醫院外出學習管理模式探討

雷凌佳,高 鵬,劉文穎,廖東初

0 引 言

隨著醫學科學技術的發展、醫學模式的轉變和醫藥衛生體制改革的推進，衛生技術人員對不斷提高自身專業技術水平的要求也愈發迫切。從國家到各地方衛生醫療管理機構都在適時地調整繼續醫學教育政策，旨在提高各級醫師的醫療診治水平[1]。加強全體衛生技術人員的繼續醫學教育管理、提高衛生隊伍整體素質，已成為鞏固深化醫改成果、加快衛生事業科學發展的一項重要而緊迫的任務。為了適應當代醫學繼續教育管理模式，解放軍第一七四醫院(簡稱醫院)將醫學繼續教育與醫院的人才培養長遠發展相統一，把醫學繼續教育當作一項長期的戰略[2]，構建適合自身的培訓模式，制定符合軍隊要求的培訓標準[3]，在原有辦公軟件(OA)的基礎上研發了外出學習管理系統，改變了耗費人力的紙質申請模式，提高了管理效率，縮短了申請時間，積極為醫務人員提供外出參加會議、公開場合發言或報告等學習機會[4]。

1 外出學習管理系統的設計

本系統以醫院原有的辦公軟件(OA)為依托，醫務人員通過登錄辦公軟件(OA)中的辦公申請模塊填寫外出學習申請并提交，經科室主任、科研辦管理人員、醫務處主任、分管領導等四級管理人員電子簽審后，申請完成。學習的類別包括學術會議、培訓班、進修、指令性外出、科研課題、社會兼職六大類，基本涵蓋所有繼續教育類型，保證絕大部分合理申請通過審批。通過本系統，可按時間、人員類別、科室等關鍵字進行篩選，分別提取外出數據，及時掌握人員外出情況，了解人員動態。

2 醫院醫務人員外出學習情況

經醫務人員外出學習管理系統提取并導出2014-2017年度醫院醫務人員外出情況匯總表，4年來全院總計外出1567人次，人數有浮動，組成有差異。這種差異具體體現在：無行政職務的人員在全院醫務人員總數中占90%以上，其外出學習的人次與科室主任、副主任等有行政職務人員外出人次的百分比差距較小；初級及以下職稱人員數占總人數50%以上，但其外出人次百分比與高、中級職稱相比明顯偏低；各層次人員外出比例與人員組成比例不匹配，差距明顯；外出學習總體人次呈增長趨勢，達到峰值突然回落。見表1、表2。

通過數據分析結合日常管理，外出學習管理系統的使用情況與預期存在一定偏差，在申請者數量、人員組成結構上尤其明顯(原本預測各級人員外出學習人次百分比基本與人員組成百分比接近)，因此需要針對問題分析，適當修改參數以及相關管理規定，目的是將外出學習系統的功能發揮到最大，實現繼續教育穩定發展。

3 預期差異的原因分析

本院外出學習管理系統運行以來，通過對各級院領導、科教部門直接管理者、外出申請者的咨詢、訪談，雖然外出學習管理系統提交申請比較便利，但與系統設計預期目標還有差距，主要從系統參數設計方面分析原因有以下幾個方面。

表1醫院2014-2017年醫院人員組成情況[n(%)]

人員類別2014年2015年2016年2017年有行政職務(科主任、副主任)人員數74(9.24)78(9.75)81(9.67)78(9.41)無行政職務人員數727(90.76)722(90.25)757(90.33)751(90.59)高級職稱人員數95(11.86)93(11.63)99(11.81)103(12.42)中級職稱人員數261(32.58)263(32.88)288(34.37)290(34.98)初級及以下職稱人員數445(55.56)444(55.5)451(53.82)436(52.59)總人數801800838829

表2醫院2014-2017年人員外出學習情況[n(%)]

人員類別2014年2015年2016年2017年合計有行政職務(科主任、副主任)138(49.29)209(47.5)221(43.76)170(49.71)738(47.10)無行政職務142(50.71)231(52.5)284(56.24)172(50.29)829(52.90)高級職稱人員95 (33.93)166(37.73)157(31.09)137(40.06)555(35.42)中級職稱人員106(37.86)153(34.77)194(38.42)146(42.69)599(38.23)初級及以下職稱人員79 (28.21)121(27.5)154(30.50)59(17.25)413(26.36)總人次2804405053421567

3.1工作日限制通過申請者以及科教部門直接管理者的直接體會可知，限制外出學習的最大因素是工作日。《醫務人員外出學習管理規定》中規定中級、初級及以下職稱人員外出學習時限為3個工作日，在不考慮其他限制的情況下普遍只能滿足一年一次的學習機會。

3.2個人積分制限制外出學習管理系統以個人積分制管理為基礎，申請人員按照職稱、職務、課題、成果、學術任職、學歷、論文等給予相對應的積分，每分對應差旅費1元。申請者在積累的積分額度內申請外出和報銷，積分為0時不得外出。醫院中級、初級中無行政職務的人員占大部分，其個人積分較少，較遠地市的學習班差旅費消耗積分太多，基本只能滿足一年一次申請。

3.3積分累積差異化科室主任、副主任、護士長等擔任行政職務的人員較普通人員多出職務積分，并且此類人員專業職稱一般較高，其積分與初、中級職稱拉開差距。并且《醫務人員外出學習管理規定》中有行政職務人員外出工作日亦相應增加，導致差異化更明顯。

3.4科研成果差異化因臨床科室工作任務繁重，初、中級職稱人員發表論文產出周期長；因知識水平限制導致初、中級人員科研能力不足，科研成果大多集中于高級職稱人員，中級職稱、初級職稱人員在科研成果領域幾乎空白。于此，外出學習系統中科研獎勵積分也拉開差距。

