依托工商登記檔案建立企業大檔案

楊群力

【摘要】在一個城市或者一個較大的區域內只設立一個檔案中心，實行統一管理，集中開發利用，避免多頭管理和重復建設，方便社會各界和人民群眾利用檔案資源。

【關鍵詞】工商登記；大檔案；建立

各地政府近幾年紛紛建立了行政審批（服務）中心，對需要審批的相關事項，采取聯合辦公的方式集中審批，“一站式”服務的行政審批模式已運行數年，目前這項工作已經取得了明顯成效。各部門（單位）雖是聯合辦公，各部門之間又相對獨立，產生的檔案資源仍歸口在本單位保管，好多聯席合辦的項目檔案，各單位根據以往經驗分別保管，企業需要準備幾份相同材料，造成浪費。同時今年政府工作報告中，又提出了綜合執法的新模式，不久各地政府又將成立新綜合執法局，又或多或少面臨執法檔案混亂的現象，故此建立企業大檔案成為目前需要解決的首要任務。企業大檔案是指在一個城市或者一個較大的區域內只設立一個檔案中心，打破行業、部門和單位條線的限制，將區域內各單位形成的基礎信息、公示信息、行政許可、行政處罰等檔案資源按社會統一信用代碼向檔案中心集聚，實行統一管理，集中開發利用，避免多頭管理和重復建設，方便社會各界和人民群眾利用檔案資源。

一、建立企業大檔案的優點

建立企業大檔案能實現檔案事業“一次性投入，一盤子發展，一個館庫管理，一體化利用，一個平臺共享，一個大廳查閱，一個地方辦公”。一是一個區域內只需建設一個檔案中心，避免各部位重復建設，多館庫存放，節約有限的財政資金。同時一個區域內建設一座檔案中心，不管從規劃選址，還是從設施配備上，政府都會考慮列入民生工程，大手筆規劃建設現代化的檔案館庫，增加和擴大公共服務區場所，配備安全高效的智能密集架、消防、空調、運輸、安保、樓宇智能等檔案管理現代化設施。二是節約人員配備，各單位原來各自保管、利用需要配備一定數量的服務人員，多大廳查閱，多地方辦公，集中利用后，可以將分散、零碎走向統一、整體，原來幾十個服務人員縮減為幾人。三是利用更加高效，原先人民群眾、社會各界利用檔案資源必須在各部門（單位）之間來回奔波，建設大檔案，實現了多檔合一，一個大廳就能實現查閱所有關于這家企業的全部檔案，是新時期檔案工作以實際行動落實黨的群眾路線的重要舉措。四是標準更統一，指導更有效，大檔案管理中心可以歸屬檔案局領導，這樣有利于統一進館標準，同時檔案局專家、技術人員指導更具體、更專業，在確保檔案安全的前提下，整理、保管可以采取外包方式，由專業機構、人員來做專業的事。

二、企業大檔案收集內容和運行

建立起以各單位為重心，由審批中心、執法中心管理層負責，檔案主管部門進行業務指導的運行機制，形成業務有指導，管理有秩序，責任到人的有效工作機制，制定統一標準，把檔案內容進行分類：一是公共管理和服務中反映主體基本情況的登記類基礎檔案（工商登記）及行政許可檔案（稅務、食品、藥品、環境評介、抵押、商標、專利、著作、土地、城建、消防、安監、工程和產品質量、公章等）。二是黨政機關、群團組織、社會組織、行業協會商會在履行職責過程中產生的企業主體受到表彰獎勵檔案。三是刑事、行政處罰、行政檢查、行政征收、招投標等反映企業主體誠信方面的檔案。四是失信、異常名錄、黑名單、拒不改造生效司法裁決類檔案。五是企業認為本單位無條件保管，需要專業保管的企業內部檔案。即在本區域內涉及該企業生產經營活動中系統、完整的全部檔案。

大檔案按全國唯一性的社會統一信用代碼來建檔，一戶一檔。工商登記為收集資料的基礎資料，一般要求在出營業執照之前完成電子檔案的掃描、上傳至統一的政務數據平臺共享交換，其他部門在辦理其他行政許可時，只要基礎檔案里存在的資料，如辦理食品許可時，政府部門人員無需要求企業重復提交相關資料，直接調閱基礎檔案，如發現基礎資料中的資料有錯誤，直接退回工商部門進行修正。這樣有利于各單位之間監督檢查，有利于規范行政審批行為，有利于推動依法行政，有利于保證檔案資料完整、真實，同時又為企業節約了人力物力財力。各單位在完成業務手續后定時、定人、定車向檔案中心移交，檔案中心實現專人接收，專業整理，電子數字化，數字化檔案再上傳至政務數據平臺供各單位查閱。為了確保各單位形成的企業檔案正常及時移交到檔案中心，要依法加強檔案行政管理部門對各單位的監督管理，列入考核，加強檔案管理工作組織，確保檔案工作常態化、連續化、高效化、法制化，構建圍繞中心、面向社會、服務民生的大檔案機制。

企業大檔案動行機制的特點是檔案資源豐富、運營成本低廉、服務高效便捷，是歷史發展趨勢，而非人為選擇，要順應形勢，創新理念，確立起大檔案動作機制，加快檔案職能轉變，拓展檔案公共服務能力，讓檔案資源在改革開放和改善民生中發揮重要作用。