社保檔案管理推進社保事業發展研究

李玲

摘 要：社保檔案作為民生檔案的重要組成部分，其重要性日益突顯，本文通過對社保檔案管理的重要性以及現狀的分析，探索社保檔案管理方法，以推動社會保障事業的發展。

關鍵詞：社會保障；社保檔案；制度；體系；措施；管理現狀；特點

一、前言

隨著我國改革的深入和社會的進步，社會保障事業已經成為構筑社會主義市場經濟體制的堅實基礎之一，得到了社會的普遍認可和贊同。由于社會保障的全面覆蓋和參保人員的日益增加，社保檔案管理工作也逐漸顯現出其滯后的一面因此，完善社保檔案的管理工作已勢在必行。隨著職工個人繳納基本養老保險費制度的不斷完善，養老保險與職工的切身利益更加密切，社保檔案管理的領域不斷拓寬，任務越來越繁重。這項工作涉及到每一位職工的切身利益，做得好與不好已成為一件大事，是樹立社會保險機構良好形象的重要方面，是社會保險一項十分重要的基礎性工作。

二、社保檔案管理的現狀

1、社保檔案管理機制不健全 社會保障工作是一項范圍廣泛、程序復雜的工作。然而這些種類繁多的社保檔案按其類別歸屬不同，這就造成社會保障各部門之間的信息溝通困難，而且社保各部門的領導普遍把工作重點放在參保人員的資格審批、社保基金的統籌使用等方面，導致社保檔案如何管理等問題沒有得到應有的重視，使有些社會保障部門的社保檔案管理達不到規范化要求，不能及時準確地為參保人員服務、為社會服務。

2、社保檔案管理安全不樂觀 首先，隨著科學技術的日新月異，電子檔案可以有效緩解庫存的壓力。但是，電子檔案對于存放環境的要求較高、壽命短，這就增加了社保檔案管理的不穩定性。其次，隨著計算機技術的不斷發展，檔案信息需不斷地轉存和遷移，這就有可能造成相關數據資料的遺失。再次，社保檔案如果保管不善，就會造成紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，有些檔案資料也因查詢次數頻繁而不可避免的存在原件受損甚至遺失等不良后果，如果這些原始依據受到損毀或遺失，無論對社保機構還是對參保人員都可能帶來難以估量的損失。

3、社保檔案管理利用手段不先進

由于不同類別的社保檔案分別歸屬不同的管理部門，就會有不同的開發商參與系統建設，進而導致其標準和技術架構產生差異，系統不能統一運行，不利于社保檔案的集中統一管理，也嚴重影響著社保檔案聯網工作的建設進程。

三、社會保障檔案的特點

1.形成范圍的廣域性

社會保障工作是涉及范圍較廣的一項工作。社會主義市場經濟體制下，從企業到組織、從城市到鄉村幾乎每個公民都成為社會保障的對象，而社會保障諸多環節又往往由不同的部門負責，導致社會保障檔案形成范圍的廣域性特點。

2、管理活動的動態性

在社會保障檔案中的主體材料相對穩定的同時，一些微觀、具體的檔案材料信息內容是不斷變化的，客觀上決定了社會保障檔案管理是一種動態的活動過程。

3.管理場所的分散性

目前，我國社會保障檔案的材料來源是分散的。保存場所，即管理機構也是分散的。從社會保障檔案的來源看：有企事業單位職工、個體工商戶、自由職業者、城鎮貧困人口及農村居民；從社會保障檔案的管理場所看：除主要承擔社會保障工作的勞動保障和民政低保窗口之外，財政、稅務、銀行、郵局、社區等部門都各自形成并保存著一批社會保障檔案材料。

4.載體形成的主導性

目前，社會保障檔案的載體形式基本上以紙質登記表格和數據庫形式的電子文件為主，但今后將朝著以電子化的方向發展。

四、加強社保檔案管理應采取的措施

1、建立全國統籌的社保檔案管理體系

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。首先，進一步完善社保檔案管理體系，全力整合社保檔案資源，構建社保檔案利用平臺，以最大限度地實現社保檔案信息資源的共享；其次，加強對社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環節的研究，制定操作性強、科學統一的社保檔案管理工作規范；再次，檔案行政管理部門要加大對社保檔案管理工作的監管力度，指導規范建檔、推進社保檔案的管理工作。最后，檔案管理軟件的開發與應用要在管理制度上做出較為細致的規定，使社保檔案工作逐步走向規范化、標準化。

2.構建社保檔案管理安全體系

首先，落實好檔案管理安全責任制，牢固樹立安全第一預防為主的思想，提高社保檔案管理的安全防范意識，明確安全責任，從制度上保證檔案實體安全；其次，加大檔案管理工作的資金投入，配備安全監控系統、消防系統和標準的檔案裝具，改善檔案保管條件和環境。再次，強化技術保護，對已破損的檔案要及時修復，防止進一步惡化；最后，加強對檔案信息利用的監管工作。

3.加快社保檔案管理工作的信息化進程

各地社會保障部門要重視社保檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保障檔案信息網絡，建立社保檔案數字檔案庫，實現社保檔案信息資源的共享；著力進行社保檔案軟件研發工作，提高檔案借閱的自動化管理水平，改變過去手工操作的陳舊管理模式，共同促進社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案管理的利用效率。

五、結束語

現階段，隨著改革的深入發展，將觸及到一些深層次的問題，為適應建立社會主義市場經濟體制和勞動工資制度改革的需要，社會保險在擴大養老保險覆蓋面，改革基本養老金計發辦法、實行職工大病醫療費社會統籌和改革工傷保險制度等方面的任務十分緊迫，而社保制度改革需要的檔案資料是總結歷史經驗和深化改革的重要依據。可以說，社保檔案是社保制度改革過程和社保事業發展的記錄和反映，是研究制定社保政策和改革方案的基礎。因此，做好檔案管理工作和搞好社保制度改革是相輔相成的，檔案管理工作應跟上改革的步伐，與社保制度的改革基本保持同步。

參考文獻

[1] 戴秀文：《檔案工作如何更好地為經濟建設服務》；2009年09期

[2] 岳斌：《淺議社會保險檔案管理》；2009年19期

（作者單位：湖南水利水電職業技術學院）