OA系統在醫院檔案管理中存在的問題與對策分析

鄭永英

【摘要】筆者通過對OA系統在醫院檔案管理的應用現狀進行分析，發現目前OA系統在應用過程中存在技術人員素質水平普遍較低、認知不足、平臺搭建不健全等問題，根據醫院檔案管理的實際情況，提出加強OA系統的重視，設置專職人員對OA系統進行開發維護等管理工作，加大網絡平臺的建設等解決對策，以期為OA系統在醫院檔案管理應用效果的提升提供理論依據。

【關鍵詞】OA系統；醫院檔案管理；問題；對策

隨著科學技術水平的提升，醫院借助高新技術變革所帶來的發展，使得醫院管理工作效率大幅度提升，也進一步推進了醫院檔案管理的發展與完善。基于此，將OA系統引入醫院檔案管理工作不僅可減輕檔案管理工作人員的負擔，也可促進醫院管理效率。因此，筆者總結分析現今OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題，并提出幾點完善對策，以期為醫院檔案管理工作的開展提供理論依據。

一、OA系統的概念

OA全稱為Office Automation System，即辦公自動化系統，簡稱為OA系統，是20世紀70年代出現的日常管理應用系統，目前，OA系統在各個企事業單位的辦公中均得到廣泛應用。通過電子計算機技術與網絡技術的發展與進一步融合，OA系統在辦公管理中的應用也得到進一步推進，使無紙化辦公成為了可能。OA系統具有高效性、安全性等特點，也受到廣大企事業單位辦公的認可與應用，特別是在醫院檔案管理中發揮著重要作用。

二、醫院檔案管理

醫院檔案涉及方面較廣，包括科研檔案、醫療檔案、黨政人員管理檔案等，醫院檔案準確記錄了醫院不同時期各項工作的開展實施過程，詳細記錄了醫院領導制定決策、確定工作方向、落實任務的科學依據。醫院檔案不僅是對過去醫院項目活動的記錄，也是醫院開展各項工作的參考與指導依據。醫院檔案管理工作具有專業性、機密性、政策性等特點，基于此，對醫院檔案開展科學規范化管理，可有效提高醫院工作效率，提升管理水平，對于醫院的發展提升均具有重要意義。

三、OA系統在醫院檔案管理中的應用現狀

現今，OA系統作為多功能日常管理應用系統的一種，因具備便捷性、安全性、無紙化辦公等優勢，被廣泛應用于醫院檔案管理工作中并獲得較為理想的管理效果。OA系統在醫院檔案管理應用主要體現在以下方面：首先，信息采集，OA系統所配備的掃描設備，可將醫院所需錄入系統中的信息通過掃描進行信息錄入，減少工作人員手工錄入時間，使工作效率大幅度提高。其次，信息化辦公，利用OA系統可將數據進行電子化存入，形成一個完整的信息數據庫，可供多用戶、多設備的同時檢索，使數據共享得以實現。最后，信息化工程流程，OA系統所具有的管理流程建設，也使得其被應用到醫院檔案管理工作中，極大推動了醫院工作流程的信息化，降低人為因素的感染。OA系統是現今醫院檔案管理的重要方式，可有效提高資源的利用率，使工作效率顯著提高。OA系統的應用也可推進醫院檔案管理的制度化、規范化、科學化，實現醫院檔案管理的信息共享、數字化以及溝通的高效性。

四、OA系統在醫院檔案管理中存在的問題

（一）技術人員素質水平普遍較低。目前，醫院檔案管理應用OA系統進行管理時，多采用外包團隊實現OA系統的開發與維護工作，醫院自身缺少相應專業網絡技術人員的配置。雖然外包軟件公司所提供的網絡工程師技術水平較高，但是對于醫療方面的專業知識缺乏了解掌握，導致醫院檔案管理工作存在一定的局限性。同時，多數負責OA系統管理的檔案管理人員是從其他崗位臨時轉崗而來，缺乏專業檔案管理知識與相應的計算機操作技術，這也使得OA系統在醫療系統中的應用受到極大限制。

