(dāng)中提出的要求。在經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)之后，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平可以得到大幅度提升，從而想要對自己的日常工作效率及質(zhì)量做出保證，自然是一件比較簡單的事情。

2.3 構(gòu)建獎懲機(jī)制

為了可以加工各個參建單位的檔案管理積極性與主動性充分調(diào)動出來，依據(jù)施工現(xiàn)場實際情況及工程項目實際需求，構(gòu)建適應(yīng)性比較強(qiáng)的檔案資料獎懲機(jī)制，檔案資料管理是工程質(zhì)量管理環(huán)節(jié)當(dāng)中一項十分重要的內(nèi)容。妥善完成檔案資料管理工作的單位應(yīng)當(dāng)?shù)玫揭欢í剟睿瑱n案管理秩序混亂，并且文件資料丟失幾率比較高的單位應(yīng)當(dāng)做出一定處罰。參建單位逐漸從以往的接受懲罰到獲取獎勵，促使文件檔案管理效果及效率得到保證，促使工民建工程項目逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

2.4 使用有效性較強(qiáng)的過程控制辦法

每周開展一次資料抽檢工作，促使檔案管理工作可以和工程項目建設(shè)工作同步。各個參建單位資料管理人員應(yīng)當(dāng)配合檢查人員完成檢查工作。依據(jù)施工現(xiàn)場實際情況來對檔案管理情況進(jìn)行實時動態(tài)的監(jiān)督管理，以免在實際工作的過程中發(fā)生資料丟失等問題。重點對建材進(jìn)場檢驗資料進(jìn)行管理，就可以對資料的精準(zhǔn)性做出保證，在檢驗工作進(jìn)行的過程中，如果發(fā)現(xiàn)各項資料當(dāng)中存在一定問題，應(yīng)當(dāng)及時將資料當(dāng)中的問題記錄下來，提出整改方案，并對整改的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，從而也就可以保證資料和工程項目建設(shè)工作保持同步。

在制定嚴(yán)格的檔案資料管理制度，并在施工環(huán)節(jié)當(dāng)中嚴(yán)格開展監(jiān)督管理工作之后，可以將檔案管理人員的積極性及主動性充分調(diào)動出來，并讓各個參建單位的檔案管理人員對自身職責(zé)形成較為深入的認(rèn)識，在實際工作的過程中，積極完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項事務(wù)，促使檔案資料管理效率及水平得到保證，從而也就可以對民用建筑工程項目各項工作的順利開展做出一定保證。

結(jié)語

依據(jù)上文中的敘述能夠了解到的是，現(xiàn)階段我國民用建筑工程檔案資料管理領(lǐng)域中仍然存在一些問題，筆者詳細(xì)對這些問題進(jìn)行分析，以便于可以對問題形成原因形成深入的認(rèn)識，并依據(jù)問題形成原因找尋有效性比較強(qiáng)的管理方法，促使民用建筑工程檔案資料管理效率及水平得到保證，促使建筑工程行業(yè)逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上，最終在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

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