3.5報銷流程繁復因財經中心發票審核流程問題導致不能及時報銷，未核扣積分無法申請下次外出的情況也不容忽視。申請人員返院銷假后，還需提交報銷材料，科研辦逐級報批各級領導簽字，最終核扣積分。前次學習未報銷者，外出學習管理系統默認不得提交新外出申請。因報銷流程無法省略，在兩個時間接近的學術會議或培訓班出現時，因報銷手續未完成導致二次申請不能提交的現象常出現。

3.6學習積極性不高有的醫務人員在家庭生活、工作逐步進入正軌之后，安逸和懶惰的心態致使一些人出現不愿意奔波、不愿意學習的心理，存在得過且過的現象，放棄了繼續教育的機會，不主動學習。也有的醫務人員重臨床技能、輕基礎理論，重科學研究、輕繼續教育，還沒有把繼續醫學教育作為提高自身業務水平及個人能力素質的基本途徑和有效手段[5]。

4 優化外出學習管理模式

通過收集整理醫務人員的反饋意見，結合管理過程中遇到的問題，為了優化本系統功能，使申請和審批更加順暢，給初、中級職稱人員提供更多的繼續教育機會，我們將對《醫務人員外出管理規定》中申請條件、積分制度等相應模塊提出修改意見，并修改外出學習管理系統參數設計。

4.1調整工作日限制通過綜合考慮醫務人員繼續教育需求、學分需求，結合當前培訓班的普遍時長，普通人員3個工作日(指周一至周五全天)的外出，基本只能保證1年一次外出，遇到好的學習機會可能無法再申請，可考慮適當延長外出學習工作日。

4.2調整積分累積方案積分制對于不同層次的醫務人員外出學習的需求來說是最大的限制條件，通過征求科室對于積分制管理的意見建議，下一步將適度提高初、中級人員的基礎積分，來院工作3年以上的，應保證每兩年可參加一次學習班、學術會議；中級職稱技術骨干根據科間業務能力，立功受獎的應適當給予積分獎勵；對本市舉辦的學術會議，應鼓勵參加，系統自動免除積分限制。

4.3增加外派機會以往軍隊醫院局限于全軍級別的繼續教育培訓，培訓名額、機會較少，往往不能覆蓋各類專業人員。下一步，醫院將從全國重點專科、省市級重點醫學院校中挑選優質學習班，選派人員以進修、指令性外出形式(院內指派人員參加學習，系統不限制申請條件，公費報銷，不核扣積分、工作日)參加學習，每年考核的優秀人員在選學送學、進修培養等方面優先考慮[3]。

4.4積分核扣流程前置目前，院內學習報銷均由科研辦統一負責，但確因流程繁瑣導致積分核扣不能及時處理。科研辦將考慮前置積分核扣環節，經財務審核報銷金額后及時扣除，做好登記，后續變更再調整，盡量不影響下次申請。

4.5提高學習積極性引入競爭機制，將繼續醫學教育作為考核的重要指標，在聘任管理時，將醫務人員參加的繼續教育作為續聘、高聘、低聘、緩聘的主要指標，從而達到激勵專業人員不斷學習的目的[4]。

5 創新外出學習管理模式的要點把握

5.1確定系統框架設計之初需將人工審批流程畫圖，設計管理幅度、管理層次，梳理各級管理人員權限、職責，編制職位說明書，由軟件工程師根據職位說明書設計各級管理者界面，測試完成后相關流程圖以公告形式通知院內所有醫務人員。

5.2確定管理者權限和職責根據管理幅度、管理層次的考量，管理者權限分為四級：一級管理人員即科室主任，只開放審批、提交審批意見兩個權限，需初步審核申請信息供上級管理人員參考。二級管理人員、直接管理者為科研辦審核人員，行使上傳下達的樞紐職能，需開放審核、修改、提交審批意見的權限。要求核實申請各項信息，修正錯誤，判定申請的合理性，退回不合理申請。三級管理人員為醫務處主任，除一二級權限外，還有返回下級修改、審批權轉移功能，當其離院、出差時，可指定人員代為審批。需根據醫院近期安排，把握人員外出情況。四級管理人員為分管院領導，擁有下級所有權限，對整個申請起到“拍板”作用，一旦“終止”，本次外出申請結束，不可再修改。

5.3形成良性反饋機制隨著系統使用時間增加而凸顯的各種問題，科研辦管理者要及時收集申請者意見，定期整理并提出整改意見向上級報告，根據實際及時修改參數設置，信息科需安排工程師不斷跟進維護。本院推行的“科室協調員”機制，每2-3個科室配備一名機關助理員，每月兩次下科室收集全科需反饋、協調的問題并匯總上報醫療辦，移交至各對口辦公室，對外出學習系統的反饋改進也起了相當大的作用，形成良性循環。

5.4營造學習氛圍作為管理部門，科研辦始終將加強醫務人員繼續醫學教育放在十分重要的位置[7]，為業績突出的醫務人員提供到國內一流醫院進行聯合培養和進修的機會，以及各種青年人才培養計劃等[8]。特別注重對這些人才的培訓，為其成長創造條件，同時在人員配置中又要考慮接班人培養計劃，積極營造競爭的氛圍[9]。

6 結 語

外出學習管理系統的研發和使用是為實現繼續教育管理手段現代化，使得醫務人員獲得更多外出學習機會，充分調動人員學習積極性，營造良好的學習氛圍，提高單位核心競爭力。繼續教育信息化是現代醫學教育的必然要求，是醫學科學技術和衛生事業發展的需要[10]。只有在實踐中不斷探索科學有效的管理模式，才能持續提高醫院繼續醫學教育質量。