（二）對OA系統的認識不足。OA系統作為日常管理系統的一種，其中的檔案管理功能是將電子文檔統一納入OA系統平臺，方便用戶對檔案進行瀏覽使用，使工作效率顯著提升。但是，由于多數醫院被傳統觀念限制，認為紙質文件具有保存價值與法律意義，導致部分醫院在應用OA系統的同時，還應用紙質文件，甚至少數醫院不認可OA系統，僅認可紙質文件在檔案管理中的作用，導致在醫院各類檔案的收集與歸納功能中OA系統的應用受到極大阻礙，也影響了OA系統的使用率。

（三）不健全的網絡平臺搭建。OA系統中電子文件通過網絡數據進行傳輸，因此相關的簽批、發布及閱讀等功能的應用與實現，均需要依靠有利的網絡平臺，但是由于多數醫院在網絡系統平臺的投入力度較小，導致網絡系統平臺缺乏穩定性與健全性，導致很多重要文件在進行數據傳輸的過程中存在丟失、簽批失敗等系統性問題，使得OA系統在醫院的檔案管理中的正常應用受到極大不良影響。

（四）未實施OA系統電子歸檔工作。雖然OA系統在醫院檔案管理中已經得到廣泛引入與應用，但是尚未建立完整的電子歸檔制度，同時也未應用電子歸檔方式對醫院檔案信息進行分類歸檔。醫院多數檔案仍采用紙質文件進行歸檔保存，但是由于紙質檔案易出現丟失、受潮、受損等問題，導致醫院檔案管理中存在一定的安全隱患。

五、OA系統在醫院檔案管理中的完善對策

（一）提高各部門對OA系統的重視。在新時期下，我國對于各單位檔案的電子信息工作也越發重視，出臺了一系列電子檔案的管理措施。所以，在當前醫院檔案管理工作也應順應國家所提出的相關要求進行改革，進一步推動醫院檔案管理工作的信息化建設工作。各大醫院也需加強OA系統在醫院檔案管理中的重視程度，積極主動開展OA相應培訓與教育工作，改變醫院工作人員對于OA系統的思想認識，加強對OA系統的重視，并在日常醫院檔案管理工作中規范性應用OA系統開展電子歸檔及辦公，使OA系統在檔案管理中的優勢得到充分發揮。

（二）設置專業專職人員負責OA系統的開發與維護。醫院引入OA系統的同時，也需設置專業專職人員開展OA的開發與維護工作，同時完成檔案管理工作。首先，需對網絡工程師進行醫療相關知識理論的培訓，使醫院檔案管理的開發與維護與醫院實際相吻合，同時選取網絡知識與檔案管理的復合型人才作為OA系統管理的專職人員。醫院也需定期對專業專職人員進行OA系統相關的業務培訓，提高專職人員的綜合素質水平，進而使醫院檔案信息化管理能力大幅度提升。

（三）加大網絡平臺的建設。醫院加大對網絡平臺搭建的資金投入，可使OA系統在醫院檔案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系統的共享主要依賴于網絡傳輸，因此，穩定的網絡平臺對于OA系統的信息提交、存儲、檢索、共享等方面均具有重要作用，可實現OA系統與其他部門之間的溝通協作，進一步推動OA系統的完善運用。

六、結語

綜上，加大對OA系統在醫院檔案信息管理中的建設力度，可使醫院檔案信息化管理的功能最大限度發揮，進一步提高醫院管理工作效率。

【參考文獻】

[1]謝玥，趙永俊.OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題與對策分析[J].衛生軟科學，2016，30（11）：30-32.

[2]王春香，黃漢琴，郭冠南，等.基于OA模式下的醫院檔案管理信息系統構想與實施[J].基層醫學論壇，2016，20（14）：1969.

[3]金姍.醫院檔案管理信息系統建設中OA平臺的應用研究[J].辦公室業務，2017（19）：51-52.

[4]劉小華.OA辦公系統在醫院文書檔案管理中的應用[J].卷宗，2017（18）.

[5]袁海瓊.淺談信息化時代如何做好醫院檔案管理工作[J].辦公室業務，2015（7）.

[6]甘揚建.OA系統在醫院檔案管理中的應用[J].人力資源管理，2015（10）：218-219.