計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集的動態(tài)管理實(shí)踐探討

凌珊

【摘要】通過介紹計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集的分類和特點(diǎn)，探討對文件集的動態(tài)管理方式，使計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)保持良好的技術(shù)狀態(tài)，為法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)等建標(biāo)單位提供質(zhì)量保障。

【關(guān)鍵詞】文件集；管理；動態(tài)

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集是計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核中必不可少的一部分，同時(shí)也是法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)等建標(biāo)單位質(zhì)量管理體系中一個(gè)重要的組成部分，如何科學(xué)、有效地對其進(jìn)行管理，為確保量值傳遞提供重要的保障措施，使計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)保持良好的技術(shù)狀態(tài)，是值得各法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理部門重視的問題。

一、文件集概述

文件集是關(guān)于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的選擇、批準(zhǔn)、使用和維護(hù)等方面的文件集合，是JJF1033《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》在2008版中引入的管理理念，也是原計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的延伸，這里面共包含18個(gè)方面的內(nèi)容，在JJF1033《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》的2016版中，僅對部分內(nèi)容作了調(diào)整和擴(kuò)充，如明確了《計(jì)量比對報(bào)告》等技術(shù)資料可以作為計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)具有相應(yīng)能力的證明文件等等，使其更具有操作性。文件集具有以下特點(diǎn)：1.文件種類繁多；2.保存地點(diǎn)可以自行安排；3.保存的方式允許多樣化；4.確保所有文件完整、真實(shí)、正確和有效。本文結(jié)合本單位計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從文件集的分類和各自的特點(diǎn)，談?wù)剬τ?jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集的動態(tài)管理。

二、 文件的分類

JJF1033-2016規(guī)定，每一項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集中應(yīng)當(dāng)包括18個(gè)方面的文件，分別為：1.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書（如果適用）；

2.社會公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書（如果適用）；3.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核（復(fù)查）申請書；4.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告；5.檢定或校準(zhǔn)結(jié)果的重復(fù)性試驗(yàn)記錄；6.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定性考核記錄；7.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)更換申報(bào)表（如果適用）；8.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)封存（或撤銷）申報(bào)表（如果適用）；9.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)履歷書；10.國家計(jì)量檢定系統(tǒng)表（如果適用）；11.計(jì)量檢定規(guī)程或計(jì)量技術(shù)規(guī)范；12.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作程序；13.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備使用說明書（如果適用）；

14.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)證書；15.檢定或校準(zhǔn)人員能力證明；16.實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)管理制度；17.開展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄及相應(yīng)的檢定或校準(zhǔn)證書；18.可以證明計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)具有相應(yīng)測量能力的其他技術(shù)資料（如果適用）。當(dāng)有些文件對于該項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)不適用時(shí)，可以不包含這些文件。如新建計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，文件集中可不包含計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書和社會公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書；一些操作簡單的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器或主要配套設(shè)備，如電子秒表、容量瓶等，可不配備使用說明書。18個(gè)文件大致可分為三類：第一類：證書/證件類。如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書、社會公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書、標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)證書、人員資格證明等，具體為序號1、2、14、15。這類文件是行政部門頒發(fā)的證書和計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)出具的溯源證書，具有一定的周期性和有效期，只有一份原件，卻調(diào)用頻率高，使用人員多，涉及范圍廣。第二類：表格類。如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核（復(fù)查）申請書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、檢定或校準(zhǔn)結(jié)果的重復(fù)性試驗(yàn)記錄等，具體為序號3-9。這類文件是JJF1033-2016規(guī)定或提供參考的表格，由計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人填寫和更新。而計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人通常為專業(yè)室的一線技術(shù)人員，因此原件應(yīng)保存在專業(yè)室，方便計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人管理和取用。第三類：其他體系文件類。如國家計(jì)量檢定系統(tǒng)表、計(jì)量檢定規(guī)程或計(jì)量技術(shù)規(guī)范、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作程序等，具體為序號10-13、16-18。此類文件是規(guī)范性文件，是一個(gè)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要支撐，一經(jīng)發(fā)布必須嚴(yán)格遵守、執(zhí)行。因此這類文件應(yīng)具有公開、易于獲取的特點(diǎn)，并保證版本的有效性。

三、文件的動態(tài)管理

以往，有些建標(biāo)單位把所有的材料都以紙質(zhì)的方式放在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案盒中，而一些考評員為了查看方便，也向建標(biāo)單位提出此類要求。如今，隨著信息管理系統(tǒng)（LIMS）的廣泛應(yīng)用，一些評審準(zhǔn)則和考核規(guī)范也在逐步地進(jìn)行調(diào)整，允許文件以不同形式的載體存儲，這給文件管理部門帶來了極大的方便。

因此，文件的保存可以同時(shí)以紙質(zhì)的和電子版的同時(shí)進(jìn)行，且不同類型的文件存在于不同的檔案盒中，更易于分清管理職責(zé)。如證書/證件類的文件，由計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)；而體系文件的發(fā)布、領(lǐng)用、作廢均應(yīng)受控，并保證使用人員易于獲取，因此也應(yīng)由管理部門負(fù)責(zé)控制。鑒于一臺設(shè)備可供多人使用、一個(gè)項(xiàng)目有多位人員具備資質(zhì)，因此表格類文件應(yīng)由指定的負(fù)責(zé)人記錄和更新。

文件集中的文件不管以何種形式保存，都應(yīng)能在統(tǒng)一的渠道獲取其中的文件。信息管理系統(tǒng)（LIMS）就幫助我們實(shí)現(xiàn)了這一功能。管理部門可以將證書/證件類文件掃描上傳至系統(tǒng)，表格類文件可由專業(yè)室技術(shù)人員通過掃描、拍照等方式上傳至系統(tǒng)，體系文件可由管理部門在系統(tǒng)中發(fā)布有效版本，并記錄領(lǐng)用人員的有關(guān)信息……對于具有周期性特點(diǎn)的證書/證件類文件，還可以在系統(tǒng)中設(shè)置提醒功能，實(shí)現(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備的按期送檢提醒、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)到期復(fù)查提醒、受控文件回收通知等。不同的人員負(fù)責(zé)維護(hù)和更新系統(tǒng)中的不同模塊，如設(shè)備模塊、體系文件模塊、人員模塊……計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)模塊與各相關(guān)模塊鏈接，一個(gè)模塊內(nèi)容更新，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)模塊相應(yīng)的內(nèi)容也同步更新，實(shí)現(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的動態(tài)管理，不僅減少了錯(cuò)漏，還極大地減輕了以往一個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理員對所負(fù)責(zé)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集中18個(gè)文件持續(xù)更新的繁瑣工作。

四、結(jié)束語

文件集是計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核和法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核的重要內(nèi)容之一；實(shí)現(xiàn)對文件集的動態(tài)管理，對計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)，尤其是法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理有著舉足輕重的意義，不僅有助于提高一線技術(shù)人員對記錄和文件控制重要性的認(rèn)識，還積極推動質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，提高機(jī)構(gòu)的管理水平。