加強實物檔案管理工作的研究與探索

張維平

【摘要】面對紛雜眾多的科技檔案管理文件，過去的檔案管理辦法顯得有些捉襟見肘，而且目前檔案類型也呈現多樣化趨勢，實物檔案在檔案管理中所占的比重越來越高。本文首先闡述了實物檔案的概念以及分類，分析了加強實物檔案收藏管理的意義和當前存在的問題，最后重點介紹了以后應如何加強對于科技實物檔案的管理工作。

【關鍵詞】實物檔案；管理

實物對象型科技檔案是以一定的實物研究成果為對象的科技和生產活動，如科技成果的模型、設備的生產制造活動和基建工程的施工活動，過去對于科技檔案文件的管理主要是采用原始的編號管理辦法，手工錄入工作量大，不利于對實物檔案的查詢和管理，如今對于實物對象型的科技檔案整理管理方法主要是對象分類法，通過二維碼技術查詢節約了檔案管理等方面人力與時間的耗費。

一、實物檔案概念及分類

（一）概念。實物檔案這一概念是90年代初期檔案管理人員提出的概念，即具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉化成的檔案，是以物質實體為載體反映本單位的職能活動和經營全貌的具有保存意義的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要部分，能夠真實記載各類實踐活動，并反映事項細節。

（二）分類。實物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類：1.單位或者單位內的工作者在各種活動中獲得的物質獎勵；2.在和工作相關的活動中獲得的被贈與的物品；3.領導和著名人士的題詞等；4.單位曾經使用過的各種印章，進行過的各種經營活動或者科研項目取得的成果模型等；5.其它有保存價值的實物。

二、加強實物檔案收藏和管理的意義及問題

（一）現實意義。一是完善檔案結構和內容的需要，因為豐富檔案的管理內容在檔案管理部門一直是熱點問題，優化和豐富館藏資源重要的還是要從內容上著手，比如科技、政治、文化等，要為實物檔案管理留有一席之地。檔案管理的實質必須大于形式，只要是具有保存和收藏價值的資料，無論是紙質檔案還是光盤、磁盤、模型等實物資料都要予以收集歸檔，不能根據個人喜好選擇收集的檔案。二是檔案部門創新服務機制的需求，基于對檔案管理創新的要求，檔案管理部門加強了實物檔案所占管理比重，增強了檔案的整體生命力，是目前檔案收集實物的重要推動力。

（二）現存問題。目前對于實物檔案的管理工作流程依然是以對紙質檔案的管理工作流程為主，采用編號化管理，這種管理方式受到了實物檔案形態各異的影響，根據編號另外調取對應的紙質材料的管理方式比較落后，不符合當今時代高效便捷的工作特點，對于如何提高實物檔案管理工作中的信息化水平目前仍在探索階段。對于實物檔案的收藏和管理、使用，基本是按照實物的具體尺寸、內容和價值進行管理，但是管理過于形式化，具體的管理要求不夠高，管理制度不完善，主要表現在實物檔案收集、整理移交和保管管理等方面過于隨意，沒有明確檔案的收集范圍和儲存標準，重要檔案簡單化管理，次要檔案過于保密，導致實物檔案管理工作本末倒置，各種檔案混合擺放、管理效率較低。

三、加強實物檔案管理的有效對策

（一）積極宣傳，提高實物檔案管理意識。和一般的紙質檔案文件相比，實物檔案所記載的內容具有特殊價值，是科技成果研發的有力證明。在對浩瀚的文本檔案管理的同時，各級單位應該重視對于實物檔案的管理意義，加強對實物檔案的儲存和管理意義的主要宣傳工作，開展有關利用實物檔案進行的專題展覽活動，加強對于實物檔案的保護知識的傳授和宣傳，讓檔案管理者充分了解實物檔案存在的意義和歷史價值。實物檔案能夠用來反映一個國家、城市和一個行業、單位的歷史發展過程，實物檔案身上銘刻著其所在單位的發展印記，通過實物檔案就能尋找到本單位發展的軌跡。

（二）實物科技檔案的條碼化管理。使用二維碼來識別設備和有關技術，通過在檔案上黏貼具有唯一標識的條形碼，掃閱后能夠獲得各類科技檔案的有關信息，通過自動化管理避免人工填寫導致的錯誤，自動完成檔案歸檔上架和信息查詢，提高工作效率。引入二維條碼的糾錯機制，能夠在條碼因穿孔和污損引起局部受損時依然不影響讀取。對于重要的檔案可以引入加密機制，比如使用一定的加密算法對圖像信息進行加密處理，在識別二維碼的時候用一些加密算法才能對其查閱。大多數二維條碼都有字節表示的形式，能夠將文字和圖像轉換成字節流并通過二維碼來表示。

（三）實物科技檔案的可視化管理。科技實物檔案管理單位要在檔案條碼化管理的基礎上通過數字化手段并應用數據庫技術，通過磁盤陣列、光盤庫、服務器和因特網等硬件和軟件系統相結合的方式，建立數字化管理系統，對實物檔案建立三位一體的網絡存儲管理體系和服務體系，方便在計算機等設備上顯示出實物科技檔案的有關信息和存放位子，進而實現對科技實物檔案的可視化監督管理，另外還可以借助3D打印技術實現實物檔案的管理與傳閱，減少檔案在使用過程中的折損，提高檔案壽命期。比如建立實物檔案的手機圖形信息數據庫，現如今人人都有手機，通過手機自帶的二維碼識別功能，通過“掃一掃”就能夠看到實物檔案承載的具體信息，進而了解其發展歷史。

四、結語

對于實物型科技檔案管理工作方法的改進也可以應用到傳統的檔案管理工作中，二維碼等高新技術是目前將實物和網絡相連接的一種新途徑，也是加強實物檔案管理的有效方式，不管是何種類型的檔案，其管理原理基本一致，都是為了加強對具有儲存意義的檔案的保管工作。

【參考文獻】

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